Hallottál már valaha arról, hogy egyes termelékenységi guruk azt mondják, hogy törlik a hagyományos teendők listáját? Igen, ez csak nem lehetséges a dolgozó világ nagy része számára. Valójában legtöbbünk ellentétes megközelítést alkalmaz, és minden feladatunkat egyetlen hatalmas listára helyezi, amely ekkor csak emlékeztetőül szolgál arra, hogy mennyit nem sikerült megtennünk.
A jó hír az, hogy sok más lehetőség is van a teendők listájának olyan módon történő strukturálására, amely maximalizálja a hatékonyságot. Függetlenül attól, hogy teljes termelékenység-javítást keres, vagy csak fel akarja fűzni a napirendjét, ezek közül a lehetőségek közül valamelyik lehet, amire szüksége van a lista átmásolásához.
1. A heti tennivalók listája
Egy jó barátom esküszik erre a teendők listájára - ő rendezi a napirendi pontokat annak alapján, amit meg kell tenni a hét folyamán. Persze, lehet, hogy egy vagy két napirendi pontot egy napra kijelöl, de a hét minden másját ugyanabba a listába helyezik.
Miért működik?
A termelékenységi szint és a héten az áramlás szintje, és a teendők listájának ezt tükröznie kell. Hétfőn lassúnak érzi magát, majd készen áll kedden a világ uralkodására. Ha a teendők listája rugalmas, előfordulhat, hogy egy vagy két fontos elemet kiüt egy nap, majd öt másikat. A munkahét végére úgy fogja érezni, hogy megszerezte a hétvégét.
2. A fontos tennivalók listája
A tennivalók listájának létrehozása csak az első lépés; a teendők listáján szereplő tételek rangsorolása egészen más vadállat.
Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy kitaláljuk, mit kell elvégezni, egy nagyon praktikus eszköz használata, az úgynevezett Eisenhower módszer (Alex Honeysett nagyszerű leírást ad arról, hogy ez hogyan működik itt). Ha egy egyszerű táblát használ az elemek különféle fontossági és sürgősségi szintű elkülönítésére, láthatja, hogy mi az, ami valóban szükséges.
Miért működik?
Az Eisenhower-módszer nagyszerű, ha átveszi a teendők listájának egy részét, de rájönve, hogy az összes egyszerű napirendi pontot megteszi ahelyett, hogy valójában kitöltenie kell. Inkább időt töltene a közelgő vakáció tervezésével, ahelyett, hogy kitalálná a holnapi találkozó havi jelentését? Igen, de az egyik sokkal fontosabb (és sürgõsebb), mint a másik.
3. A tematikus teendők listája
Ezt a dolgot kezdtem el, miután elolvastam ezt a tippet a Twitter társalapítójától és a Jack vezérigazgatójától, Jack Dorsey-től. Dorsey egyszerre vezette mindkét társaságot (őrült, ugye?), És titka, hogy produktív maradjon, nagyon egyszerű volt: A hét minden napján adjon meg egy „témát”, majd strukturálja a napi tennivalók listáját ennek alapján.
Például szándékosan sok adminisztratív feladatot tettem pénteken, mivel a hét vége van, és készen állok arra, hogy néhány tudatlan feladatot elvégezzem. Ezzel szemben a kedd szigorúan olyan projektekkel foglalkozik, amelyek nem zavarják a külső figyelmet, tehát aznap minden feladatom ezen kezdeményezésekre irányul.
Miért működik?
A napok témáinak megadása sokkal kevésbé monoton lesz, mintha minden nap ugyanazon a pontos rutinon megy keresztül. Továbbá, ha vannak olyan dolgok, amelyeket abszolút retteg, csinálva őket egy adott napra, megszabadulhat ettől a stressztől (és növeli annak esélyét is, hogy ténylegesen megkapja őket).
Szervezi-e teljesen a tennivalók listáját? Hadd tudjam meg a Twitter-en!
