Tudom, hogy millió és egyféle módon lehet kezelni napi feladatait a technológia segítségével. És bár általában egészségesen értékelem a digitális megoldásokat, mindig is olyan voltam, aki a jó feladatok listáját régi jó tollal és papírral kezeli. Ez nem csak azt segíti, hogy igazán hatékony lehessenek az elfoglalt üzleti iskolai napok során, fontossági sorrendbe állítsam a feladataimat, és akkor is dolgozom, ha nincs cellaadata, de szó szerint semmi sem kielégítőbb, mint ha egy teljes feladatot átlépek egy ténylegestől a do listát.
Ha nehezen találta meg az Ön számára működő szervezeti rendszert, vagy csak meg akarja próbálni eloszlatni a digitális rendetlenséget, és visszatérni az alapokhoz, akkor azt javaslom, hogy adjon erről a módszerről képet! Itt van, hogyan kell csinálni.
1. Szerezzen be egy igazi, nyomtatott másolót
Nyilvánvaló, hogy ennek első lépése az Ön számára működő eszközök megszerzése. Fontos egy olyan nyomtatott formátumú tervező használata, amely megfelel a szervezeti és munkastílusának. Például a Poppin tervezőket használom, mert heti ütemtervet jelenítenek meg a bal oldalon, a jobb oldalon pedig a bélelt papírt, a táskámba illenek és nagyon olcsók.
Szeretem, ha az egész hét egy oldalon jelenik meg, de ha másfajta nézetet szeret, nézd meg a Moleskine-t, amelynek rengeteg különféle formátuma van, vagy - ha analóg akarsz lenni a vásárlásával is - vegye fel a helyi Barnes & Noble, és böngésszen a hatalmas választékában, amíg meg nem találja a megfelelőt.
2. Sorolja fel a hét összes legfontosabb kötelezettségvállalását
Mindig azzal kezdtem, hogy felsorolom a heti ütemtervben szereplő összes főbb kötelezettséget, csak hogy megértsem, mit kell megterveznem. Szeretek belefoglalni mind a személyes, mind a szakmai feladatokat és az eseményeket, hogy valóban teljes képet kapjunk a hétről.
Például, ha fel kell készülnie egy nagyszerû találkozóra szerdán, de kedden 18:00 óráig kell abbahagynom a munkát, hogy részt vehessek egy születésnapi vacsorát, akkor tudom, hogy valószínûleg hétfõn késõn kell dolgoznom.
3. Írja ki és rangsorolja a feladatait
Miután elkezdtem kitölteni a naptárat a legfontosabb kötelezettségvállalásaim alapján, a tervezőm papírlapját négy négyzetre osztom, a jobb felső mezőben pedig a fontos / nem sürgős feladatokat, a bal felső sarokban pedig a fontos / sürgős feladatokat, és az alsó két doboz az irreleváns / nem sürgős és az irreleváns / sürgős feladatokat jelöli.
Ezután kiírom az összes feladatot, amelyet teljesítenem kell a héten, ügyelve arra, hogy felsoroljam őket a megfelelő mezőbe. Például a „fizetés hitelkártyával” mindig a fontos / sürgős mezőbe kerül, míg a „téli kabát vásárlása” fontos / nem sürgős.
Ez beépített prioritási rendszerként működik, mert arra kényszerít, hogy azonosítsam, mikor és mikor kell dolgoznom.
Ezenkívül fontos a nem lényeges / sürgős feladatok kihívása is, amelyeket gyakran fontos, hosszú távú kérdések fölé sorolok, ha nem vagyok óvatos. Például ebben a félévben három hosszú távú kutatási munkán dolgozom, amelyek soha nem tűnnek annyira sürgetőnek, mint holnap esedékes, és könnyen eltévedhetnek a teljes tennivalók listájának zajában. Ez a prioritási rendszer arra készteti, hogy ismerje el a dokumentumok kidolgozását fontosnak, és kezdje el azokat elõzetesen írni.
4. Készítsen napi ütemtervet (és vegye figyelembe a leállási időt)
A heti tervezés mindegyike jó, de hogyan segít ez nekem kitalálni, mit tegyek egy adott napon? Minden reggel kihúzok egy üres darab papírt (fehér nyomtatópapírt használok, de akkor is kaphat jegyzetfüzetet, ha egy kissé szeretné osztályozni a folyamatot), és három dolgot csinálok.
Először kiírom a napi időpontokat 8-tól 23-ig 30 perces lépésekben, és beteszek minden megbeszélést, osztályt és személyes kötelezettségvállalást. Ezután megnézem a heti tervezőmet, és kihúzom azokat a feladatokat, amelyeket aznap elvégezni akarok, és megpróbálom megbizonyosodni arról, hogy legalább négy darabot húzzak-e mind a négy dobozomból. Végül az összes feladatot felosztom a naptárba, kitöltve az ülések körül rendelkezésre álló időt.
Mivel a feladatok elvégzése általában hosszabb időt vesz igénybe a gyakorlatban, az ökölszabályom az, hogy a szerintem szükséges idő 1, 5-szerese legyen a költségvetésnek, csak hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent be tudok-e illeszteni. kora este és egy óra az edzőterembe menni, mindkettőnek meg kell őriznem a józanságomat!
5. Cross Things Off
Ez a folyamat kedvenc része: a feladatok átlépése, amikor befejezem őket. Szeretem a színes tollak használatát, csak hogy a dolgok kicsit szórakoztatóbbá váljanak. Általában nyomon követem a napi ütemtervemet, majd minden nap végén az összes tételt áthúzom a heti teendők listájából.
6. Vigyen be nem kész elemeket
A hét végén fontos ellenőrizni, hogy a befejezetlen tárgyakat átviszik-e a jövő hetekbe, hogy ne csússzanak át a repedéseken. Vasárnap este általában leülök egy piros tollal, és egyenként egyenként kiiktatom a be nem fejezett elemeket, amikor úgy döntök, hogy “visszavonom” őket, vagy előre viszem a jövő hetekre. A papírtervező egyik szépsége az, hogy valóban olyan feladatokat hajthat végre, amelyeknek nincs ideje, mert bármikor megírhatja őket - valójában csak az „ünnepi vásárlás” soromat helyeztem át december első hetére, mert Tudom, hogy addig nem lesz időm rá.
Tudom, hogy ez a folyamat bonyolultnak tűnhet, de napi 20 percnek a tervezésre fordított költségei órákat takaríthatnak meg. Tudom, hogy különösen hajlamos vagyok rövid blokkokra pazarolni (pl. 30 perc az osztályok között), ha nem gondoltam ki, mit akarok csinálni, de ha már elkészítettem az ütemtervemet, akkor nem kell kétszer gondolkodnom. arról, mit kellene tennem az időmmel.
Remélem, ez segít megszabadulni a döntési fáradtságtól, és még több dolgot elkészíthet.
