"Ne ellenőrizze mindig az e-mail címét!"
Korábban már hallotta, és ismét meg fogja hallani a termelékenység javításának és a beérkező levelek rabszolgájának megszüntetésének egyik módjaként.
Nyilvánvaló, hogy így könnyebben mondani, mint megtenni. Sokan naponta több száz e-mailt kapnak (akár órát is!), Így egyre nehezebb a nap egy adott órájára válaszolni.
A tudomány azonban most alátámasztja azt az elképzelést, hogy valóban ki kell szállnia az e-mail fiókjáról, hogy minden munkája eredményesebb legyen. A The New York Timesnak nemrégiben írt darabjában Daniel J. Levitin, a McGill Egyetem professzora megbeszélte munkáját Vinod Menon társával. A kettő felfedezte, hogy az agyi áramlás következtében az emberek folyamatosan váltanak a tudatosság két állapota között: vagy feladat-pozitív (aktívan összpontosít egy kéznél lévő feladatra), vagy feladat-negatív (vándorlás vagy álmodozás). A két hálózat közötti túl gyors „varrás” azt eredményezheti, hogy az agyad szédül, és képtelen elkötelezni valamelyik állapotra. És mikor valószínűleg ebben a zavaros közt? Amikor közösségi médiában vagy szörfözés az interneten.
Még ennél is érdekesebb, hogy a kettő úgy találta, hogy a tudomány alátámasztja a régi tanácsokat: Valójában nem sok minden történik, ha folyamatosan ellenőrzi az e-maileket. Miért? Mivel a figyelemelterelés elnyomja annak képességét, hogy valóban befagyjon az egyik lelkiállapotba.
Levitin azt írja: „Az a e-mail, amelyről tudod, hogy ott ül, olvasatlan, elnyelheti a figyelmi erőforrásokat, mivel az agyad folyamatosan gondolkodik rajta, elvonva téged attól, amit csinál. Mi lehet benne? Ki honnan jött? Jó vagy rossz hír? Sokkal jobb, ha kikapcsolja az e-mail programját, mint hogy hallja ezt az állandó pingot, és tudja, hogy figyelmen kívül hagyja az üzeneteket. ”
Mi a Levitin és Menon megoldása az e-mailek megválaszolására, de nem engedi, hogy az átvegye az életed? Kezelje úgy, mint bármely más projektet vagy feladatot, és tegyen külön időt az e-mailekhez a napján. És ha ez nehéznek tűnik (az e-mail függők egyesülnek!), Íme néhány egyszerű módszer, amellyel kikerülheti magát a beérkező levelek mappájából, és ütemezheti az e-mailek valódi válaszadási idejét.
1. Kapcsolja ki a push értesítéseket
Amint Levitin a cikkben utalt, a telefonon megjelenő push értesítések jelentősen megnövelhetik a szorongását, mivel az e-maileket nem válaszolják meg (elvégre azt hallják, hogy öt másodpercenként a ping elvonja a figyelmet). Tehát, vegye vissza az irányítást. Kapcsolja ki a push értesítéseket, és csak akkor ellenőrizze az e-mailjeit, ha készen áll egy ideig rá.
2. Kapcsolja ki az E-mailt
Ha továbbra is folyamatosan ellenőrzi az e-maileket a telefonján, akkor csak távolítsa el az e-mail fiókokat, hogy ne kísértse bepillantani egy gyors találkozóra vagy üzleti ebédre.
3. Blokkolási idő
Mint minden más projekt vagy rendszeres találkozó, minden nap blokkolja az e-mailek megszakítás nélküli válaszolását. Helyezze a naptárába, és tartsa be azt az időt, amelyet minden nap szentel az e-mailek fogadására.
Ezenkívül lépjen be az e-mail ideje rutinjába, és készüljön fel úgy, mint egy találkozóra vagy egy projektre. Zárja be a fülöket és dokumentumokat más projektekhez. Ragadjon bele a fülhallgatójába, és hallgasson el egy adott e-mail válaszoló lejátszási listát. Csak ügyeljen arra, hogy minden alkalommal megismételje a lépéseket.
4. Telepítse a Felügyeleti alkalmazásokat
Miután megtervezte a szokásos e-mail idejét, ügyeljen arra, hogy a lehető legtermékenyebb és hatékonyabb legyen. Telepítsen olyan alkalmazásokat, mint a Postafiók (ami a beérkezett üzeneteket felhasználóbarátabbá teszi) vagy az E-mail játék (amely kihívást jelent arra, hogy a lehető leggyorsabban átjuthasson a megválaszolatlan e-mailekhez). Minél hatékonyabbá válik, annál jobban képes maximalizálni idejét.
Aggódik amiatt, hogy az emberek bosszantják Önt, hogy nem elérhetőek e-mailben 24/7? Amikor meglátják, milyen produktív vagy, valószínűleg nem számít egy kicsit. És ha minden más kudarcot vall, mondd el nekik, hogy ez a tudomány.
