Mindannyian ott voltunk: Egy kolléga egy héttel késik a csapata előadásának részével, és azzal vitatkozik, hogy küldjön-e neki újabb újat: “Hé, utálom zavarni téged, de mikor számíthatunk erre? ”E-mail. Nem akarod durva lenni, de megnehezíti neked a saját munkájának elvégzését. És bár valószínűleg nem aggódik amiatt, hogy néz ki, gyűlölnéd, ha a menedzser azt gondolja, hogy nem érti a határidőket.
Az emberek bántalmazása a másokkal folytatott munka egyik kevésbé szórakoztató része, de mivel minden szervezett, motivált ember ezt tanúsítja, gyakran erre kényszerül, hogy elérje saját céljait. Ahelyett, hogy feltételeznénk, hogy ez egy csapatmunka részét képezi, teljesen megkerülheti azt, ha bármilyen projekt elején három dolgot hangsúlyoz.
1. Hangsúlyozd, miért adod a megbízást
Gyakran az emberek vonakodnak befejezni egy projektet, ha nem látják a maguk számára előnyt. Különösen akkor, ha úgy tűnik, mintha leülne és elvégzi, rengeteg extra időt vagy energiát igényel - vagy ha úgy néz ki, mint egy morzsoló munka, amit egy gyakornok meg tud tenni. Tehát minden alkalommal, amikor valakivel megbíz munkát (vagy alternatív megoldásként olyan emberrel való megbízást kap, akinek úgy gondolja, hogy ellazul), tegyen meg mindent, amit tudsz, hogy világossá tegye, miért gondolja, hogy ő tökéletes a szerephez.
Ez a specialitása? A jelentései mindig kiemelkednek-e az általa hozzáadott látvány miatt? Ez elősegíti-e egy olyan készséggel kapcsolatos munkáját, amely előrelépést eredményez az úton? Ha át tudja alakítani a feladatot bóknak, akkor az valószínűbb, hogy az ember meg fogja tenni, és jól el is fogja végezni.
2. Hangsúlyozza, miért sürget a határidő
Valaha észreveszi, hogy még ha arra is utal, egy kolléga, hogy valóban tényleg szüksége van valami gyors elkészítésére, még mindig időt vesz igénybe? Ennek oka az, hogy nem csak el kell magyaráznia, hogy sürgős, hanem miért pontosan így van.
Az a mondás, hogy a hét végéig el kell készíteni jelentéseket, nagyon komolynak tűnik, ám ez ritkán vezet arra, hogy az emberek gyorsabban akarnak dolgozni. Ugyanakkor az a kijelentés, hogy a jelentéseket péntekig kell elkészíteni, mivel a hétfői befektetői értekezlet - és arra számítanak, hogy a csapatod eredményeit felülvizsgálja a hétvégén - további összefüggéseket tesz a nehéz határidőhöz.
3. Hangsúlyozd, hogy ebben együtt vagytok
Az ismétlődő „Megcsináltad?” E-mailek napról napra történő továbbküldése nagyon gyorsan súlyosbodik, nem is beszélve arról, hogy a legfontosabb mikromanagernek hangzik. Ezenkívül azt az érzést adja, hogy nem bízik munkatársaiban munkájuk elvégzésében.
Ehelyett a projekt kezdetén találkozzon kollégájával, hogy reális ütemtervet állítson be a projekt kisebb részeire, valamint határidőt állítson be a végtermékre. A dátum és az idő kiválasztásával való együttmûködés hatására munkatársa úgy érzi, mintha beleszólhatna -, és nehezebbé teszi a figyelmen kívül hagyását.
Ha e három ötlet végrehajtása után továbbra is problémák merülnek fel, akkor a delegálást delegálhatja egy megosztott naptárra, feladatkezelő rendszerre vagy feladatlistara is, amely automatikus emlékeztetőket küld. Mindezekkel a stratégiákkal felfegyverkezve kevesebb időt tölt azzal, hogy két fülkébe dugja az embert, és több idő marad a munka befejezéséhez.
