Néhány héttel ezelőtt nővérem kétségbeesetten kezdett sms-t küldeni a repülőtér felé vezető úton. Üzleti útra utazott Seattle-be, és állítólag találkozott munkatársaival a vasútállomáson, hogy együtt menjenek a repülőgépre. De aludt, és remélte, hogy megfizeti a taxit. - Jól volt? - kérdezte tőlem, mintha bármiféle tudomása lenne arról, hogy az ő társasága indul-e a taxi viteldíjba, miután megbeszélte a vonatot.
- Biztos vagyok benne, hogy gondoskodnak róla. - mondtam, és megpróbáltam megnyugtatni. - Csak ne hagyja ki a járatát - figyelmeztettem, gondoltam, hogy akkor valóban csavarodik meg.
Annyira szerettem volna, hogy meggondoljam a helyzetet, igazán nem tudtam, tudom, megtérítik-e őt, sőt, ha kollégái bosszankodnak azzal, hogy elmulasztja a csoportos vonatútra és elmenni saját. Megláthatónak látnák, és a dolgok kellemetlenek lennének-e az utazás ideje alatt?
Bár nem vagyok üzleti utazási szakértő, tudom, hogy a kommunikáció nélkülözhetetlen a zökkenőmentes utazáshoz. És amikor megerősítéshez fordultam a The Muse saját vezérigazgatójához, Lindsay Moroney-hoz, beleegyezett: "Bármikor, ha pénz vagy költségvetés jön létre a munkahelyen, a legjobb, ha az elvárásait egyértelműen előre beállítják a menedzserrel."
Ha még nem ismeri a jelenlegi vállalkozását, vagy csak nem szokott hozzá üzleti utazásokhoz, ne féljen elõzetesen feltenni a vállalati politikát az összes kiadással kapcsolatban. Például Moroney elmagyarázza, hogy "Egyes vállalatok szerint a kabinok kiadása nem nagy ügy, de az étkezést nem fedezik, mások pedig kényelmesebben definiálják a napi ösztöndíjat, amelyet úgy töltenek el, amennyit csak akarnak."
Ha napi ösztöndíjjal dolgozik, és a menedzserrel vagy a cégvezetõvel utazik, akkor valószínûleg megértheti, hogy rengeteg étkezésre lesz szüksége magára. Ha nincs ösztöndíj, és az összes étkezés be van fedezve, derítse ki előre, hogy vannak-e olyan előre megtervezett vacsorák és ebédek, ahol várhatóan részt vesz.
Az ételjegyzéknél az is jó, ha előre gondolkodik azon, hogy milyen ételeket fognak megosztani a kollégákkal (vagy a konferencia résztvevőivel), és melyiket készíti el egyedül. Érthető, ha furcsának érzi magát, ha közvetlenül megkérdezi a megosztott étkezési időket, ha ez nem szerepel a napirenden, de megemlítheti a koffein iránti vágyát, és megkérdezheti tőle, hogy akarja-e, hogy megragadjon neki egy latte-t 9:00 előtt. Ez az ő dátuma, hogy meghívja Önt reggelire, vagy engedje le a horogról, attól függően, hogy miként szeretné megnézni.
Ez az útmutató jól működik a felmerült munkaidőn kívüli utazási idő többi részében. Hasznos lehet napirendet kérni az utazás előtt, így megértheti, hol kell tartózkodnia. Mivel kollégái szintén nem szoktak hozzá, hogy 24 órás irodában legyenek, biztonságosan feltételezheti, hogy a menetrendben szereplő „szabad” idő a te dolgod. És hé, rendben van, ha inkább göndörödik a nagy szállodai ágyban este 22-ig. Hacsak nem gondolkodik egy projekt megbeszélésével a csapattal italok iránt - vagy ha durvanak tűnik egy esti esemény megmentése -, bízj abban, hogy elegendő a napi hozzáállás és jelenlét.
De erre a feljegyzésre, ha vannak „opcionális” napi események vagy hangszórók ülései, akkor valószínűleg nézzen meg egy pár. Rossz ízlés lenne, ha minden tanórán kívüli játékot lemondnánk. Gondolj bele, milyen potenciálisan kellemetlen lenne, ha a főnöke rájött, hogy eldobott egy panelt, amelyet ajánlott, mert egy kicsit szeretne dolgozni.
Végső soron az utazási munka etikettjének szögezéséhez a legjobb választás az, ha nyílt kommunikációs vonalak vannak. Sokkal jobb, ha bármilyen kérdést feltesz, vagy bármilyen lehetséges kérdéssel foglalkozik, mielőtt elindul (például: „Hogy valósíthatok meg mindent helyesen?”), A pillanat helyett. Mint Moroney mondja, amikor a menedzserével beszél: „Ha van egy irányelv, akkor megadhat részleteket”, és tudni fogja, mi elfogadható, és mi nem. Az ötlet az, hogy „mentse el magát az ismeretlen stresszt és az elutasított visszatérítés költségeit, és legalább egy héttel kérdezzen meg, mielőtt elindul”.
Ezt a tanácsot a nővérem biztosan felhasználta, és általában kiváló tanács, ha a munkahelyi utazási szorongást az öbölben tartjuk - és a pénztárcáját is sértetlen.
