Szeretem az írást, és szeretem az összes „szabályt”, amely ehhez jár. És bár azt látom, hogy a tweetek és a Facebook-hozzászólások lemásolása, mielőtt megosztanám őket a világgal, a legtöbb ember számára kissé meglepő, gondolom, hogy van néhány írási szabály, melyeket mindannyian be kell tartanunk - különösen a munka során.
De sokan (köztük magam is) naponta megtörik őket, gyakran anélkül, hogy észrevennénk. És bár a tökéletes próza nem feltétlenül rendkívüli jelentőségű minden irodában vagy iparágban, valószínűleg van valaki - kolléga, ügyfél vagy főnöke -, aki észreveszi az írásait, és ami még rosszabb, ennek alapján megítéli a professzionalitását. .
Tehát, mielőtt újabb e-mailt készítene, vegye figyelembe a leggyakoribb munkahelyi írási hibákat, és ezek elkerülése érdekében kövesse ezt az útmutatót.
1. Túl hétköznapi írás
Példa: Thx ur visszajelzéshez, Joe! Holnap f / u.
Nagyon szerencsés vagyok, hogy egy nagyon hétköznapi környezetben dolgozom - olyan helyen, ahol dolgozhatunk (és tudunk is) papucsot viselni, és nevetségesen tömeges e-maileket küldhetünk egymás arcáról a Photoshop által készített pillanatképekről.
Ez az alkalmatlanság azonban nem minden hivatalban a norma, ami azt jelenti, hogy professzionális írásában a legjobb, ha formálisabb, mint furcsaság. Noha ez nyilvánvalóan azt jelenti, hogy megkerüljük a rövidítéseket és a szlengt, ez azt is jelenti, hogy teljes mondatokban írunk, helyes helyesírást használunk, és elkerüljük a beceneveket. Előfordulhat, hogy elég kényelmes, hogy az üzenet címzettjével kevésbé beszéljen, de az üzleti életben mindig jobb, ha biztonságosan (és profiként) játszik, mint bocsánatot.
2. Passzív hang használata aktív helyett
Példa: A csatolt dokumentumot a csapat megkapta.
Először engedjük ki ezt az útból: Passzív hang - vagyis amikor a művelet fogadója a mondat tárgya (ebben az esetben a dokumentum) - nyelvtanilag nem helytelen. De a passzív módon megfogalmazott mondatok gyakran kínosnak vagy szükségtelenül homályosnak tűnnek. Az aktív hang - amikor a mondat tárgya az, aki cselekszik - jellemzően közvetlenebb és egyértelműbb. Ezenkívül tekintélyesebbnek hangzik, és jobb módszer lehet a tulajdonjog vagy a felelősségvállalás megmutatására azért, amit tettél. („5000 dollárt takarítottam meg az ügyfelet” sokkal jobban mutatja az Ön teljesítménye, mint a „5000 dollárt takarítottam meg.”)
3. A felkiáltójel túlzott használata
Példa: Szia Bob! Remélem, nagyszerű hétvége volt! Szeretném nyomon követni az első negyedéves jelentést, és reméltem, hogy elküldheti nekem a legfrissebb tervezetet - bárhogy is, nincs rohanás! :-)
Nyilvánvalóan megértem azokat az okokat, amelyek miatt az emberek professzionális írásban boldogulnak. Könnyű lehet tévesen értelmezni az e-mail mélységét vagy érzelemét, ha nem a temperamentum nyilvánvaló megjelenése esetén, és az emberek gyakran felkiáltójelrel bírják írásukat annak érdekében, hogy bemutassák, hogy barátságosak-e. De az igazság az, hogy egyszerűen nem profi - és ami még rosszabb, fiatalkorúak is lehetnek. (Ugyanez vonatkozik a hangulatjelekre - egy mosolygó arc soha nem jut át intelligens hangon.)
Ne feledje, hogy a felkiáltójelek célja a hangsúly hangsúlyozása, és hajlamosak elveszteni a jelentését, ha túlságosan használják őket. Használja őket óvatosan, és ha kétségei vannak, egyáltalán ne.
4. Homályos tárgysorok írása
Példa: Tárgy: kedd; Testület: Szükségem lesz a Q1-jelentésre, amelyet jövő kedden mutatnak be.
Az e-mail tárgyának rövid összefoglalót kell tartalmaznia a testben levő dolgokról. Ez egy nagyon egyszerű koncepció, amelyet meglepő módon még mindig nem tudtak megérteni a munka világának nagy többsége. De ha többségünk naponta 200 e-mailt kap, és gyakran keresünk egy elakadt csomagban a keresett témákat, akkor különösen bosszantó üzleti írási hiba lehet, ha a tárgysorokat homályossá teszi.
Minden professzionális kommunikáció során a cél az, hogy a lehető leggyorsabban biztosítson egyértelműséget - és az e-mailben, amely a tárgysorral kezdődik. A fenti példában a „Q1 jelentés: Következő kedd” sokkal világosabb, mint az egyszerűen a „kedd”.
5. Első zsargon-boldogság
Példa: Meg tudja húzni az FS számokat, és ellenőrizheti, hogy párhuzamosak-e az STH számmal?
Noha azt gondolhatja, hogy az iparági vagy a vállalati szóbeszédek professzionálissá és szakembereinkké válnak, a célt meghiúsítja, ha senki sem érti meg, amit mond. Ne feledje, még ha úgy gondolja, hogy a közvetlen címzett tudja, miről beszél, az üzenete átadható másoknak, mind a szervezeten belül, mind azon kívül.
A legjobb e-mail vagy értesítés az, amely nyilvánvalóvá teszi észrevételeit (vagy kérését vagy válaszát), és a zsargon szükségtelenül eltakarja ezt a célt.
Igen, mindannyian megsértjük ezeket a szabályokat időről időre (hé, sok napom mosolygó arcot küldtem az irodák közötti e-mailen keresztül a napjaimban). És egy gyors e-mailben egy alkalmi irodában egy közeli munkatársnak, időnként? Bírság. De általában a legjobb megoldás az, ha biztonságosan játszik le, profi marad, és felülvizsgálja a munkáját, hogy ezeket a gyakori hibákat ki lehessen zárni az írásbeli kommunikációból.
Szeretné tovább javítani írását? Így válthat jobb íróvá 10 perc alatt.
