Ideális esetben a munkától való távolléte (legalábbis kissé) pihentető volt. Ez a nyaralás utáni zen pedig kimehet az ablakon, miután leült, hogy megbirkózzon a beérkező levelekkel, és rájön, hogy körülbelül egymillió üzenet vár rád.
Az e-mailekre való válaszadás bármikor stresszt okozhat, de még rosszabb, ha összehalmozódnak. És érezve ezt a stresszt, akkor kitűzhet egy célt, hogy a lehető leggyorsabban átjuthasson rajta - csak az alábbiakban felsorolt általános hibák egyikének elkövetésére.
Tehát szánjon néhány percet, hogy olvassa el, hogyan lehet elkerülni őket: Megéri!
1. A válaszidő prioritása a minőség felett
Matematikai szempontból értelme van a lehető leggyorsabban válaszolni. Ha egy percet e-mailek olvasására és egy perc válaszolására tölt, akkor a listája sokkal gyorsabban fog átjutni, mint ha öt percet olvasol és öt percet válaszol.
És bár igazad van, hogy ez nem egy nap a belső hangok megvitatására a „Jól hangzik!” És az „Egyetértek” között, nem akarja csak a gyors választ adni.
„Jól hangzik” vagy „egyetértek” ugyanolyan jól működik, ha valaki megkérdezi, tetszik-e a tervük, de nincs értelme, ha konkrét kérdést tettek fel róla. Azaz, újabb e-mailt fog kapni tőlük - és tudni fogják, hogy nem olvasta el azt, amit először írtak.
A javítás
Ha van e-mail oldala, amelyen keresztül tud átjutni, és nem tudja megfékezni az ASAP megválaszolásának vágyát, másolja és illessze be az általános választ. Próbáld ki ezt: „Ma arra törekdek, hogy felvegyék az e-maileket. Ha 17:00 előtt válaszra van szüksége, kérjük, küldjön e-mailt, és tudassa velem. ”
Igen, ez egy extra lépés, de ha az első számú cél az, hogy mindenkihez visszatérj, az lehetővé teszi, hogy ezt megtegye, majd kilélegzzen, és időt vesz igénybe a válaszadásra.
2. Mindent továbbít a „FYI” segítségével
A fejedben megosztod az állapotfrissítést, így a másik személy megmondhatja, hogy mit tegyen ezután. De a címzett fejében azt mondod, hogy ezzel gondoskodtak. Alapvetően „forró burgonya” megközelítést alkalmaz az e-mailben, feltételezve , hogy a felelősség az, aki a legutóbb megkapta - ez azt jelenti, hogy jó a helytelen kommunikáció lehetősége.
Ez az oka annak, ahogy Jenni Maier, a Muse ügyvezető szerkesztője írja: „Minden egyes e-mailnek tartalmaznia kell egy következő lépést (még akkor is, ha erre„ nincs szükség válaszra ”).
Ha forró burgonya e-mailt küld, a két dolog egyike történik. Visszaadja egy kérdéssel (tehát minden, amit elvégeztél, másolatot végez). Vagy talán még rosszabb is: nem fognak semmit mondani, és mindannyian azt gondolják, hogy a másik személy az, aki megteszi a következő lépéseket.
A javítás
Vegye figyelembe Maier tanácsát és győződjön meg arról, hogy az üzeneteknek egyértelmű szándéka van. Ha valamit csak a hurok bezárása céljából küld el, ezt mindenképp rendben lehet mondani, vagy akár „hivatkozásul”. Ha pontosan azt mondatja, amit a másik személytől szeretne, akkor először tisztáznia kell, ami azt jelenti, hogy kapd meg magad, ha valóban szükséged van egy lépésre, mielőtt megosztad a haladást.
3. Válasz az általuk érkezett sorrendben
A fordított időrendi sorrendre való válaszadásra irányuló szándéka jó szándékú: Először vissza akarsz térni ahhoz a személyhez, aki a leghosszabb ideig várt. Ez azonban nem egy bölcs terv, ha a cél a lehető leghatékonyabb.
Példa: Olyan valakivel dolgoztam, aki kéthetes vakációra ment, és amikor visszatért, először válaszolt a legrégebbi e-mailekre. Ez azt jelentette, hogy követte a kérdéseimet, hogy megkérdezze, vannak-e sorrendben - mielőtt egy későbbi láncot látott, ahol kapcsolattartója megoldotta ezeket a kérdéseket számomra.
A „Megkapta ezt?” És a „Soha ne érintsd meg! Látta, hogy megtetted! ”Az e-mailek feleslegesek voltak, és ha az egész célja az, hogy gyorsan felzárkóztasd, nem akarod időt pazarolni rájuk.
A javítás
Kiváló idő ez a LIFO: Utolsó bevétel, először megközelítés számára. Mert, ahogy a Muse COO Alex Cavoulacos elmagyarázza: „Ennek a technikának az a alapja, hogy hagyjuk, hogy a régi dolgok magukkal bírjanak.”
Más szavakkal: mire megkapta az e-mailt, amelyet valaki egy hete küldött, nagyon valószínű lehet, hogy már kezelte mindazt, amit kérdezett tőled. És ha továbbra is inkább, csak később akarják a figyelmedet, hajlandó vagyok fogadni, hogy feljegyezték a visszatérési dátumot az Ön OOO-jén, és nyomon követést küldtek, amely a postaládájának tetején ült, amikor visszatért.
Ha egy hetes üzeneteket bámulsz, a kísértésed lehet, hogy csak belemerülsz. De ha elgondolkodol azon, hogy miként válaszolsz, elkerüli a gyakori hibákat, és megtakarítja magát, hogy vissza kell mennie, és válaszolnia kell rájuk. újra.
