Időnként szigorú e-maileket kell írni.
Visszajelzéseket kell osztania egy másik irodában lévő valakivel, vagy nem ért egyet az érdekelt felekkel, vagy el kell mondania valakivel, hogy összezavarodtak - és a hívás vagy egy személyes találkozó létrehozása túlreagálás lenne (és kockázatot jelenthet, hogy a helyzetet még nagyobb üzletként fogja kezelni). .
De amikor a leginkább jóindulatú megjegyzéseket félreértelmezni lehet, akkor a tét még magasabb, ha valami kritikus mondanivalója van.
Mivel valaki távolról dolgozik - folyamatosan visszajelzést küldök az embereknek. És bár több száz alkalommal csináltam, még mindig van egy kis gödör a gyomromban, amikor azt írom, hogy valaki munkája sok változást igényel.
De az emberek gyakran sokkal pozitívabban reagálnak, mint gondoltam volna. Kreditírok egy általam használt formulát, amely a szörnyű e-maileket olyan kedvesnek és segítőkésznek teszi.
Így bontható le:
1. sor: Mondj valami barátságosat
Amikor a nyitó sort írja (az üdvözlet után, azaz), hasznos lehet elképzelni, hogy ez egy beszélgetés. Ha valaki odament hozzád, és pontosan a végére merészkedett, téged elbocsátanak.
Ezért olyan sor, mint Hogy volt a hétvége? vagy remélem, hogy ez a jegyzet jól találja Önt, bármennyire feleslegesnek is tűnik, segít a megfelelő jegyzetben a dolgok elindításában.
2. sor: Köszönöm neki
Ha alkalmazható, örömmel veszem észre a másik ember erőfeszítéseit. Nem akarsz belemerülni ahhoz, amit rosszul csináltak anélkül, hogy felismernék az általuk elküldött időt.
Olyan egyszerű, mint: Nagyon köszönöm ezt.
3. sor: Mutasson valamit pozitívra
Senki sem akarja, hogy idiótaként érezzék magát (vagy akár úgy gondolják, hogy hülyék). Tehát, bár nem akarja megverni a bokrot, fontos, hogy szánjon rá időt, hogy rámutasson a másik ember munkájának egyik erősségére.
Próbálkozzon, látom, hová vezethet. Például mondhat egy közvetlen jelentést arról, hogy láthatja, hogy az általuk végrehajtott stratégia miként járul hozzá a csapat jobb működéséhez. Vagy mondhatja el egy kolléganak, hogy nagyszerű munkát végeztek az ügyfél fő aggodalmának megoldása érdekében.
Természetesen fontos, hogy ez a megjegyzés őszinte maradjon. Meg kell említenie valamit, ami valóban hasznos, és nem szabad dicséretet döntenie annyira, hogy az üzenet többi része teljesen elvakítja a címzettet.
Az e-mail szövege: Séta a változásokon (és eredmények)
Hidd el vagy ne: Az emberek nagyra értékelik, hogy tudják, miért döntött úgy, hogy másképp cselekedjen. Ellentétes intuitív (mert ki akarja hallani, hogy részletesen összezavarodtak?), De valójában azt mutatja, hogy magas véleményed van róluk.
Ez azt mutatja, hogy nem értenél egyet velük csak kedvéért. Ezen túlmenően azt mutatja, hogy úgy gondolja, hogy elég okosak ahhoz, hogy visszajelzésekből tanuljanak, és előre haladva teljesítsék az elvárásaikat.
Annak elkerülése érdekében, hogy túl sokat dolgozzon ki arról, hogy mi ment rosszul, korlátozódjon a mondatokra, amelyek megfelelnek a … formátumnak . És ha egynél több változtatása van, akkor használja a golyókat.
Ez így néz ki:
Vagy:
- Látni fogja, hogy a vezetői csapat visszajelzései alapján néhány változtatást végeztünk a pályán.
- E vonal mentén szeretném látni, hogy ezeket a változásokat a bemutató más szempontjai is átvitték, mert azt szeretnénk, ha következetesek lennének.
Utolsó sor
Mindig azzal kérdezze meg, hogy tudna-e tisztázni valamit, vagy válaszoljon-e bármilyen kérdésre.
Bár kérem, tudassa velem, ha tudok-e válaszolni valamelyik kérdésre, nyilvánvalónak tűnhet, ez egy célt szolgál. Ez e-mail egész szellemét együttműködővé teszi.
Hirtelen kezdődik, amikor azt mondja, hogy „itt változások - időszak” - „itt változások” - tudatna velem, ha ezek közül bármelyiknek nincs értelme? ”Ez azt mutatja, hogy továbbra is értékeli a másik ember véleményét.
Ezután minden, amit hagyott, egy kijelentkezés - bármilyen szokásos jelzést (legjobban, őszintén köszönöm!) Megtesz.
Összerakva mindent
- Példa a változásra és annak miként fog pozitív eredményt hozni
- Ha alkalmazható: példa a második változásra, és hogyan eredményez pozitív eredményt
- Ha alkalmazható: példa a három változásra, és hogyan eredményez pozitív eredményt
Most, hogy valóban konstruktív visszajelzést írtál, szánjon egy percet a gondolkodásmódra. Talán csak annyit kell tennie, hogy elérje a választ, de előfordulhat, hogy egy kis változás befolyásolja az egész hangjelzést. (Tudta, hogy a „ma” inkább a „sürgős”? Még erről - és elkerülendő más szavakról - itt.)
Nem minden küldött üzenet lesz dicsérettel tele - és az rendben van. Ha időt vesz igénybe, hogy elgondolkodva írja, akkor ez messzire megy.
