Bármilyen okból is elmaradsz a munkádról. A teendők listája ellenőrizhetetlen, hiányzik a határidők, és a beérkező levelek magukban foglalnak munkatársak e-maileit, amelyek nyomon követik a hetekkel ezelőtt ígért dolgaikat.
Amikor a dolgok valóban szörnyűek, a gyorsjavítás vagy az új feladatlista alkalmazás nem javítja a helyzetet. Az irányítás újbóli átvételéhez itt az ideje, hogy lépést hátráljon, értékelje a helyzetet, és további stratégiai lépéseket tegyen a tányér tisztításához.
Először el kell készítenie azt, amit „konyhai mosogatók listájának” nevezek. Le kell zárni az ütemtervben szereplő időt, hogy megbeszélést folytathasson magaddal (az irodán kívüli reggelit ajánlom). Ezután az ülésen írja le abszolút mindent, amellyel éppen folyik. Először azonosítsa a fő munkacsoportokat (pl. Ügyfélkommunikáció, belső jelentéskészítés, bérbeadás), ügyeljen arra, hogy minden egyéb elemhez hozzáadjon egy „Egyéb” vödröt, amely elkerülhetetlenül felbukkan. Ezután papíron írja ki mindazt, amire szüksége van. Egyik elem sem túl kicsi vagy túl jelentéktelen a lista elkészítéséhez. Fontos, hogy pontosan szembesüljünk azzal a valósággal, amit meg kell tenni a helyzet súlyosságának meghatározásához - és hogy milyen szélsőséges stratégiát kell végrehajtania.
Általában a konyhai mosogatólista elkészítése után két tábor egyikében találja magát. Az első tábor az, ha mindent átnéz és soknak érzi magát, de némi perspektíva mellett, néhány dolgot átszervezve és néhány hét vadállat-üzemmódban megtörténhet. Néhány hét csak forgalmas lesz.
De ha átnézi a konyhai mosogatók listáját, és tudja, hogy lehetetlen mindent megtenni, akkor a 2. táborban vagy. Valahogy sokkal jobban megharapta, mint amennyit tud rágni, és teljesen elárasztott vagy, és kétségbeesetten hátrálsz. Nos, azért vagyok itt, hogy elmondjam neked, hogy itt az ideje szembeszállni azzal a valósággal, és változtatni.
Ahhoz, hogy megkönnyítse a megrázott önmagát, a következő hét stratégia segíti elő a munkahelyi ellenőrzés irányítását:
1. Tegye meg a fát
Nézze meg a konyhai mosogatólistán szereplő feladatokat, és döntse el, melyeket teljes mértékben le lehet venni. Tudom, hogy félelmetesnek tűnik - akár lehetetlen is. De hajlandó vagyok fogadni, hogy vannak olyan dolgok, amelyeket nem igazán kell most megtenni (legalábbis neked neked). A nem kritikus dolgoknak meg kell kapniuk a fejszét.
2. Egyszerűsítse a kimenetet a 80/20 szabály használatával.
Vannak olyan feladatok vagy projektek, amelyekben az erőfeszítések 20% -a hozná a hatás 80% -át? Például, a főnöke versenyképes elemzést akar egy új termékről, amelyet el akar indítani. Mielőtt elkezdené neki egy regényt a versenyképességről, elegendő lenne-e minden komoly versenytársnál egy oldal ahhoz, hogy meghozza ezt a döntést? Vagy ha a bevétel nagy részét, amelyet értékesítési képviselőként szerez be, nagyobb ügyletekből származik, de ideje felét olyan kisebb üzletekre költi, amelyek alig mozgatják a tűt, át tudná-e fordítani idejét és figyelmét a nagyobb ügyletekre? Igen? Vegyen részt ezekkel a feladatokkal vagy projektekkel.
3. Automatizálja vagy kiszervezi
A termelékenységért felelős szakértő, Stever Robbins nagyszerű darabot írt a 30/3-os szabályról. Megmagyarázza, hogy valami, ami napi 30 percet vesz igénybe, az évi három hétig növekszik. Három teljes hét! Hozza vissza ezt az időt azáltal, hogy megnézheti, vannak-e kisebb feladatok, amelyeket automatizálhat vagy kiszervezhet harmadik féltől származó eszközök, például az Assistant.to segítségével az ütemezés felgyorsításához.
4. Kérjen segítséget
Beszéljen a főnökével, kollégáival, alkalmazottaival és még más szervezeti egységekkel is, hogy megtudja, segíthet-e valaki a munkaterhelésnek. Ki tudja - lehet, hogy a gyakornokja haldoklik, hogy nedvessé tegye a lábát a PowerPoint programban, vagy talán Dan a Sales-tól rendelkezik egy olyan Excel modellel, amelyet könnyen adaptálhat a költségvetés előrejelzéséhez. Nézze meg azokat a területeket, ahol a legnyilvánvalóbb viszonyok között átfedés mutatkozik a kollégák munkájával. (Nézze meg ezeket a delegálási tippeket, ha segítségre van szüksége a beszélgetés elindításához.)
5. Indítsa el a szekvenálást
Ha minden, ami a listán marad, meg kell történnie, és nem fog segítséget kapni, akkor ennek meg kell történnie - csak nem egyszerre. Nézze meg határidejét annak meghatározása érdekében, hogy mely tételek valóban sürgõsek, és mely menetrendeket lehet visszahúzni. A menedzser segíthet, és segítnie kell a rangsorolásban és a sorrendben.
6. Adjon meg egy moratóriumot az Igen kérdésre
Ez a stratégia nem segít megoldani a meglévő problémát, de kritikus fontosságú annak ellenőrzésében. Amíg a dolgok nem lesznek ellenőrzés alatt, akkor a „Nem!” Királya vagy királynője kell lennie. Ne vállaljon további projekteket mindaddig, amíg ki nem engedte magát ebből a rendetlenségből.
7. Javasoljon bérelést
Ha kipróbálta a fentiek mindegyikét, és továbbra is úgy látja, hogy úszik a feladatban, ideje lehet kérni, hogy adjon valakit a csapatához. A vállalat kultúrájától és költségvetésétől függően fontolja meg részmunkaidős, gyakornoki vagy ideiglenes segítséget alacsonyabb költségű lehetőségként.
És ha minden más kudarcot vall, tegye nyilvánosságra a tennivalók csődjét és menjen Baliba. Csak viccelsz, nem fogsz bukni. Csak egy kicsit több stressz lesz a szokásosnál, mint általában, amíg ezt kideríted - de megígérem, hogy odaértek.
