Ó, e-mail. Akár néhány embert, egy nagy csapatot, akár csak magát irányít, ez mind segíthet, és akadályozhatja a sikerét. Mert, amint biztos vagyok benne, már észrevetted, hogy minél többen együtt dolgoznak együtt, annál több üzenet épül fel, és annál nagyobb kihívást jelent, hogy át tudjuk jutni velük az egymást követő ülések közötti öt perc alatt.
Noha nem tudom elvarázsolni a varázspálcát, és megoldani ezt a problémát az ön számára, elmondhatom, hogy találtam egy olyan rendszert, amely igazán nekem, mint kezelőnek működik - mindez az, hogy néhány megbízható címke van a beérkező levelek mappájában. (Ha fogalma sincs arról, hogyan kell ezeket használni, itt olvashat egy 101-et a Gmail és az Outlook számára.)
A szűrőkkel ellentétben, amelyeket állandó tartályozáshoz használok, ezek a három átmeneti jellegűek, és csak arra használják, hogy felhívjam a figyelmet a fontos dolgokra. Amint megcímzem az üzenetet, eltávolítom a címkét és a fájlt, ahogy általában.
Tehát, nincs több dolog:
1. „BLOCKER EGYÉB”
Igen, ez minden sapkában van. Még a beérkező levelek mappájának színét is megváltoztattam, hogy piros legyen. Minden reggel áttekintem a postafiókomat, hogy megbizonyosodjak arról, hogy azonosítottam-e a válaszadást igénylő kritikus üzeneteket. (Aka: Az én válaszom nélkül az emberek nem mozoghatnak előre. Egyáltalán.) Azáltal, hogy azokat konkrétan azonosítom, biztosítom, hogy ne priorizáljam a gyors válaszokat a fontos kérdésekkel szemben.
Minden nap végén ellenőrzem, hogy az ezzel a címkével fennmaradó e-maileket először kezeljük-e. És kivéve a ritka kivételt, addig nem jelentkezek éjszakára, amíg ez meg nem történt. Ez nem csak azt jelenti, hogy nem tartok senkit, hanem hogy minden nap véget vethetem annak ismeretében, hogy a sürgõsebb kérdésekre gondoskodnak.
2. „Bárki neve, akivel rendszeresen találkozol”
Minden héten egy-egy találkozóm van a közvetlen jelentéseimmel, és míg a megbeszélés tárgyát képező Google-okmányban folyamatban van a menetrend, azt tapasztaltam, hogy időnként gyors kérdések vagy FYI-k esnek át a repedések között.
Ez megváltoztatta számomra az, hogy mindenkinek egy-egy címkét készítettem névvel, például “Lindsay” és “Yusuf”. Mivel az e-mailek a beérkező levelek mappába érkeznek, amelyek szerintem relevánsak lennének számukra, vagy frissítést akarok tovább, hozzáadom a nevüket. Aztán a heti találkozóim során gyors keresést tehetek, hogy megbeszéltem-e velük mindent, mielőtt összefoglalnánk. Miután ez a küldetés befejeződött, eltávolítom a címkét.
Noha ezt a közvetlen jelentéseimhez használom, bárki számára használható, akivel rendszeresen találkozik, a saját menedzserétől a marketing csapattól a projektmenedzserig.
3. „Gyors válasz”
Erről írtam már korábban, de hihetetlenül hasznosnak találtam egy olyan e-mailek listáját, amelyekre legfeljebb öt perc alatt válaszolhatok. Amikor sorban várom a kávét, néhány megállóra megyek, vagy korán találkozom, most megteszem az első megállót (igen, Twitter vagy Instagram előtt), hogy megbizonyosodjon arról, hogy kezdem-e a kéréseimet.
A címke legjobb része? Nagyon gyorsan teljesíthetsz.
És ennyi, három egyszerű címke, amelyet könnyedén beállíthat egy délután. Van más beérkező trükköi, amelyek segítenek kezelni? Oszd meg velem a Twitteren @acav!
