Rengeteg tipp található arról, hogyan lehetne produktívabb - a szabályokat követve a hatékonyság növelése érdekében, a részletekig, amelyeket szem előtt kell tartanunk, hogy megmentsük a munkaidőt és így tovább.
De melyik tipp valóban kipróbált és igaz - és melyik csak zaj?
Egy hónap múlva kipróbáltam négy általános termelékenységi tippet (és egy szórakoztató bónusz trükköt), a DeskTime időkövető szoftver használatával, hogy megmérjem, hogyan befolyásolták ténylegesen a termelékenységemet. E kis kísérlet szerint a legnépszerűbb tippek némelyike kissé túlbecsülhető lenne, míg másoknak nyilvánvalóan van valami varázslatos képessége, hogy segítsenek a dolgok elkészítésében.
Itt van, amit megtanultam - és hogyan lehet alkalmazni azt a saját munkájában.
1. tipp: hagyja abba a multitasking szolgáltatást
Ennek a módszernek az a fő gondolata, hogy egy feladatra összpontosítson egyszerre, elkerülve, hogy több dolgot egyszerre végezzen. Tanulmányok és kísérletek azt mutatták, hogy az elménk akkor működik a legjobban, ha egyetlen feladatra koncentrálunk, amint azt Daniel Patrick Forrester a Bloomberg Businessweekben megjegyezte. Ugyanakkor azt is megjegyzi, hogy ez az egységes feladat-megközelítés nem olyan, ami természetesen jön létre, és gyakran ki kell képeznünk magunkat a multitasking leállításához.
Hogy ment?
Az első napon felfedeztem ennek a módszernek a fő hátrányát: Ez vezet a perfekcionizmus hajlandóságához. Ennek eredményeként sok időt pazarolhat a részletekre, amelyek akadályozhatják hosszú távú termelékenységét.
A módszer két másik hátránya kiszűrt aznap a héten.
Először is, egyetlen feladatra összpontosítva egyszerűnek tűnhet, de nem az. Zárhatja be a laptop összes füleit, és csak a kapcsolódó feladatot hagyhatja nyitva, de az agyad nem csinálhatja ugyanazt a dolgot - az összes többi tennivaló folyamatosan lebeg a háta mögött.
Másodszor, ez a módszer a legszélsőségesebb értelemben az összes többi feladat teljes kizárását jelenti egy egész napra, amely unalmasá válhat. Számomra az ésszerű multitasking az, ami dinamikát ad a munkanaphoz, és segíti az érdeklődést.
Hatékonyság: 77%
Személyes elégedettség: 2/5
Következtetés: Ha nem tud elkerülni a multitasking feladatot, akkor egyszerre végezzen különféle feladatokat. Csak ne próbáljon meg sokat tenni egyszerre - a tanulmányok azt mutatják, hogy ez az agyad összehúzódhat, és valószínűleg nem akarja, hogy ez megtörténjen.
2. tipp: Gyakori szünetek
A fő gondolat az, hogy a nap folyamán a szünetek segítenek visszatérni a munkához nyugodtan és energiával, és így több dolgot csinálni. A tanulmányok arra utalnak, hogy számos optimális munka-szünet arány létezik, de végül nem igazán számít, hogy betartja-e az 52:17 szabályt, vagy szünetet tart 90 percenként, mindaddig, amíg néhányszor elhagyja az íróasztalát egy nap.
Hogy ment?
Minden hétfőn ment a tervek szerint; gyakran törve, elég tisztességes mennyiségű feladatot fejeztem be, amelyek szerepeltek a teendők között.
De aztán eljött a második nap, és úgy éreztem, kényszerítenem kellett magam, hogy elhagyjam az íróasztalot. Sőt, egyre nehezebb visszatérni a pályára ezen kötelező szünetek után. Miután a következő napokban is ugyanaz a probléma merült fel, végül megváltoztattam az egész megközelítést: Ahelyett, hogy minden órára kényszerítettem magamat, minden alkalommal szünetet tettem, amikor elvégeztem a feladatot, vagy egyszerűen beragadtam. Ennek eredményeként voltak olyan esetek, amikor egy órában három szünetet tartottam, és alkalmanként öt órás „munkamaratont” végeztem pihenés nélkül. De működött; A dolgokat egyenként megcsináltam anélkül, hogy túlmunkáltam volna, és ez volt a lényeg.
Hatékonyság: 75%
Személyes elégedettség: 4/5
Következtetés: Vessen egy kis szünetet, amikor csak szüksége van rá, nem akkor, amikor kéne.
