Menedzserként a mindennapi élet tele van kommunikációval: találkozók vezetésével, e-mailek küldésével, prezentációk készítésével és az alkalmazottak íróasztalánál történő megállással beszélgetni.
De olyan elfoglalt, mint amilyennek érzi magát az interakció, valószínűleg nem kommunikál hatékonyan. A nap folyamán folytatott összes beszélgetés ellenére a csapata valójában zavart lehet prioritásainak, céljainak és feladatainak - és prioritásaik - kapcsán. És ez gyorsan kielégítetlen elvárásokhoz és észlelt teljesítményproblémákhoz vezethet.
Annak érdekében, hogy a csapat szinkronban legyen, vigyázzon az öt jelre, hogy a csapat kommunikációja ki van kapcsolva, így visszaállíthatja a beszélgetést, és visszatérhet a pályára.
1. A munka sokszorosítva van
Amikor a munkát nem megfelelően kommunikálják, általában zavar merül fel. Tökéletes példa: Amikor a vállalkozásom egy nemrégiben történt egyesülésen ment keresztül, két kommunikációs csapatnak kellett összejönnie - két igazgatóval, vezetői szinttel és munkatársakkal. Hirtelen egynek kellett lennünk.
De a hatékony kommunikáció hiányában éppen ellenkezőleg volt. Senki sem tudta, miért mások felelõsek, ezért minden csapattag folytatta azt, amit mindig tett. Szerkesztettem egy darab tartalmat a főnökömnek, míg a munkatársam ugyanazt a darabot szerkesztette a főnökének. Végül két különféle módon szerkesztett darabunk volt, és fogalmam sincs, mihez kezdjük. Megkettőztük az erőfeszítéseket, ami sok kemény munkát eredményezett, amelyet valójában nem lehetett felhasználni - mert azt már megtették.
2.… Vagy egyáltalán nem készült
A tiszta kommunikáció kulcsfontosságú, ha projektet rendel egy csapattaghoz. Nemrég volt egy főnököm, aki nagyon vágyakozó módon beszélgetett a projektekről. Hosszú, kanyargós e-mailt írt nekem, amely egy potenciális projekt feletti pletykát írt volna. „Kíváncsi vagyok, vajon erről sajtóközleményt kellene írni?” - írta. "Nem vagyok biztos abban, hogy megkaphatunk-e egy ügyfél-ajánlatot, amely működni fog."
Számomra ez azt jelentette, hogy még mindig gondolkodik rajta, így folytathatom a többi projektemmel. Számára ez azt jelentette, hogy igen, el kell kezdenem dolgozni a sajtóközleményt, és egyedül kellene kitalálnom az árajánlati helyzetet. Amikor ellenőrizte az előrehaladásomat, nem volt semmi, amit jelentenem kellett volna, mert az agyamban soha nem adott meg nekem a továbblépést.
Végül a munkát még nem végezték el, a határidőket nem tartották be, és az előrehaladás megállt.
3. A késztermék nem az, amit elvárt
Az egyik munkatársam nemrégiben gyakornokot vett fel. Még soha nem sikerült kezelnie, tehát ez volt az első ízlés a kihívásról, amikor az elvárásokat kommunikálni egy alkalmazottal. Azzal kezdte, amit szerinte meglehetősen egyszerű feladatoknak tartott, ám amikor visszakapta tőle a munkát, az még nem volt hozzá közel ahhoz, amit szerinte kért. Minden alkalommal felém fordult és megkérdezte: „bolond vagyok?”
A durva valóság az volt, hogy valami hiányzott a kommunikációban. Vagy ő, mint vezető, nem magyarázta meg világosan, mit akar, vagy a munkavállaló nem tette meg a részét tisztázó kérdések megfogalmazásában annak meghatározása érdekében, hogy mit kell szállítania - vagy mindkettő kombinációját.
Akárhogy is, az volt a felelőssége, hogy kezdeményezzen változást, hogy kommunikációjuk - és munkájuk - javuljon.
4. Csend van az egyik végén
Az egyik legbeszélőbb és leggyakoribb hiba az, ha az egyik fél uralja a beszélgetést.
Például, mint a munkatársammal kapcsolatos fenti történetben, új menedzserként jár el, projekteket jelöl ki, alkalmazotti coachingot és célokat közöl. És a munkavállaló oldalán? Rádiótilalom.
Ugyanez a helyzet is. Egyszer volt egy főnökem, aki egy másik államban volt, és hetekre (szó szerint hetekre!) Mentem anélkül, hogy hallottam volna tőle. Folytatnám a szokásos munkámat, tüzet küldök neki néhány e-mailt, alkalmanként megpróbálnám felhívni, és - semmit. A ritka egyszeri beszélgetés mellett a saját készülékeimre bíztam.
5. Nem ugyanazok a prioritások vannak
Amikor az alkalmazottak egyidejűleg több megbízáson dolgoznak (ami valószínűleg mindig is), akkor könnyebben prioritást élveznek másokkal szemben. De ha nem tisztázza céljait és prioritásait, akkor a célok és a feladatlista összehangolása az első.
Hirtelen szüksége van a legfontosabb feladat késztermékére. Fordul a kijelölt alkalmazotthoz, de ő kérdő pillantást ad neked. „Egész héten dolgoztam a másik ügyfélen. Azt hittem, erre van szüksége.
A jó kommunikáció azt jelenti, hogy a csapatban mindenki - köztük téged is - ugyanabban az oldalon van, amikor arról van szó, hogy mely projektek vannak a prioritási lista tetején, és melyek későbbre várhatnak.
Menedzserként könnyű ezeket a kérdéseket más tényezőkért hibáztatni: Az alkalmazottak alulteljesítők, nem figyelnek, vagy egyszerűen nem vágják ki őket a betöltött szerepek miatt.
De valójában nem kezdheti el hibáztatni a teljesítményproblémákat, amíg el nem hódította a nagyobb kérdést. A probléma lényege - és az a hely, amellyel meg kell kezdenie kezelni - a csapat kommunikációjában található. És menedzserként veled kezdődik. Próbáljon megjavítani a csapattal való kapcsolattartás módját, és rájössz, hogy sok más probléma is megoldódik, amelyekkel az út során általában szembesül.
