Milyen gyakran találja magát úgy, hogy nem jut át a teendők listájához?
És nem, nem számít győzelemnek, ideértve a „Írj tennivalók listáját” sem, hogy ha valaki azonnal átadja magának valamit.
Természetesen nem mindig a te hibád - minden felbukkanó tűzoltógép csak hosszabbá teszi a listáját.
"Túl elfoglaltak vagyunk az életünkben, hogy megpróbáljuk a labdákat a levegőben és a fejünk felett víz felett tartani: Van-e jobb módszer erre?" - mondja Maura Thomas, a RegainYourTime.com alapítója és a Személyes Termelékenységi titkok .
Kiderül, hogy van - ha Dwight D. Eisenhower-től veszi a tippjét.
Stephen Covey népszerűsítette, de az egykori elnök termelékenységi elveire alapozva az Eisenhower Mátrix segít abban, hogy a feladatokat fontossági és sürgősségi kategóriáikba sorolják, így eldöntheti, hová összpontosítja az energiáját.
A feladatok négy egyértelműen meghatározott kategóriába sorolása alapján az Eisenhower Mátrix arra készteti Önt, hogy értékelje, mi igazán méltó az idejére - és mit delegálhat, vagy akár összeszerelhet.
Az alábbiakban példákat kínálunk az egyes kategóriákba tartozó tevékenységek fajtáira. Nézze meg, hogyan oszthatja fel a teendők listáját; majd kövesse Thomas tanácsát az egyes típusok kezelésére vonatkozóan, hogy kevesebb idő alatt többet érjen el.
1. kategória: Fontos és sürgős
Az asszisztens értesíti őt - és utolsó napja holnap van. A rohanásos ügyfél kérése csavarkulcsot dob be egy zökkenőmentesen zajló projektbe. Ezeket a feladatokat válságnak tekintik, vagy kritikus határidőkkel kell rendelkezniük.
Hogyan kezeljük őket
Mivel nem tudja megjósolni, hogy mikor válnak fel a válságok, tegyük fel, hogy azok megtörténnek, és hagyjanak helyet számukra az ütemtervében.
"A legtöbb ember túlliciálja magát, de ha valami rosszul fordul elő, akkor az összes terveted olyan, mint a dominó" - mondja Thomas. A megoldás? Ne töltsön ideje több mint 60% -át.
Például, ha 8-tól 18-ig dolgozik, hagyjon kb. Négy órát a naptárban üresen a vészhelyzetek esetére. Ha azon a napon nincsenek vészhelyzetek, szerencséd van, és továbbléphet a következő nap feladataiba.
2. kategória: Fontos, de nem sürgős
Hálózati ebéd ütemezése egy alkalmazotti menedzserrel. Lépjen fel a családi nyaralás tervezéséhez. Ötletgyűjtéshez használható hosszú távú célok a csapat számára. Ezek a feladatok befolyásolják a nagy képet célokat, de nem feltétlenül rendelkezik határidővel.
Hogyan kezeljük őket
Ezeknek a cikkeknek a többsége inkább nagy projektek lesz, nem pedig napi feladatok, tehát bontásonként bontási határidőkre kell bontani az induláshoz - mondja Thomas.
Minden olyan elem esetében, amelyet nem bonthat le, határozza meg, hogy mennyi ideig dolgozhat rajta, ha rövidnek érzi magát, tehát maga a feladat kevésbé túlzottan nehéz.
Thomas azt is javasolja, hogy csak három fontos, de nem sürgõs feladatot szerepeltessen a napi tennivalók listáján, hogy hagyjon idõt e-mailekre, találkozókra és válságokra - és amikor csak lehet, dolgozzon rájuk azon a napszakban, amikor úgy érzi, hogy a legtöbb energiát élvezte.
3. kategória: Nem fontos, de sürgős
E-mailek, telefonhívások, munkatársaink kérdései - ezekre a dolgokra azonnal meg kell válaszolnia, még akkor is, ha nem segítenek a nagyobb célok elérésében.
Hogyan kezeljük őket
„A zavaró tényezők legegyszerűbb módja a technológia irányítása” - mondja Thomas.
Először ellenőrizze e-mailjét tételekben, csak néhányszor naponta - mondjuk három óránként, vagy egy fontosabb feladat elvégzése után. Annak érdekében, hogy kibír-e, hagyja ki teljesen az e-mailjét, hogy ne kísértse meg ellenőrizni a riasztásokat.
Ugyanez vonatkozik a telefonjára: Csukja le teljesen - majd tegye le egy fiókba vagy nézzen lefelé az asztalára, hogy ne lássa a riasztásokat.
És ha túl sok hívást vagy kérést fogad munkatársaitól a számukra kijelölt időn kívül, akkor egyszerűen zárja be az irodai ajtót, tegye fel a fejhallgatót, vagy helyezze el a „ne zavarja” feliratot a készülékére. szék vagy fülke falán.
4. kategória: Nem fontos és nem sürgős
Függetlenül attól, hogy naplózza a költségelszámolást, szerződéseket készít vagy papírokat - „ezek azok a feladatok, amelyek nem lesznek nagy hatással munkánkra, ha egyszer megtesszük őket, mégis nem mennek el” - mondja Thomas.
Hogyan kezeljük őket
Thomas javasolja, hogy a lehető legtöbb ilyen feladatot kiszervezzen egy junior alkalmazottnak vagy személyes feladatok elvégzéséhez egy virtuális asszisztensnek.
Még akkor is, ha külsõ segítségért kell fizetnie, az a fontosabb cél eléréséhez visszatérített órák - mint például a következõ nagy karrier lépés elõrelépése - hosszú távon segíthetnek abban, hogy pénzügyi szempontból elõrelépjen.
Kapcsolódó személyek: 6 ember, 6 kiegyensúlyozó aktus: A briliáns munka-élet-csapás, amely megmenti a józanságomat
