Elkészítette azt, amit tökéletes e-mailnek tart. Barátságos, de nem túl barátságos. Jól szervezett, félkövér szakaszokkal és golyópontokkal. Még egy imádnivaló hangulatjelet is dobott a jó mérés érdekében.
Megnyomja a „küldés” gombot a remekművön, és várja meg, amíg az elkerülhetetlen válaszok elkezdődnek. Mindent hallottál erre a tökéletesen csiszolt üzenetre válaszul? Tücskök - és az agyában visszhangzó saját frusztrációod.
Mi ad? Úgy gondolta, hogy betartotta az összes kipróbált és igaz e-mail szabályt. Négyszer ellenőrizte, hogy a megfelelő címzetteknek küldte-e meg. Még át is olvasta a 800-as alkalommal, hogy megbizonyosodjon arról, hogy semmit nem lehet rosszul értelmezni, mint durva vagy passzív agresszív. Szóval, miért kapsz csak rádiócsendet cserébe?
Lassítson - valószínűleg túllépte. Valójában előfordulhat, hogy e-mailje túl hosszú .
Túl hosszú?
Izgatott vagy, amikor olyan sűrű e-mailen keresztül kell sétálnia, amely kézi görcsöt ad neked a görgetésből? Valószínűleg nem. Valószínű, hogy a címzettek ugyanúgy érzik magukat.
A Boomerang e-mail kiterjesztésével végzett kutatás szerint az ideális hosszúság valahol 50 és 125 szó között van. Az ebben a tartományban lévő üzenetek 50% feletti válaszadási arányt adtak.
Pontosan hogyan néz ki ez a hosszúság? Nézz vissza a „Túl hosszú” pontra, és állj meg itt a szemed. Ez 87 szó, ami az a sáv, amely annak a tartománynak a közepén van, ahol szeretne lenni.
Boomerang úgy találta, hogy a válaszadási arány csökkent a 125 szót tartalmazó e-mailek 50% -áról az 500 szót tartalmazó e-mailek 44% -ra. Olyan üzenetekhez, amelyek hihetetlen 2500 vagy több szó voltak? A válaszadási arányok valódi orvosi irányt vetettek fel - 35% alá.
Látod mire gondolok? Azok a hosszú szemű üzenetek, amelyeket már kigúnyoltak, valószínűleg könnyeket fognak okozni az embereknek. Jobb, ha a dolgokat rövidnek tartja (de nem túl rövid - elvégre az 50 szó fölött akar maradni).
Hogyan csökkentheti az e-maileket
"De minden, amit mondok, nagyon fontos" mormog ön magaddal. Bízz bennem, értem - magam is nagyon szavakkal író lennék. Mivel azonban az élő betűkkel húrok, megtanultam néhány trükköt és taktikát, amelyek segítenek a hosszúság ellenőrzésében.
1. Keresse meg vesszőket
Ez az egyik kedvenc trükk, amelyet használok, amikor tudom, hogy le kell vágnom néhány írást. Áttekintem az egész darabot, miközben a szemem hámozva maradjak vesszőktől. Noha gyakran felvehetők a listákba, sok rövid bevezető mondat után megtalálja őket (nagyon keveset használtam már ebben a cikkben).
Amikor megpróbálja tartani a dolgokat rövidesen, ezeket a mondatokat könnyen eltávolíthatja - az általános üzenet feláldozása nélkül. Az olyan mondatoktól kezdve, mint: „Csak egyértelművé”, „Ha esetleg kíváncsi volt”, egészen egy egyszerű „mondani sem kell” mondattól felesleges minősítők, amelyek csak értékes ingatlanokat vesznek igénybe.
2. Távolítsa el a mellékneveket és az határozószavakat
A virágos melléknevek és a haszontalan melléknevek törlése kellemetlenen hosszú e-mailből abszolút rövidebbé válhat. Szeretne egy példát? Távolítsa el őket az első mondatból, és így marad: „Ha mellékneveket és mellékneveket töröl az e-mailből, rövidebbé válhat”.
Igen, kis barátságot és beszélgetési hangot hozhatnak az üzenetekbe. De ha csökkenteni szeretné a szavak számát, ezeknek kellene lennie az első dolgoknak. Végül is teljesen lehetséges rövidebb e-maileket írni anélkül, hogy hideg vagy durva lenne.
3. Finomítsa a hangsúlyt
Ha mindkét lépést átlépte, és még mindig meghaladja ezt a 125-szót tartalmazó korlátot, akkor megpróbálhat túl sokat fedezni. Jobban szeretné felosztani a dolgokat különböző, rövidebb üzenetekre?
Ahelyett, hogy az egész csapatot elbocsátaná, amelyben tárgyalja a közelmúltbeli projekt részleteit, ötleteket kér a vállalati piknikre, és arra is emlékezteti mindenkit, hogy a főnöke születésnapja közeledik, válasszon egy témát, és maradjon rajta. Az e-mail nemcsak rövidebb lesz, hanem szervezetesebb is.
Vedd el tőlem, tudom, hogy az írásaid lerövidítése nem mindig könnyű feladat - oka van annak, hogy William Faulkner „kedvesed megölésére” nevezte.
Ha továbbra is igyekszik elkerülni a Háború és Béke írását, kérdezd meg magadtól: Ha ez a téma annyira tömeges, akkor az a legmegfelelőbb az e-mailekhez? Vagy fel kell vennie a telefont, ütemeznie kell egy találkozót, vagy akár létre kell hoznia egy Google-dokumentumot, ahol mindenki együttműködhet - ahelyett, hogy eltömnéne mindenki beérkező leveleit?
Ha ezt az előzetes megfontolást figyelembe veszi, a fenti három tippel együtt, az azt jelenti, hogy e-mailjei rövidek, lényegre törnek, és - ami a legfontosabb - válaszoltak.
