Akár egy apró indulásnál, egy hatalmas vállalatnál, akár bármi mögött dolgozik, a jó kommunikáció és a rendszeres információmegosztás elengedhetetlen a sikerhez. Ugyanolyan régi, mint maga az üzleti vállalkozás, a találkozóknak értékes módszernek kell lenniük annak biztosítására, hogy mindenki keményen dolgozzon ugyanazon északi csillag felé.
És mégis, legtöbben utáljuk őket. Mint valószínűleg túl jól tudod, a találkozók gyakran nem eredményesek, és sokkal több időt vesznek igénybe, mint amennyit megéri. Nem sokkal rosszabb, ha elhagyja a helyiséget azon, hogy azon gondolkodik, mit tölt egy órát, főleg egy lekvárral töltött napon.
De nekik ilyennek kell lenniük? Dehogy. Annak érdekében, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az összes ütemezett vagy részt vett találkozót, tudatosan el kell kerülnie a legtöbb zavaró időszopást. Szükségem van segítségre? Összeállítottuk azon trükkök listáját, amelyeket rövidebb és eredményesebb találkozókra használhat, amelyek valószínűleg mindenki számára kiemelkedő felhasználást jelentenek.
1. Tegye ki a műszaki problémákat
A technikai hibákra fordított másodpercek gyorsan percekre fordulhatnak, vagy ami még rosszabb, az ülés felét is igénybe veheti. Ez különösen a fizikailag nem jelenlévő emberekkel folytatott kommunikáció során. Mivel az utolsó dolog, amit bárki akar, az az, hogy üljön körül, miközben megpróbálja lecsatlakoztatni a laptopját a projektorra, vagy hallgassa meg a távolról csatlakozó személy 10 perces “hallhat most?” Üzenetét, szerezze be magát a megfelelő eszközökkel minden simán fut.
A képernyőn történő megosztás és a vetítőtechnika mellett a helyszínen mindenki számára megbízható szoftver, amely összeköti a távoli csapattársakkal. A Skype Meetings ingyenes verziója nagyszerű megoldás, mivel bárki bármilyen eszközről gyorsan csatlakozhat testreszabott (és könnyen megjegyezhető) URL-címmel - anélkül, hogy időt kellene töltenie fiókra való feliratkozásra vagy telefonszám tárcsázására.
2. Rövidebb ülések tervezése
A tradicionális, egy órás találkozó tartósan úgy tűnik, mintha örökké tűnik, csekély nyomással a dolgok összecsomagolására és továbblépésére. Tehát egy rövidebb ülés megtervezése csodákat hozhat a hatékonyság érdekében - egyszerűen nincs idő pazarolni!
Az ülés felállításakor hívja ki magát, hogy valóban őszinte legyek arról, hogy mennyi ideig tart - és talán egy kicsit rövidebb időt ütemezhet, mint gondolnád. Ne felejtse el, hogy az ülés hosszának nem mindig kell 30 perces lépésekben lennie, és ha mindössze öt vagy 10 perces borotválkozásra nincs szüksége, az gyorsan összeadódhat.
Pro tipp: Fontolja meg egy olyan időzítő beállítását a számítógépen, amelyet mindenki láthat az ülés során - ha megnézed az időjelölést, az segít a pályán.
3. Állítson be egy konkrét menetrendet, és ragaszkodjon hozzá
A napirend készítése tűnik kelt gyakorlatnak, de valójában ez az egyik leghatékonyabb módszer az ülés gyors előrehaladására. Gondolj bele: Ha csak egy meghívót küldünk, hogy más kontextus nélkül megvitassák a „termékkínálatot”, akkor mindenki más-más elképzeléssel jöhet a találkozóra, és mit veszít ideje, hogy ugyanazon az oldalon jusson el.
Ehelyett küldjön egy napirendet egy-két nappal az idő előtt, és legyen a lehető legpontosabb. Próbálja ki a következő egyszerű formátumot minden megvitatandó témához:
- Konkrét téma
- Amit elő kell készíteni az ülés előtt
- Milyen frissítéseket kapnak az ülés során
- Milyen kérdésekre kell válaszolni az ülés során
Különösen fontos, hogy az egyes témákhoz időt állítson be - ez őszintén tartja Önt abban, hogy mi reálisan illeszkedik az ülésen, és szabad mozgásteret biztosít az emberek továbblépéséhez, amikor ideje van a következő napirendi ponthoz.
