Az e-mail, akárcsak a kommunikáció bármilyen formája, személyes dolog. Az, hogy miként ellenőrzi, kezeli és elküldi mindent, az egybélésűtől az elektronikus rakétákig, gyakran a preferencia és a szokás keveréke.
Mindemellett létezik néhány szabálytalanság, amelyet mindannyian be kell tartanunk, hogy a lehető legtöbbet hozhassuk ki az e-mail kommunikációnkból, termelékenységünkből és időnkből. Olvassa el a három általános beérkező levelekkel kapcsolatos hibát, hogy hogyan ártanak neked a munkahelyen, és hogyan változtassa meg a jobb e-mail kezelést.
1. hiba: Ha e-maileket hagy a Beérkező levelek mappában
A legellentmondásosabban kezdem: az összes e-mailt a beérkező levelek mappájába hagyom. Tudom, hogy úgy gondolja, hogy ugyanaz, függetlenül attól, hogy e-maileket hagy a beérkező levelek mappájában, miután foglalkozott velük, vagy sem, de az agyad különbséget kér. A Princetoni Idegtudományi Intézetből származó, 2011. évi tanulmány megállapította, hogy "ha a környezete rendetlen, a káosz korlátozza a koncentrálódási képességét". Ez igaz a virtuális környezetre is; minél több e-mailt látsz - még azokat is, amelyek már nem számítanak - annál több időt tölt az agy tudatosan tudatosan rájuk gondolkodva.
A kutatás azt sugallja, hogy a beérkező levelek rendetlenségének csökkentése révén kevésbé lesz figyelmen kívül hagyva, termelékenyebb és jobban képes az információk feldolgozására. Ha ez nem jó ok arra, hogy ezeket a 3679 régi e-mailt a beérkező levelek mappájába helyezzük, nem tudom, mi az.
Hogyan lehet változtatni
A postaládáját csak az új levelekhez használja. Ha elkészült egy e-maillel, akkor azt archiválni, letölteni vagy törölni kell (lásd alább, hogy mikor kell használni). Mindig később bármilyen e-mailt kereshet.
2. hiba: törlés, amikor archiválnia kell vagy iratkoznia kell (és a Vers alelnöke)
Tehát most, hogy a beérkező leveleket csak új levelekhez használja (hurray!), A kérdés a következő: Mit kell tennie az összes e-maillel, amelyen dolgozol?
A lehetőségek: a) törlés vagy b) fájl a megfelelő mappában (vagy archívum, a Gmail felhasználók számára). Sokan elkövetik azt a hibát, hogy túl messzire mennek a szélsőségekre: vagy törölnek minden üzenetet, vagy megőrzik őket. Az igazság az, hogy az egészséges egyensúly a legjobb megoldás. A nem szükséges e-mailek felhalmozása hozzájárul az e-mail fiók tárhely-kvótajához, és megnehezíti az e-mailek megtalálását, amelyeket meg akarta őrizni, amikor rájuk keres. És túl törli? Lehet, hogy olyan lesz, mint egy barátom, aki törölt egy repülési visszaigazoló e-mailt, és szinte elmulasztotta repülését.
Hogyan lehet változtatni
Ha elkészült egy e-maillel, szánjon két másodpercet arra, hogy gondolkozzon-e újra a hozzáféréssel a jövőben. Ha nem: Ideje törölni. Ha igen: archiváljon vagy tároljon!
3. hiba: A Beérkezett üzenetek mappa használata feladatlistaként
Azoknak az embereknek, akik nem szeretik a tennivalók listáját, egy egyszerű megoldás (vagy úgy gondolják) a beérkező levelek mappájának használata. Most, amikor a szokásos e-maillel kapcsolatos feladatokról van szó, mint például: „Válasz Jerry e-mailjére a találkozókról”, azt hiszem, hogy ezek az emberek halottak. Ezeknek a feladatoknak egyáltalán nem szabad szerepelniük a tennivalók listájában, csak a szokásos üzleti tevékenység részeként kell megválaszolni őket.
De valódi feladatokhoz, például „Új ügyféllel kapcsolatos javaslat létrehozása” vagy „Irodai bérleti díj fizetése”, határozottan javaslom, hogy keressen egy ön számára működő tennivalók listáját, és ragaszkodjon hozzá. Miért? Mert ha a legfontosabb feladatokat minden nap elvégzi, meg kell tudnia rangsorolni és koncentrálni a teendők listáját. A beérkezett üzenetek listájának használata feladatlistaként más emberek kezébe hozza az idejét. Minden új e-mailhez újabb teendők vannak, akár tetszik, akár nem. Ha azonban egy feladatot tudatosan hozzá kell tennie a tennivalók listájához, akkor ez egy esély arra, hogy meghatározzuk, vajon tényleg ezt kell-e most tennie, más munka helyett.
Még mindig nem vagy meggyőződve? Jill Duffy, Leo Babauta és Jesse Garner szintén kiváló eseteket hoznak erre.
Hogyan lehet változtatni
Menj át a beérkező levelek mappájában, és húzzon ki minden cselekedetet. Ha ez volt az egyetlen, ami miatt az e-mail beérkezett üzenetek méltóak, archiválhatja, fájlként mentheti vagy törölheti az e-mailt. És rendben van, ha valóban ragaszkodik ahhoz, hogy a beérkezett üzeneteket teendőkként használja, próbálkozzon a Postafiókkal, egy olyan alkalmazással, amely segít az e-mailek átalakításokká alakításában, és kiszabadítja azokat a beérkezett üzenetek mappájából.
