A legkevésbé kedvelt napjaimat a lila halmozódásnak nevezem. Cégem a Google Naptárt használja, és a személyes ütemtervem lila színű, tehát azokon a szörnyű napokon nem látom semmi más, mint az idő darabjait, ami 9:30 órától blokkolva van. 18: 30-ig. Mindig arra késztet, hogy vajon mi a franc történt?
Amellett, hogy azon a napon úgy érzem, hogy nincs lehetőségem lélegezni vagy tényleges munkát végezni, attól tartok, hogy „ez a fickó” vagyok, akinek korán kell fúrnia a találkozót, majd később töltenek extra időt, hogy megtudjam, mi hiányzott, vagy ki későn a következő ülésemre, mert az előző túl hosszú volt. (Mivel azt írtam, hogy soha nem késünk vagy készülünk fel a találkozókra, munkatársaink folyamatosan ellenőrzik!)
A „foglaltság” egy ilyen trükk. Úgy érezzük, hogy minél hosszabb a teendőink listája, annál sikeresebbek vagyunk. Úgy érezzük, hogy minél több tányérunk van, annál sikeresebbek vagyunk. De mióta egy túltöltött tányér tartása bármi máshoz vezet, csak görcsök vagy étkezési kóma? Nem feltétlenül így kell lennie, és nyílt állásfoglalást készítek a harcért.
Az ülések naptárunkon kétféle módon érhetők el: mert elfogadjuk őket, és mert létrehozjuk őket. Ezekben a döntési pontokban csinálhatunk kicsit másképp dolgokat, hogy visszaszerezzük a naptárunkat, és időt adjunk magunknak (és munkatársainknak) felkészültségre és termelékenységre. Háromféle módon teheti meg:
1. Beszéljen
Mielőtt elküldené vagy elfogadná a találkozó meghívását, győződjön meg róla, hogy megérti, mit kell ennek végrehajtania és hogyan kell felkészülnie. Ha nem, beszéljen a szervezővel, és hallgassa meg, van-e konkrét napirend. Ha nincs ilyen, kérje meg őt, hogy hozzon létre egyet (vagy még jobb, ha önként jelentkezik). A legjobb napirendek konkrétan az időbeli elosztással vannak biztosítva, hogy biztosítsák az összes releváns elem lefedését. Ha nincs elég idő napirend elkészítéséhez, önként jelentkezzen, hogy segítsen a szervezőnek szemmel tartani az órát.
Ha értekezletet szervez, használja a napirendet annak megtervezéséhez, mennyi ideig tartson a találkozón. A Google naptári meghívói alapértelmezés szerint egy óra, és könnyű rákattintani a „küldés” -re, gondolkodás nélkül, hogy lerövidítik őket, de ez a beállítás megváltoztatható! Meg fog lepődni, mennyit tud fedezni 15, 30 vagy 22 perc alatt. A szervezővel fennálló kapcsolatától függően, ha úgy látja, hogy egy találkozó egy órába kerül, és nem gondolja, hogy kell lennie (mert érti a célt és a várható eredményeket), kérje le az idő lerövidítését.
Végül, ha elfogadta az egyidejűleg véget érő találkozó meghívását, egy másik ülés kezdődik (komolyan, hogyan tudjuk meggyőzni magunkat arról, hogy egyszerre két helyen lehetünk?), Értesítse a szervezőt, hogy korán el kell hagynia ezt a találkozót. Ideális esetben ez arra ösztönzi a szervezőt, hogy az induláshoz befejezze az ülést. Legalább úgy érzi, kényelmes kilépés nélkül megszakítás nélkül, és a szervező nem lep meg, amikor megteszi. További biztosításhoz folytassa és tudassa vele a következő találkozó szervezőjével, hogy későn érkezhet be.
2. Helyezze el az idejét
Amint a találkozó idejét megerősítik, és ha a naptárában van hely körül, akkor védje! Adjon hozzá 15–30 percet az „Átmeneti idő” elnevezésű találkozó előtt és után. Az ülés előtt használja az időt az anyagok áttekintésére, a fürdőszobába való szünetre, és érkezzen a helyszínre a kezdés előtt. A találkozó után jó alkalom, hogy elgondolkozzon az anyagon, miközben még friss. Ésszerű elvárni, hogy a munkatársak tiszteletben tartsák a naptárban szereplőket; csak ütemezik, bárhol is van közös szabadidő. Tehát ha egy ülés 15:00 óráig tart, és megakadályozza az utólagos visszatérést, akkor valószínűleg (remélhetőleg?) Nem fognak söpörni, amikor új ülést indítanak 3:15 vagy 3:30kor.
3. Blokkolja az idejét
Ez a termelékenység szent grálja: ideje - akár napok! Is -, találkozók nélkül. A BuzzFeed bejelentette, hogy kedden és csütörtökön találkozók mennek. Tudsz? Noha a teljes vállalati vezetés szándékos erőfeszítéseket igényel az egész nap tisztításáért, érdemes átnézni a saját munka szokásait, hogy megtudja, mikor végezte el a legjobb munkáját. Reggeli ember vagy, vagy tényleg 14:00 után indul? Vizsgálja meg ütemezését, és nézze meg, hol heti egyszer csak két-négy órát blokkolhat, hogy összpontosítson a csinálásra vagy készítésre. Lehet, hogy az alapoktól kezdve meghatározza a tendenciát vállalkozásában!
Tehát ez az elkötelezettségem a naptár visszavételére! Ki van velem?