3. tipp: Hozzon létre egy teendők listáját kezelhető feladatokkal
A teendők listájának létrehozásának különféle módjai vannak. Ennek a konkrét listanak az elképzelése az egyes feladatok felosztása a végrehajtható lépésekbe, amelyeket meg kell tennie a projektek végrehajtásához. A termelékenységi guru, David Allen azt javasolja, hogy a listán szereplő minden tételt egy igevel kezdjen el, hogy konkrétabbá tegye szándékait. Például ahelyett, hogy egyszerűen felveszi az „ügyféljelentést” a listájára, részletezze a részt vevő műveleti elemeket: gyűjtse össze az adatokat, elemezze az adatokat, írja a jelentést és így tovább.
Ezután ezeket a feladatokat a valóban megvalósítható módon kell elosztania. „A napi tennivalók listáját olyan kis feladatokból kell összeállítani, amelyek teljesítése legfeljebb néhány órát vesz igénybe” - írja Cody Wheeler a Lifehack számára .
Hogy ment?
A módszernél jó az, hogy termelékenynek érzi magát. A tennivalóim hossza valójában csökken, és nagyon motiválónak érezte magát. Ezenkívül ez a módszer engedte megfigyelni a kisebb dolgokat is, amelyeket a teljes projekt részeként tettem, például egy blogbejegyzés keresési irodalmát, amely általában rengeteg időt vesz igénybe, de nem ad azonnali eredményeket, amelyeket mindenki láthat.
Noha a feladatok végrehajtható lépésekre bontása valószínűleg a leghatékonyabb módszer, amelyet kipróbáltam, a listát okosan kell létrehoznia; nem foglalhatja magában minden apró fikarcnyi tervét, még akkor is, ha erre a projekt befejezéséhez szükség van. Ez egyszerűen feleslegessé teszi a listát.
Hatékonyság: 80%
Személyes elégedettség: 5/5
Következtetés: Vágja le a listáját napi legfeljebb hat vagy hét konkrét, végrehajtható feladatra. Az a feladat, amely kevesebb, mint 10 percet vesz igénybe, nem jogosult a listára.
4. tipp: Kezdje a legfontosabb feladattal
Ennek a módszernek az az ötlete, hogy kezdje a nap legfontosabb feladatával, amikor teljes mentális energiája van, majd a nap folyamán és sokkal könnyebben elvégezze a könnyebb feladatokat. Rachel Gillett a Fast Company számára írt cikkben javasolja:
„Határozza meg azokat a feladatokat, amelyek fontosak, és teljes szellemi képességeit igényli, amelyeket elhagyott a nap végéig, amikor a mentális tartalék alacsony. Miután azonosította ezeket a feladatokat, reorganizálja a rutinját úgy, hogy a nap első órájában folyamatosan dolgozhasson rajta. ''
Hogy ment?
Számomra ez nem egészen úgy ment, mint Gillett. Reggelente egyszerűen szükségem van egy kis időre, hogy bekerüljek a munkafolyamatba. Meg tudnék csinálni néhány mindennapi feladatot, de nem feltétlenül olyan, ami „teljes szellemi képességemet igényli”. Tehát másfél napig küzdöttem ezzel a módszerrel, amíg feladtam, hogy végre végre tudjak dolgozni.
Hatékonyság: 66%
Személyes elégedettség: 1/5
Következtetés: Keresse meg termelékenységi csúcsait (a DeskTime erre a célra „termelékenységi skálát” használ), majd ütemezze prioritási feladatait ebben az időben. Reggel nem feltétlenül kell az első dolog - csak amikor a fő ideje van.
Bónuszos tipp: 2 sör a kreativitásért
A Chicagói Egyetem által készített tanulmányban a kutatók megállapították, hogy az enyhe alkoholtartás fokozhatja termelékenységét kreatív feladatok elvégzéséhez. Noha a kávé bizonyítottan segíti az egyszerű feladatok elvégzését, a 0, 07 vér-alkoholtartalom (ami két sörnek felel meg) bizonyította a kreatív feladatokat.
Hogy ment?
Hetekig elkéstem egy cikk írását - egyszerűen nem tudtam bejutni a folyamatba. Tehát egy délután az utolsó mért kísérlethez fordultam. Megteltem az első sört, aztán visszamentem a számítógéphez, hogy dolgozzam, és véletlenül kortyojtam a második sört.
Az első sör csodákat tett; azonnal szavak hullottak, ötleteket tettek közzé, és az oldalak gyorsan kitöltődtek. Úgy tűnt, hogy a sör kikapcsolta az önkritikát, és kinyitotta az ajtót kreatív írásom számára.
A második sör azonban hiba volt; miközben kortyogtam, a koncentrációs képességem gyorsan szétesett.
Hatékonyság: Nos, elvégezték a munkát, igaz?
Személyes elégedettség: 5/5
Következtetés: Sörfőzése nagy dolgokat tett az ötletek papírra juttatására, de ne várja el, hogy később bármit is megtehessen. Egy sör teljesen elegendő lett volna a toleranciámhoz.
