Néhány nap alatt semmi sem bosszantó, mint az e-mailekkel való rossz kommunikáció. Időt tölt egy átgondolt üzenet összegyűjtésével, és a következők egyike történik:
- A másik személy visszahív egy gyors választ, amely felteszi a kérdést, ha még a te oldaladat is elolvassa.
- Valami rejtélyeset írnak, így fogalmam sincs, mit gondolnak.
- Egyáltalán nem válaszolnak.
Ezen a ponton készen áll arra, hogy teljes mértékben esküszjön az e-mailekre - és az egyetlen dolog, amely megállítja, az az, hogy tudod, hogy ez teljesen irreális.
Tehát itt van időnk jobb kihasználása: Nézze át, amit írt, és nézd meg, vajon okozhatja-e ezt az eseményláncot.
Nem azt mondom, hogy rosszul érezzem magad (és valószínűleg az is lehet, hogy értéktelen választ kapsz a saját hibája miatt).
Érdemes azonban megvizsgálni, hogy mit küld ki; mert ha meg tudja találni az üzenetek megerősítésének módját - hirtelen sokkal nagyobb az esélye annak, hogy visszatérjen ahhoz, amire szüksége van. És olyan egyszerű, mintha úgy teszünk, mintha a címzett lenne, és felteszi a következő két kérdést:
1. Miért kapom ezt?
Tény: Az átlagos ember munkanapja 1/3-át tölti az e-mailek ellenőrzésével. És tehát nem minden üzenet fogja felhívni a figyelmüket teljes mértékben. (Gondolj bele: hajlamosak-e csak azoknak a csoportos e-maileknek a megcáfolására, amelyek mindenkinek szólnak?)
Teljesen jó, ha általános frissítést vagy FYI-t küldünk válasz nélkül. Mivel azonban léteznek ilyen típusú üzenetek, amikor egy meghatározott személynek küldött és e-mailt küld egy meghatározott okból, ezt egyértelművé szeretné tenni - és gyorsan.
Ennek bármilyen egyszerű módja az, ha feltesz egy világos kérdést, és tedd fel a tetejét. Vegyük figyelembe a következő két példát:
1.opció
2. lehetőség
Legjobb,
Mint tudod mondani, a második verzió csak a nyitó sorban különbözik, de azonnal világossá teszi, hogy ez nem csupán egy általános, nyomon követést nem igénylő frissítés. Azáltal, hogy a jegyzetet célozza (ahelyett, hogy csak megkötné azt), megkönnyíti munkatársa számára, hogy észrevegye, hogy hallani akar tőlük, mielőtt továbbmozdulna.
2. Mit tegyek tovább?
A „Szeretném, ha a második változásról gondolkodnék …” gondolata a második célkitűzést is teljesíti. Azt is elmondja az olvasónak , hogy pontosan mit keres: visszajelzést adott pontról.
Nem tudom ezt elég hangsúlyozni, mert a másik személy következő lépésének kiemelése kulcsfontosságú a keresett válasz megszerzéséhez (és ez megtakarít attól a kellemetlen pillanattól, amikor szüksége van rá, rengeteg ötletet kap a valami, amit már eldöntötted).
Minden elküldött e-mailben szerepelnie kell egy ilyen sornak:
- Szeretném, ha gondolatait látnád / Mit gondolsz?
- Szükségem van arra, hogy előre lépjek.
- Csak ezt küldöm az ön tájékoztatására: Nincs szükség intézkedésre.
- Meg akartam osztani, csak így lesz frissítés.
- Küldheted vissza a bejelentését?
A jól megírt e-mailek elősegíthetik a termelékenységet, mivel megtakaríthatják a találkozóktól és a telefonhívásoktól, amelyeket néhány rövid bekezdéssel elvégezhetett. Ahhoz, hogy még hatékonyabbak legyenek, ne felejtse el szem előtt tartani, hogy mit gondol a másik ember, amikor megkapja őket, és azonnal válaszoljon a kulcskérdéseire.
Arra ösztönözte, hogy még több módot találjon az e-mailek javítására? Itt van három cikk, amelyet érdemes megnézni:
- 10 módszer jobb e-mailek írására
- Szerkesztő útmutató a nevetségesen jó e-mailek írásához
- Meglepő trükk e-mailek írására, amelyek választ kapnak
