Legyünk valódi. Az a tény, hogy a Gmail lehetővé teszi a beérkező levelek öt almappába történő felosztását, csak egy dolgot jelenthet: A legtöbb e-mailt összesen rossznak tekintjük. És amikor jegyzetet küld egy kollégának, a főnökének vagy a felvételi menedzsernek, valószínűleg valahol kritikus kritériumok és a Viagra spam vagy a BuzzFeed GIF között lesz.
Szóval, hogyan gondoskodhat arról, hogy üzenetét észrevegyék és - ami még fontosabb - olvassa el? Helyezze magát a címzett cipőjébe, és ellenőrizze, hogy minden írt e-mail válaszol-e erre az öt kérdésre.
1. Miért kellene ezt megnyitni?
Tárgya az e-mail hívó fél azonosítója - meghatározza, hogy megválaszolják-e, vagy figyelmen kívül hagyják-e. Tegye konkréttá és közvetlenvé, hogy a címzett pontosan tudja, mire számíthat az üzenet. Ha keddenre szüksége lesz munkatársára, hogy visszajelzést küldjön, ne temessen egy megjegyzést az utolsó sorba. Nevezze el e-mail címét: „Válasz kedden: a mai találkozó megjegyzései” helyett „Hé” (ez megegyezik a „beszélnünk kell” üzenet e-mail üzenetével).
Ha munkára jelentkezik, használjon kulcsszavakat, például a beosztás neve vagy tapasztalata, hogy kiemelkedjen. A „Közösségi menedzser négyéves tapasztalattal” írása rövid és édes módszer a hitelesítő adatok előkészítéséhez.
2. Ki vagy te?
Ha először írsz valakinek - például egy bérleti menedzserrel vagy valakivel, akit hallottál valami eseményről beszélni, de nem találkoztak -, akkor a lehető leggyorsabban létre kell hoznia a jelentést. Például, mielőtt egy hideg e-mailt írtam egy vállalatnak a szabadúszó szabad pozíciókról, megtanultam, hogy az alapító és én is ugyanabban a főiskolán jártunk. A „Yale alum” -t mind a tárgyamba, mind az e-mail első mondatába beillesztem; Kaptam választ és 48 órán belül megbeszéltem egy interjút.
Használjon bármilyen közös alapot - iskolákat, kölcsönös barátokat vagy érdeklődési köröket, szakmai egyesületeket -, hogy tudatja a címzettekkel, hogy érdemes kapcsolatba lépni velük. Vagy ha egy nagyvállalatban dolgozik, és kapcsolatba lép egy vezetõvel, akivel már korábban találkozott, a gyors emlékeztető arra, hogy mikor és hol kapcsolódott utoljára, segíti az emlékezetét.
3. Mire van szüksége?
Ez az oka annak, hogy elsősorban írsz! Itt az ideje a nagy magyarázatnak, igaz? Még nem. Célja, hogy egyértelmű és meggyőző legyen egy vagy két mondatban. A munka során gondoljon az e-mail címére, mint egy rövid kezdeti kapcsolattartóra, amely telefonos vagy személyes beszélgetést kezdeményezhet, ha további magyarázatra van szükség.
Ez különösen igaz a hideg e-mailekre, amikor a címzett nem számít az üzenetére. Ha kávétalálkozót kíván kérni, légy konkrét, de hagyjon helyet az intrika számára. Például írjon: „Szeretném megosztani azt, amit megtanultam a tartalom marketing terén, és megtanulom, hogyan tudok hozzájárulni a jelenlegi projektekhez.” Ne feledje: Az elfoglalt emberek nem akarják, hogy az agyuk „válogatott legyen”, amit akarnak. hogy okosabbá váljon az ötletek cseréjével.
4. Mit jelent nekem?
Gondoljon az e-mail üzenetre, mint tranzakcióra: Amit a címzettjétől kíván, az annyira előnyös, amennyire az ön számára. A munka során mindannyian jóváhagyást kérünk kollégáinktól, menedzserektől és ügyfeleinktől. Hogyan segítheti a címzett ezt abban, amit kért? Légy kifejezett, olyan kifejezésekkel, mint: „Érték lehetök a csapatod számára”, „Ez segíthet tisztábban bemutatni ötleteit”, vagy akár „az ügyfelek visszajelzései azt mutatják, hogy ilyen megoldásokat keresnek”.
5. Értékelni fogja?
Ha napi sok személytelen e-mail érkezik beérkező levelek mappába, tegye kitűnővé a kis emberiség bemutatásával. Függetlenül attól, hogy kollégával vagy hideg kapcsolatfelvétellel fordul-e, arra kéri az adott személyt, hogy elgondolkodva vegye fel e-mailjét. Mutassa be, hogy értékelte az erőfeszítéseket azáltal, hogy aláírja „köszönöm” vagy „őszintén” (komolyan, a „legjobb” túl zavaró). Egy kis etikett hosszú utat jelent a kívánt válasz megszerzéséhez.
Tartsa ezeket a kérdéseket egy Post-it jegyzetben, és mielőtt elküldné, ellenőrizze az üzeneteket a velük szemben. Nem csak elsajátítja az e-mail kézműveket, hanem átkozottul jó kommunikátor lesz bármilyen profi környezetben is.
