A LinkedIn tavaly kiadott egy felmérést, amely feltárta, hogy szakmai feladatlistáinknak rendkívül szükségük van átalakításra. Kiderült, hogy nem vagyunk olyan jók, hogy „megcsináljuk” azokat a dolgokat, amelyeket magunknak mondunk, hogy meg kell tennünk. Valójában a szakemberek majdnem 90% -a elismerte, hogy egy átlagos munkanap végére nem képes a teendők listáján szereplő összes feladatot elvégezni.
Tehát ha beteg vagy azzal, hogy minden nap ugyanazt a meghúzott feladatot kezeli, ideje ezt megváltoztatni. Íme öt öt trükk, amelyekkel növelheti termelékenységét, és segítséget nyújthat magának a listán való átéléshez.
1. Tartson egyetlen munka feladatlistát
Legyünk őszinték: Ha teljes képet szeretne volna kapni mindazt, amit éppen a munkához kell tennie, akkor valószínű, hogy nem találja meg mindezt egyetlen listán. Ehelyett itt van néhány utáni postázása, az e-mailben elmentett vázlat, a számítógépen ragadós vagy szöveges fájlok, és talán egy vagy két alkalmazás a telefonján.
És bár általában jó gyakorlat a munka és a játék elkülönítése, a munkahelyi feladatok elvégzéséhez egy hely szükséges. Tehát válassza ki a választott módszert, és kezdje meg a konszolidációt. Bárhol lehet: kézírásos lista a megbízható tervezőn belül, az asztalon tartott dokumentum vagy a telefonon található alkalmazás .
Ügyeljen arra, hogy bárhonnan hozzáadhatja a listájához - ami azt jelenti, hogy ha asztali alkalmazást használ, akkor beállítania kell egy rendszert, amely rögzíti a számítógéptől távol eső feladatokat, például a kapott feladatokat. míg egy találkozón. Személy szerint szeretem ezeket lejegyezni a ragasztólapokra, majd törölni vagy dobni őket, miután átkerültem a mesterlistába.
2. Kövesse az 1-3-5 szabályt
Most, hogy átfogó listája van mindenről, amit valaha is tennie kell a munkához, meg kell határoznia a napi tennivalók listáját. Tegyük fel, hogy egy adott napon csak egy nagy dolgot, három közepes és öt apró dolgot hajthat végre. (Megjegyzés: ha a nap nagy részét a találkozókban tölti, előfordulhat, hogy ezt egy kicsit felül kell vizsgálnia.) Mielőtt elhagyná a munkáját, szánjon néhány percet a következő napra vonatkozó 1-3-5-ös meghatározására, így készen állsz reggel futni a földre. Ha az Ön pozíciója olyan, ahol minden nap sok váratlan feladatot hoz, próbáljon üresen hagyni egy közepes és két kis feladatot, felkészülve a főnöke utolsó pillanatában történő kérésére.
Igen, tudom, hogy nehéz lehet az ügyfelek listáját 1-3-5-ig szűkíteni, de fontos prioritást élvezni. Tetszik vagy sem, csak annyi órája van a nap folyamán, és csak véges számú munkát fog elvégezni. Ha arra kényszeríti magát, hogy válasszon egy 1-3-5 listát, az azt jelenti, hogy amit megtettél, az lesz a dolog, amelyet választottál, nem pedig az, ami éppen megtörtént.
Az ilyen jövőbeli tervezés azt is jelenti, hogy megalapozottabb beszélgetéseket folytathat a menedzserrel, amikor valami új dolgot eldob rád, amit azonnal meg kell tenni -, valamint az egyéb munka prioritásainak áthelyezéséhez szükséges eszközöket. Például, amikor egy meglepő prezentáció esik az öledbe, próbálkozzon: "Persze, 15:00 óráig megkaphatom neked, de az első negyedéves jelentések holnapra nem lesznek készek, mivel ma terveztem, hogy ezen dolgozom. .”
