Még akkor is, ha e-mailjei nem igényelnek azonnali választ, bizonyos emberek azt gondolják, hogy megteszik.
Tehát, ha néhány órára távol vagyunk a hálózattól - talán egy orvos kinevezése vagy egy laptop nélküli találkozó miatt -, az emberek azon tűnnek, hogy vajon életben vagyunk-e (és ami még fontosabb a fejükben, miért nem vagyunk) visszatérve hozzájuk).
Ezért hasznos az OOO üzenet! Komolyan - nem csak akkor, ha nyaralunk. Segíthetnek tompítani a csapást, ha van rászoruló ügyfeled vagy hátrányos alkalmazottja, és biztosítják, hogy haladéktalanul visszatérjenek az emberekhez, még akkor is, ha csak azt mondják nekik, hogy később válaszol.
Íme hat meglepő eset, amelyek közül egyet kell használni (és a sablonokat a tökéletes professzionális üzenet kialakításához):
1. Ha utazik (munkába)
Tehát hívás alatt áll, de nem tudja felvenni a telefonját, mert nos, a stáb kísérője azt mondta neked. Az OOO üzenet használatával tudathatja az embereket, hogy megkapta az e-mail címüket, megérti, hogy ez fontos, és visszatér hozzájuk, amint földet ér.
Szia,
3. Ha rossz Wi-Fi-hozzáférési tartományban van
Semmi sem bosszantó, mint hogy megkapja a forgókereket, amikor megnyomja a Küldés gombot egy fontos e-mailben. Azáltal, hogy egy OOO-t felvált, megmutatja, hogy megpróbál reagálni, de szó szerint nem képes.
Szia,
4. Ha (hosszú) találkozóra került sor
Ha a fogorvos kinevezése délután folyik, akkor tegyen fel egy OOO-t, hogy az emberek tudják, hogy ki van hatalmazva.
Szia,
5. Ha fejjel lefelé dolgozol
Mindannyian tudjuk, hogy az e-mail komoly hatékonyságcsökkentő lehet, tehát ha az irodájában megfelelőnek tűnik, nyugodtan használjon OOO-t, hogy mutassa meg másoknak, hogy meg akarja koncentrálni, és így néhány órán keresztül nem ellenőrzi az üzeneteit.
(Mielőtt ezt megtenné, ellenőrizze a főnökét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az nem befolyásolja-e a munkafolyamatokat.)
Szia,
6. Ha munkaidő van
És ha úgy találja, hogy az ügyfelek nem tartják tiszteletben esteit vagy hétvégéjét (és a munkaköri leírásban egyértelmű, hogy akkor nem kell elérhetőnek lennie), próbáld ki ezt használni, hogy csak munkaidőben vehessék fel Önnel a kapcsolatot. Ismét megkérdezem a főnökét, hogy megbizonyosodjon arról, megengedett-e ez.
Szia,
Az OOO üzenet használata hétköznapi (de időigényes) helyzetekben nem csak megkönnyíti a kapcsolattartó összes gondját, hanem biztosítja a csillagok online jó hírnevének megőrzését. Ráadásul segít egészségesebb e-mail szokások kialakításában - mivel a bonce rájön, hogy a legtöbb e-mail nem igazán sürgős, akkor nincs szüksége egy OOO-re, hogy tudja, hogy rendben van, ha nem válaszol azonnal.
