Az e-mail egyidejűleg forradalmasította a szakmai életünket, és teljes fejfájássá tette őket.
A forradalmi oldalról nagyon csodálatos az a képesség, hogy időben üzeneteket küldjenek az embereknek - és bármikor az arcuk elé tegyék őket. Mások felé fordulhatunk anélkül, hogy megszakíthatnánk vacsoráikat, éjjel felébreszthetnénk őket, vagy egy ülés, beszélgetés vagy más esemény közepén állíthatnánk őket, hogy elismerjenek minket. Ugyanakkor rájövünk, hogy üzeneteink valószínűleg néhány percen belül vagy órákban láthatók, miután megküldtük őket.
A teljes fejfájás szempontjából azonban az e-mail rontotta életminőségünket, a munkavégzés képességét és - sokuk számára - a jólét érzetét. Az utóbbi évek tanulmányai azt mutatják, hogy az átlagos szakember munkaidőjének egyharmadát elsőként a beérkező levelek mappájában tölti. Az elfoglalt szakemberek számára, akik nem engedhetik meg maguknak, hogy feladják nappali óráik egyharmadát, ez gyakran azt is jelenti, hogy késő éjszakai órákban töltött üzeneteket töltik el, csupán arra, hogy ébrenlét és tucatnyi új megtalálása ott várjon.
És ezt a ciklust hónapok vagy évek után el tudod képzelni, hogyan érzi magát az a személy, aki az ó-igen fontos e-mailt fogadja, csak egy apró haraggal, mielőtt még kinyitná azt.
Tehát hogyan lehet ezt az eszközt előnyeihez felhasználni - akár aktív álláskeresés, akár a mindennapi szakmai élet során - anélkül, hogy a másik fél beérkező leveleiben hulladékot hoznának létre, vagy pedig úgy éreznék, hogy életben temették el?
1. lépés: Kérdezd meg magadtól: „Ez az üzenet elég fontos-e az e-mail érdemeinek megkereséséhez?”
Legyünk őszinték. Az elküldött jegyzetek ésszerű százalékát (különösen a rettegett „Azt hiszem, továbbmegyek, és mindenki CC-jét” rajongók) valószínűleg nem kellett elküldeni. Lehet, hogy felugrott a munkatársa íróasztala fölött, küldött egy gyors szöveget, vagy kitalálhatta volna, amire az egész magányos.
Tehát, mielőtt a borssal permetezi a földet kommunikációval, kérdezd meg magadtól: „Ezt el kell küldeni?”, És rögtön (ha feltételezzük, hogy az első válasz „igen”), kérdezd meg magadtól: „Ez a legjobb eszköz az üzenethez, amire szükségem van közvetíteni?"
Ha igen, folytassa.
2. lépés: Használja ki a Tárgy sort
Ha azt szeretné, hogy üzenetét kedvezően fogadják, gyorsan olvassa el, és ha érdemel, válaszoljon rá, tegye ezt: Stratégizálja közvetlenül a tárgysorból.
Ahelyett, hogy valamiféle rejtélyes, túlzottan felhasznált vagy teljesen unalmas tárgysorozatba kerülne (pl. „Követés” vagy „Kérdés” vagy „Segítségre van szüksége”), ragadja meg az embert üdvözlettel. Gondolj valami hasonlóra: „Bill Smith - marketingmenedzser szerepe” vagy „Időbeni igény - aláírásra van szükség csütörtökön délben” Heck, ha az üzenet elég rövid, akkor az egész e-mailt tegye a tárgysorba („Borrow Your Office @ 2 Ma PM? ”)
A lényeg itt a következő: Tegyük fel, hogy az e-mail egy csomóban ül, és egy csomó más ember ül a címzett postafiókjában. A kényszerítő tárgysor biztosítja, hogy időben elolvassa és megválaszolja.
Ó, és egy mellékelt megjegyzés: a „jelölje meg ezt a sürgős” opciót valóban sürgõs helyzetekben Valaki bosszantásának leggyorsabb módja az, hogy „vörös zászlót készítünk” valami számára, ami sürgető senkinek, csak te.
3. lépés: Könnyítse meg a dolgokat a másik félnél
Mivel naponta több mint 100 e-mailt kap, nagyon keményen dolgozom annak érdekében, hogy megkönnyítsem az emberek életét, akiknek e-maileket küldök. És nagyon szeretem, mint őrült, amikor ugyanazt teszik velem. Pontosabban, hogyan lehet ezt megtenni?
Először: ha a feljegyzés inkább információs pont, mint valami, amelyre válaszra számít, fontolja meg a következővel kezdődő kérdést: „Nincs szükség válaszra - csak azt akartam tudatni veled, hogy…”
Ez megkönnyíti a postafiók terheit is, mivel a másik fél nem érezheti magát kényszerül egy visszajegyzés küldésére, amelyben azt mondja: “Köszönöm ezt” vagy “Üzenet érkezett”.
Ezután tartsa a dolgot a lehető legrövidebbé. Mielőtt elküldi a küldést, menjen át és ellenőrizze leolvasását. Ez tömör? Kivághat-e bármit, ami nem létfontosságú? Volt egy zavaró gondolatfolyamon, és végül egy 14 bekezdéssel dolgozott? Ne küldjön nehézkes dolgot, ha ugyanazt az üzenetet megkaphatja a másolat felével.
Továbbá, ha van egy vagy két „nem hagyhat ki” pontot, amelyet meg akar próbálni, fontolja meg a félkövér betűk készítését, hogy a recenzens azonnal láthassa őket. (Csak óvatossággal kell gondolni - nem akarja, hogy úgy néz ki, mintha kiabálni fogja az embert.)
És végül: dolgozzon olyan őrülten, hogy mindent, ami szükséges a kommunikációhoz, egyetlen e-mailbe, nem pedig ötbe helyezi. Időnként: Hoppá! Elfelejtettem a mellékletet! ”Vagy„ Ó, lőj, még egy dolog … ”csuklást embernek nevezik. Ha rendszeresen három vagy négy gyorsjelzést küld egy embernek - mivel nem sikerült összegyűjtenie a gondolatait, mielőtt leült a számítógéphez -, akkor nem fogja tekinteni elbűvölőnek.
Természetesen nem szabad elkerülnie az e-mailek küldését, attól félve, hogy bántalmazni fogják, mert mert meríteni tölteni a postafiókjukat. Ez az egyik legjobb üzleti kommunikációs eszköz, amelyet megkaptunk, különösen azok számára, akik több időzónában dolgoznak emberekkel.
A stratégia szemléletmódban történő alkalmazása - és a címzettel való odafigyelés - minden bizonnyal segít abban, hogy maximalizálja az üzenet erejét és az esélyeket, hogy kedvező választ fog kapni.
