Mindig kihagyta a találkozót, és arra gondolt: "Hú, nem jutottunk el sehova ?"
A csoport összekapcsolása gyakran a leghatékonyabb módja annak, hogy egy nagy döntés vagy terv elõtt haladjunk. De csak akkor működik, ha a találkozó megfelelő módon van beállítva.
Tehát, amikor eljön a vezetői sor, használja ezt az öt lépést az ülés sikerének előkészítéséhez - mielőtt még az ajtóba sétálna.
1. Hívja meg a megfelelő embereket
Semmi sem törölheti a találkozót úgy, mintha rossz emberek lennének a helyiségben. Ha az a célja, hogy a csoport az ülés végére döntést hozzon, ügyeljen arra, hogy mindenki üljön az asztalnál, akinek jelentős tétje vagy vétójoggal rendelkezik a döntés felett. Megvitatja egy termék új értékesítési stratégiáját? Valószínűleg azt akarja, hogy ott legyen az értékesítési vezetők és a termékmenedzser, vagy semmi sem fog dönteni.
Másrészről, ha túl sok „extra” ember van - vagy olyan emberek, akik lényegesen idősebbek vagy idősebbek, mint mindenki más a helyiségben -, akkor ki lehet dobni a dinamikát. Ha nincs szüksége a PR-vezetõre a gyártásváltással, akkor ne hívja meg. Ha a CFO mindenkit megfélemlít, hagyja őt ki a kezdeti brainstorming találkozón.
2. Gondoljon a házi feladat megadására
Szeretné, ha az emberek tiszta paláról indulnának, vagy hasznos lenne mindenkinek bemenni a találkozóra valamilyen háttérinformációval? Ha olyan tervet mutat be, amelybe be kíván lépni, küldje el azt tegnap este (nem az előző órában), így valószínű, hogy legalább néhány résztvevőnek lesz ideje áttekinteni és megemészteni.
És ha azt akarja, hogy az emberek ötleteket hozzanak a találkozóra - mondja el nekik.
3. Állítsa be a napirendet
Ha megbeszélést szervez, akkor be kell állítania a napirendet. Ha azzal indítja, hogy: „Azért vagyunk itt, hogy megvitassuk a közösségi média stratégiánkat. Kinek vannak ötletei? ”- Nos, káoszt kérdezel.
Ehelyett adja ki - vagy írjon egy táblára vagy flipchartra - azokat a témákat, amelyekkel a csoport megvitatását tervezi, abban a sorrendben, ahogyan azokat le szeretné fedni. Például a napirendje lehet:
Amikor mindenki ismeri a tervet, nagyobb valószínűséggel marad a témán. Ráadásul a napirend olyan struktúrát ad, amelyre visszatérhet: ha a beszélgetés elmulasztja a témát vagy leáll, akkor emlékeztetheti a teremben lévőknek mindenkit, amit meg kellene beszélnie.
4. Mondja el az embereknek a célokat
A célkitűzések nem azonosak a napirenddel. A napirendről fog beszélni. A célkitűzések az, amit elérni akarnak, vagy a találkozó célja: az asztalnál meghozandó döntések, a következő lépések, amelyekről egyet kell megállapodni.
Például a fenti hipotetikus találkozó célkitűzései lehetnek:
5. Nincs meglepetés: „Előre eladhatja” nagyszerű ötleteit
Ha nagy tervet vagy ajánlást nyújt be, akkor mindig az az előnyetek, hogy tudd, hogyan reagálnak a helyiségben élő emberek. Ki fog támogatni téged? Ki valószínűleg ki fog téged kihívni, és milyen kifogásokat fognak felvetni?
A találkozó előtt határozza meg azokat a kulcsfontosságú embereket, akiknek a véleménye számít, és ossza meg velük tervét vagy ajánlását. Kérjen beadást. „Adja el” elképzelését a nagy találkozó előtt. Jegyezze fel az esetlegesen felmerülő aggodalmaikat, és az aggályok kezelése érdekében adaptálja a terv bemutatásának módját.
A pénzügyminiszter alelnöke szerint az indítási terv túl sokba kerül? Győződjön meg arról, hogy elkészíti a költségvetési becslést, és megtudja az egyéb indítások költségeit, így a javasolt költségvetést kilátásba helyezheti. Ilyen módon a beszélgetés nem fog menni, amikor azt mondja, hogy a terv „dráganak hangzik”.
Másrészt, ha mindenki szereti a terv közösségi média alkotóelemeit - nagyszerű. Ne pazarolja a 20 percet annak igazolására, hogy miért fontos a közösségi média, csak ugorjon bele a tényleges terv részleteibe, vagy koncentrálja a csoport figyelmét más olyan területekre, ahol döntése van.
Ha idő előtt megszervezi magát, összehozza a megfelelő csoportot, és elkerüli a meglepetéseket, akkor felállítja magát, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a csoport idejéről. Sőt, biztos, hogy mindenki a teremben lenyűgözi a felkészültségét, és lehetősége van ragyogni vezetőként.
