Reggel megnyitja az e-mailt, és 30 olvasatlan üzenet érkezik. Vagy végül megoldotta a beérkező levelek mappáját, és még mielőtt újabb e-mailt jelentkezni fog. Érintse meg ezt a forgatókönyvet: Arra törekszel, hogy rangsorolja a többi feladatot és a több csillaggal megjelölt üzenetet.
Az első kérdés, amely ezekre a helyzetekre felbukkan a fejedben, a következő: Kell nyitnom ezt?
Elég könnyű eldönteni, igaz?
De akkor a második gondolatod az, hogy válaszolnom kell erre most?
Ez kemény, és őszintén szólva, te vagy az egyetlen, aki ismeri a választ. Tehát, bár valószínűleg nem vagyok képes pontosan megmondani , mikor kell visszakeresnie valakihez, segíthetek lehetőségeinek szűkítésében.
Mondják
Nagyon egyszerű, de ha valaki időbe telik, hogy azt mondja: „Kérem, térjen vissza hozzám ma” vagy „Szeretném, ha ma délután megismerné a gondolatait”, vagy „Hadd tudjam meg, mit gondol a délutáni ülés előtt”, vagy „ Szükségem van erre az ASAP-ra ”- értik.
Ez vonatkozik minden olyan határidőre, amelyet valaki megad neked - vagyis ha beállít egy dátumot a válaszodra, akkor akkor meg kell kapnia számukra (vagy, ha túltermelőnek érzi magát, korábban).
Valakitől igazán fontos
Ha igényes ügyfelekkel vagy magas rangú ügyfelekkel dolgozik, és tudod, hogy a késleltetett reakció sérti a hírnevét (vagy a vállalatát), akkor az aznap a válaszadás mindig a megfelelő hívás.
Ez egy sürgős ügyről szól
A kérdések felbukkannak, a határidők elhúzódnak, a főnököknek az utolsó pillanatban szükségesek a dolgokra - ha ez sürgetőnek vagy kiemelkedő fontosságúnak tűnik, vagy ha valami olyanra hat, amelyen éppen dolgozik, valószínűleg érdemes azonnali figyelmet fordítani.
Az időzítés nem megfelelő
17:00, és valaki éppen odaért. Persze, akkor azonnal és ott is válaszolhat, de valószínű, hogy egy nap elhagyják az irodát - és eltűnik a holnap kapott üzenetek tengerében.
Ha tudod, hogy a személy ma nem válaszol, rendben van, ha visszateszi.
Időre van szükséged, hogy megsemmisítse
Valaki feltett neked egy nehéz kérdést, vagy szeretne valamit, amit ellenőriznie kell a főnökével, vagy a szavaik elragadtatnak téged, vagy felrázhatnak bizonyos érzelmeket. Adj magadnak egy további napot arra, hogy gondolja át, nyugodjon meg és készítse el a válaszát - jobban fogja érezni magát, ha tudta, hogy elküldte a szakmai választ, még akkor is, ha több időt igényelt.
Nemcsak válaszra van szükség
Lehet, hogy a válaszra nem csak tőled van szükség, hanem több ember hozzászólására is szükség van. Vagy el kell küldenie nekik egy kitöltött táblázatot vagy bemutató vázlatot. Mindig jobb, ha több időbe telik az anyagok összegyűjtése és az összes alapanyag lefedése, mint a félig sütött válasz küldése a teljes sütéshez.
Jól néz ki
A múzeumi író, Sara McCord kétszer felvázolja, hogy jobb benyomást kelthessen, ha vár egy e-mailt. Az első az, amikor valaki új ötleteket kér - mindaddig, amíg ez nem sürgős, arra kérnek téged, hogy legyen gondolkodóképességű, tehát a bekapcsolódás azt a benyomást kelti, hogy valójában valami nagyszerű dolgot próbál felhozni.
A második az, ha valaki hosszú üzenetet írsz neked - durvanak tűnik, ha csak egy mondatot küld vissza gyorsan, tehát adjon neked mozgásteret, hogy ugyanolyan alapos választ kapjon.
Nem vagy elérhető (és ezt tudják)
Végül, ha nyaralásban van, utazik, beteg vagy bármilyen okból nincs betegségben - és valamilyen módon kommunikálsz vele (egy OOO üzenettel vagy a hivatalok közötti szóbeszéd útján) - az a személy nem azonnali választ vár.
Az ideális válasz megfogalmazása elég nehéz, ezért használja ezt a csaló adatlapot, hogy kitalálja a megfelelő időt az elküldéshez, és biztos, hogy fenntartja a csillagkapcsolatokat.
Mindezek mellett rosszul érezheti magát, ha nem reagál azonnal. Ebben az esetben vegye figyelembe karrier szakértő Sara McCord tanácsát, és állítsa vissza ezt a választ:
Így mindenki tudja, hogy megkapta az üzenetet, és a radaron van.
