Amikor egy munkatársunk felhívta a figyelmüket egy George Kao régebbi, az e-mailekkel kapcsolatos termelékenységről szóló cikkre, amely újból megkezdi a fordulókat, ráébresztette, hogy a postafiókok küzdelme valódi. Éppen visszatértem egy háromhetes nászútra Japánban, tehát első kézből tudom, mennyire igaz ez. Valódi tudás van a beérkező levelek kezeléséről, és ha nem pontosan művészet, akkor oktatás. Utazásunk során a férjem, aki alapvetően mindig a nullszöveg elérésére törekszik, a telefonomra pillantott, látta az e-mail ikont és a 400 körül körül lebegő számot, és idegesen aggódott.
- Ez feszültséget okoz engem - mondta, és gyakorlatilag láttam az izzadság gyöngyöződését a homlokán. De nyaraltam! És volt egy irodán kívüli válaszadó is - a munkahelyi számlámhoz és a személyes címemhez! Senki sem várt tőlem, és visszatérésem során kellemesen néztem le az egyre növekvő számot.
Természetesen a beérkező levelek részletei, bár időnként unalmasak, szintén szigorúak. Nem számít, ha hétfő reggel az egész hétvégén a konnektor kihúzása után ellenőrzi az üzeneteit, vagy egy véletlenszerű csütörtök délután közepén. Ha néhány másodpercen belül nem tudja, hogy az üzenetre szükség van-e egyáltalán nem érdemes-e válaszra, akkor valószínűleg értékes munkaidőt vesztegetsz, hogy kitaláld.
Kao darabjának „Hogyan lehet rendszeresen eljutni a Beérkezett üzenetek nullájához” című felirata emlékeztetett arra, hogy fontos, hogy egyszerűen tudom, mit és mikor kell válaszolni. Ez a tudatosság jelentheti a különbséget a túlcsorduló beérkezett üzenetek és az ügyes és rendezett között. Itt vannak gyors tippek, amelyek segítenek dönteni.
1. Keresse nyomokat
Néha nyilvánvalóak. Az egyik kollégám nagyon sok e-mailt küld az eseményekről, tanulmányokról és beszámolókról, de mindig megjegyzi: „Nyugodtan archiválhat”. Eleinte úgy éreztem, hogy talán durva vagyok, mert nem válaszolok legalább a legtöbb a válaszok végtelen része („Köszönöm!”), de gyorsan rájöttem, hogy az archiválással kapcsolatos nyilvánvaló megjegyzés azt jelentette, hogy nem akar, és nem is igényel választ.
Ha nincs ilyen közvetlen ötlete, olvassa el újra, és gondoljon arra, hogy a válasz miként befolyásolja a jegyzetet. Ha nem, mondjuk, az osztályának egy személye egyszerűen megosztja egy projektjét, amelyen dolgozik, és jelenleg nincs semmi hozzáadható értéke, ne érintse meg a válaszot pusztán a kézhezvétel visszaigazolása céljából.
2. Szippantani egy kérdést
A fentihez hasonlóan ez gyakran egyértelmű. Ha van egy világos kérdés, amelyet megválaszolni szándékozik, akkor nyilvánvalóan válaszra van szükség, és valószínűleg egy gyors választ is - vagy 24 órán belül. Mivel nem garantáljuk, hogy mindenkivel felveszi Önnel a legelbűvölőbb vagy legpontosabb e-maileket, lehet, hogy át kell szitálnia a bekezdéseket, hogy megnézhesse, van-e valami válaszadásra.
Ha úgy találta, hogy nincs kérdés, de van saját kérdése, akkor mindenképpen válaszoljon a pontosításra. Érdemes megfigyelni és hozzáadni valakinek a beérkező levelek mappájába, ha a jövőbeni félreértések elkerülésére képes.
3. Beszéljen - ha hallani szeretne
Ez a legkönnyebb a csomóból, de ha egyszer megszerezte, akkor olyan lesz, mint a második természet. Sokszor olyan e-maileket fog kapni, amelyek nyilvánvalóan nem kérnek tőled valamit. Lehet, hogy válasz érkezik valamelyik beküldött elemre, visszajelzést kap a befejezett projektről, tanácsokat a helyzet kezelésére, beosztást nyújt egy osztályspecifikus célra. Ha nincs új dolga hozzá a beszélgetéshez, vagy ha tisztán meg tudja venni a kommentárt és folytathatja a munkáját, akkor nyugodtan érzi magát, ha nem válaszol.
De ha viszont kénytelennek érzi magát kifejezni - magának tisztázása, a meghozott döntés kidolgozása vagy friss betekintés érdekében -, akkor természetesen meg kell nyomnia a válasz gombot. Ez különösen igaz akkor, ha a munkakörnyezete ösztönzi a független gondolkodást és hozzájárul a megvitatott témákhoz.
Magától értetődik, hogy a hírlevelek, a tömeges e-mailek vagy bármi olyan, amely úgy tűnik, mint az opcionális olvasás, nem igényel választ. Ha hasznosnak találja, a Kao javaslatainak megfelelően hozhat létre mappákat, és a beérkező levelek rendezése és fenntartása gyakorlatilag automatikusan érzi magát.
Egy másik szempont, amelyet figyelembe kell venni: Helyezze magát a feladó helyére. Ha Ön lett volna az, aki elküldte ezt az üzenetet, akkor választ keres? Annak ellenére, hogy minden bizonnyal időnként köszönetet szeretnék mondani, ha rendszeresen kapcsolatba lépsz valakivel, vagy nagyon sok oda-vissza van - ezek közül néhány átgondolt választ igényel -, akkor valószínűleg biztonságosan elhagyhatja az e-mailt, és vigyázhat, hogy ne küldjön felesleges kétszeres válasz olyan személynek, aki, mint te, valószínűleg megpróbálja elérni a beérkező levelek nulláját.