Nézze meg az 1-3-5 teendők listáját!
3. Végezzen el egy fontos feladatot ebéd előtt (a legkevésbé kedvenc, ha lehetséges)
Bevallom, ez kemény nekem, de működik. Végezzen el valamelyik nagy vagy közepes feladatot, és reggel hajtsa végre ezt a dolgot, még mielőtt e-mailt küld, e-mailben. Nincs jobb érzés, mint egy nehéz feladat levonása ebéd előtt. Brian Tracy író ezt a "béka eszése" -nek nevezi, a híres Mark Twain-idézetből: "Reggel enni egy élő béka dolog, és a nap végén semmi rosszabb nem lesz veled".
Társalapítóm, Kathryn, gyakran meghatározza este "békáit", hogy felkészüljenek a következő napra; ezzel felkészült arra, hogy reggel foglalkozzon velük, és ez megakadályozza, hogy sok napig elutasítsa a kevésbé kellemes feladatokat.
4. Használja a naptárát teendőkként
Ha úgy találja, hogy mindig túlbecsüli a nap folyamán elért eredményeket, akkor hatékony megoldás az, ha a napi naptárba helyezi a feladatokat, akárcsak egy találkozót. Ahelyett, hogy egy napi feladatot felvázolna egy listára, ütemezze azokat, mindegyiknek elegendő időt hagyva. A W2 visszaigazolási információjának a HR-hez történő elküldése 15 percet vehet igénybe, míg a csapatának Q1 stratégiájának elkészítése néhány órát igényelhet. A lényeg az, hogy realisztikus legyen.
Amikor ezt a megközelítést kipróbálja, ügyeljen arra is, hogy blokkolja a naptárban az e-mailek, az ötletgyűjtés vagy más fontos, de nem teljesíthető orientált feladatok felzárkóztatásához szükséges időt. Próbáljon meg például blokkolni egy órát reggel és egy órát délután, hogy dolgozzon a beérkező levelek mappájában -, és ne szánjon időt arra, hogy megpróbálja kezelni az e-maileket a beérkezési percek alatt, amikor valóban azt tervezte, hogy dolgozik valami másra.
5. Csökkentse az üléseket az eredményes idő növelése érdekében
Végül, ha úgy találja, hogy tényleg nem tudja megtenni azt, amit úgy gondolja, hogy egy nap alatt képesnek kell lennie, a fenti tanácsok ellenére - fontolja meg, hogy szenvedhet-e a találkozó miatt.
Ahogyan John Kenneth Galbraith közgazdász egyszer mondta: "A találkozók nélkülözhetetlenek, ha nem akarnak semmit tenni." Valójában a témában elvégzett több felmérés hasonló következtetésekre jutott: a találkozókra fordított idő valamelyikének negyed és fele között pazarlás áll fenn, nem is beszélve arról, hogy ülés közben nem végezhet el más feladatot beszélj valakivel.
A megoldás: Korlátozza az üléseit. A találkozó ütemezése előtt gondolja át, hogy ez megoldható-e először e-mailben vagy telefonhívással, vagy akár néhány percre felbukkanva valaki irodájába. Ha ülésre van szükség, sorolja fel a legfontosabb napirendi pontokat a szükséges résztvevők meghatározása és a legrövidebb időbeosztás érdekében. És igen, teljesen rendben van egy 20 perces találkozó ütemezése, nem kell 30-ra kerekíteni! Ha találkozókkal kell rendelkeznie, próbáld meg őket csoportosítani, hogy a nap folyamán nagy megszakítás nélküli időt hagyhassanak a valódi munka elvégzéséhez.
Igen, az átszervezés és az előre tervezés egyaránt előzetes beruházás - de gondolkodj csak azon, milyen boldog leszel, amikor valójában teljes napi tennivalók listáját átküldik. Tehát rendezze magát, szerezze be az összes feladatát egy helyre, minimalizálja a zavaró képességeket, és kezdje el meghódítani ezt a (egy napos méretű) listát!
