Nem titok, hogy szinte minden szakember arra törekszik, hogy megtalálja a legjobb termelékenységi csapdákat. Akár tippek az e-mailek gyorsabb megválaszolására, akár megoldások az ütemezés hatékonyabb felhasználására, az embereknek mindenféle ötlete van, hogyan lehet lerövidíteni a szinte mindent elvégző időt.
Mindazonáltal, az összes tanács ellenére, kipróbálta-e valamelyik ilyen varázslatos termelékenységi csapdát, és úgy találta, hogy ezek a legkevésbé nem segítettek? Ha igen, itt van egy kemény igazság: Lehet, hogy rosszul csináltad őket.
Nem biztos benne, mit lehetne javítani? Íme öt módszer, amellyel összezavarhatja a közös termelékenységi csapdákat - és hogyan javíthatja meg a hibákat.
1. Túl hosszú feladatlista készítése
A szavak nem tudják leírni, hányszor mondták az emberek, hogy a feladatlista nem működik számukra. Amikor azt kérdezem, mi nem igazán szereti őket a feladatkezelőknél vagy a listáknál, a szokásos válasz valami hasonló: „Soha nem érzem magam, hogy mindent elkészítek a listán”.
Ha ez történik veled, bízz bennem, amikor azt mondom, hogy könnyű javítani.
Próbáld ezt helyette
Bár rengeteg különféle elmélet létezik a napi és a heti feladatlista hosszúságáról és intenzitásáról, jobb, ha két vagy három nagy feladat és néhány kisebb feladat van, mint egy 20 dolgok listája, amelyeket meg kell tennie napnyugtakor.
Ha még nem kezd tenned a tennivalók listáját, indítson el kicsit (csak négy vagy öt műveleti elem naponta), és egyszerű eszköz vagy alkalmazás segítségével írja le a feladatait (például a MacBook emlékeztető alkalmazását vagy csak egy hagyományos papírlistát). Mindent megteszek, ha külön lapot szeretnék tartani a MacBook emlékeztető alkalmazásomban egy későbbi időpontban elvégzendő feladatokra (helyesen „későbbi teendők” elnevezésű), így csak arra összpontosíthatok, ami a legfontosabb adott nap vagy hét. Nagyon ajánlom tenni valami hasonlót, függetlenül attól, hogy van papírlap vagy digitális.
2. A „normál” alvásrend bekapcsolása
A szakértők folyamatosan beszélnek az alvás és a lefekvés fontosságáról, de sokan, akik ezt kipróbálják, valójában úgy találják, hogy kimerültebbek, mint felfrissültek. Hogyan tudja megszerezni a szükséges alvásórákat, miközben megbizonyosodik arról, hogy az értelmes unalom?
Próbáld ezt helyette
Persze, a „korai lefekvés, korai felkelés” régi mondása néhány ember számára működik, de ez nem mindenki számára érzi magát. Tehát ahelyett, hogy megfelelne a régi normál fogalmaknak arról, hogy mi a „normál” alvási idő, keresse meg az Ön számára legmegfelelőbb rendszert és az ütemezését. Például, ha úgy érzi, hogy a legtermékenyebb a reggelenkénti órákban, vegyen be egy korábbi estét, ébredjen fel, majd a nap folyamán vegyen újabb szundikálást a nap folyamán, hogy fedezze azt az alvást, amelyet nem kap. .
Nem biztos benne, hogyan találja meg az ideális alvási időt és az alvás mennyiségét? Van néhány őrült javaslat (néhány magában foglalja magának egy távoli kabinban való bezárását elektromos áram nélkül, hogy bejuthasson a természetes ciklusba), de egy kis tervezés és néhány matematika meg tudja csinálni a trükköt. Dr. Michael Breus, álmatlanság-szakértő azt javasolja, hogy feküdjünk le ágyba hét és fél órával a felébredési idő előtt, és állítsuk be az alvási ütemtervet 15 perccel, attól függően, hogy érezze magát.
3. Zaklatás, miközben e-mailre válaszol
Az egyik legnagyobb bosszantás a szakemberek számára az e-mailek folyamatos beáramlása, és sokan elkezdték használni az időbeosztás-trükköt, hogy kifejezetten üzeneteket fogadjanak az üzenetek megválaszolására, ahelyett, hogy egész nap válaszolnának.