4. Mutasd, ne mondd!
A kép 1000 szót mond - és ez vonatkozik a találkozókra is! A képek, grafikonok és diagramok gyakran segíthetnek abban, hogy egyértelműen kommunikáljon, és ne beszéljen az egyes pontokkal - nem is beszélve, hogy mindenki időt takarítson meg.
Tehát amikor felkészülsz, gondolkozzon olyan látványtervekre, amelyek megkönnyíthetik a gondolatok közlését. Miért töltene időt egy termékfrissítés magyarázatával, mikor megmutathatja azt élőben? Miért próbálna szavakkal felhozni egy összetett ötlet megosztását, amikor egy diagram másodpercek alatt meg tudja valósítani?
Ha szobájában van az összes kollégájával, ne félj felugrni és használni a táblát, vagy fordítsa meg számítógépét, hogy megmutassa, mit dolgozik. Ha távoli emberekkel találkozik, ez trükkösebb lehet, de a termékek, mint például az ingyenes Skype értekezletek gyakran rengeteg együttműködési eszközt kínálnak, amelyek megkönnyítik a képernyőn megjelenő vizuális gondolatok és eredmények megosztását. Például az ingyenes Skype Meetings egyszerű PowerPoint-feltöltője (interaktív eszközökkel, például egy virtuális lézermutatóval) vagy a képernyőmegosztó funkció lehetővé teszi az emberek számára, hogy az átgondoltan előzetesen elkészített képeket megjelenítsék, a virtuális táblára szolgáló eszköz pedig lehetővé teszi kollégáinak, hogy valós időben vázoljanak fel ötleteket.
5. Tudja, hogyan engedje be mindenki
Igen, a találkozónak az együttműködésről kell szólnia, de amikor mindenki megpróbálja megmondani a darabját, a beszélgetés gyorsan hosszabbá válhat, mint amennyit mindenki tervezett volna. Tehát próbáljon kreatív módszereket keresni mindenki számára a mérlegeléshez anélkül, hogy feltétlenül igénybe venné a találkozóidőt.
Például a közvélemény-kutatások vagy a gyors kézmozdulatok hasznos módszerek lehetnek a túl sok vélemény megszerzésének elkerülésére, vagy egy olyan beszélgetésre, amelyből gyorsan mindenki beszél egymással, amikor gyors konszenzusra törekszenek - ez frusztráló időveszteség. Ha virtuális értekezletet tart, akkor használhat olyan integrált csevegési funkciót, mint például a Skype Meetings ingyenes termékajánlata, hogy az emberek kérdéseket tegyenek fel a végére megválaszolandó kérdésekre, vagy lehetővé tegyék az embereknek, hogy hangot tegyenek a nem sürgős gondolatok követésére az ülés után.
6. Vágja ki azokat a találkozókat, amelyekbe valójában nem kell mennie
Bár úgy tűnik, hogy minden megbeszélésen részt kell vennie, amelyre meghívott, rendben van, ha kijelentkezik egy olyan eseményről, amelyről tudod, hogy nem fogja jól felhasználni az idejét. Ha nem jelenik meg, vagy nem szorosan kapcsolódik valamihez, amelyen dolgozik, akkor a legjobb, ha utána felveszi a legfontosabb pontokat.
Ne feledje, hogy egy jó alkalmazott és erős csapattársa tudja, hogyan kell rangsorolni és termelékenynek lennie. Döntései és eredményei mindenkit érintnek, tehát emlékeztesse magát arra, hogy az idő felhasználása hatással van a csapatára is.
Nem biztos benne, hogyan válasszon kegyesen? Közvetlenül beszéljen a szervezővel, hogy tudatja vele, hogy miközben értékeli, hogy bekerülnek, nagy horonyba kerül a munkájával, és inkább később szeretne felzárkózni. Ha a szervező az Ön főnöke, feltétlenül csatoljon egy megjegyzést az előrehaladásáról és a konkrét előrehaladási tervéről, például: „Izgatott vagyok a mai vita során, de még mindig vonzom a Project Blue számát. Nem bánná, ha később letenném a fejem, és később felkaptam a jegyzeteket?
A találkozók valóban a nap idejében töltött legjobb idők közé tartoznak, mindaddig, amíg elgondolkodva megtervezik és mesterien futtatják. Ezeknek a trükköknek segíteniük kell!