Annak ellenére, hogy ezt a taktikát alkalmazzák, továbbra is úgy érzi, hogy nem sokat tettél el az „e-mailek válaszolása” alatt. Mi ad?
Próbáld ezt helyette
Mi az egyik legnagyobb termelékenységi gyilkos, különös tekintettel az e-mailek megválaszolására? Egyéb zavaró tényezők. Mivel a beérkező levelek áttekintése általában unalmas feladat, könnyű ellenőrizni a telefont, vagy beszélgetni munkatársakkal, miközben ezt elvégzik. Ezek a kicsi és látszólag ártalmatlan zavarások azonban valójában költségekbe kerülnek azzal, hogy megkezdi munkáját.
Ehelyett keressen valahol csendben, hogy ellenőrizze e-mailjeit a megadott idő alatt, és kapcsolja ki a push értesítéseket és riasztásokat (és ha lehetséges, a telefont is), amíg ott van.
4. Túl szervezett
Egy nap úgy dönt, hogy rendetlenséget igénylő munkaterületre van szüksége, ezért fiókokba rakja a tárgyakat, újra bedobja az előtte lévő összes papírt, és az asztalán ülő dolgok felét dobja ki.
Pár nappal később azonban rájössz, hogy fogalmam sincs, hol van valami, és valószínűleg kiürített néhány fontos dokumentumot a tisztítási rúgás közepén.
Próbáld ezt helyette
Ha nulláról 60-ra lép két másodperc alatt, akkor zavartnak fogod érezni magát, különösen a szervezet területén. Így ahelyett, hogy teljes szakmai életét néhány órán belül teljesen megtisztította volna, dolgozzon darabokat, és több napra vagy hétre fordítson időt, hogy megszervezze magát.
Kezdje például az óriási köteg különféle dokumentumokkal, amelyek a jelenlegi munka megkezdése óta az asztalán ülnek. Mielőtt elkezdené tisztítani és kidobni a dolgokat, szánjon időt arra, hogy gondosan kitalálja, hogyan szeretné tárolni ezeket a dokumentumokat (iratszekrény? Asztali szervező?).
Ezenkívül ne dobja ki mindent, amit a „dobás” rakásba helyez néhány napig a tisztítás után, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges.
5. Túl sok alkalmazás letöltése
Vicces, hogy néha minél nagyobb hatékonyságú alkalmazásokat ad hozzá a telefonhoz vagy a számítógéphez, annál kevésbé lesz termékeny. Ez az egyik legegyszerűbb termelékenységi csapda, amelyet rosszul lehet tenni, de hihetetlenül könnyen javítható.
Próbáld ezt helyette
Kezelje a termelékenységi alkalmazásokat az Ön számára, mérlegelje az alkalmazás előnyeit és hátrányait, és készen áll arra, hogy összpontosítson az adott alkalmazás időbeli javítására.
Tegyük fel például, hogy egy nagyszerű dokumentumszervező alkalmazás piacán van. Töltsön el egy kis időt olyan alkalmazások keresésére, amelyeket az emberek ajánlanak (és nem ajánlanak), kutatjanak az alkalmazások specifikációit, és amikor végül letöltötte, ütemezze az időt arra, hogy miként hozza ki a legtöbbet ebből az alkalmazásból.
Tapasztalataim szerint, ha több időt és energiát fektetünk be egy alkalmazás egyszerre történő felhasználásába, az az eredménye, hogy nemcsak olyan alkalmazásokkal állom rendelkezésemre, amelyeket tényleg szeretek és teljes mértékben használok, hanem azt is, hogy tudom, hogyan lehet az összes szolgáltatást felhasználni az egyik alkalmazásom.
Összességében az a legnagyobb hiba, amelyet az emberek a termelékenység meghiúsításáért tesznek, nem szándékos, amikor arra gondolnak, hogyan kell ezeket használni. Feltételezzük, hogy mivel valami újat kipróbálunk, akkor maximális hatással lesz, anélkül, hogy túl keményen próbálnánk, és ez ritkán fordul elő.
Ne feledje, hogy a termelékenységi hackek segítséget nyújthatnak, de nem varázslatos démon.
