Tudod, hogy megy. Megfelelő üdvözlettel küldi el a főnökének, kollégádnak, ügyfelének vagy HR igazgatójának az e-mailt. Keresztül vesszük a Ts-t, és megcépeljük az Is-et, és az üzenetet olyan hivatalos aláírással zárjuk le, mint „Legjobb” vagy „Üdvözlettel”.
Az e-mail címzett ugyanazzal a alaki követelménnyel válaszol, egy általános üdvözlettel megcélozza Önt, majd néhány grammatikusan helyes bekezdést kiír, mielőtt a jegyzetet hasonló aláírással csomagolja; Talán ez „Üdvözlet” vagy a hétköznapiabb „Cheers”.
Mivel ez az üzenet válaszát igényel tőled, továbbra is azzal folytatja a játékot, amellyel professzionálisnak tartja - írja be a teljes üdvözletet (újra), összeállítja az üzenet törzsét, majd az „A legjobbat” végződik. Ezt továbbra is többször és hátrafelé hajtja végre, bár végül teljesen értelmetlennek és kissé kínosnak tűnik.
Hacsak nem dolgozik egy szuper merev vállalati irodában, ahol még a felkiáltójeleket is rontják, akkor meg kell birkóznod a hivatalos beszéd levetésével, különösen, ha a fõnökkel vagy kollégákkal a munkanapon keresztül való kapcsolattartás gyakori.
Amint természetesnek tűnik a „Helló” szórakozási lehetőségek és a felesleges „Köszönöm” búcsúk megsemmisítése. És annak érdekében, hogy valóban jól érezzem magam, ha tényleg ezt teszem (és nem úgy, mint egy etikett szörnyeteg), néhány iránymutatást kidolgoztam.
1. Nyugodtan kövesse Suit
Bár kísértés lehet, hogy formalizálja az összes csereprogramot, ha ez az, amellyel megszoktad, vagy azért, mert ez az, amit tanítottak, sok idő alatt ez csak nem szükséges. Vigyázzon a munkahelyi útmutatásokra, különben csak ki fog lépni. Ha a főnöke egy e-mailt küld neked, csak egy megjegyzéssel látja, hogy megnézte, érdekli-e, és egy hivatalos üzenettel válaszol, megígérem, hogy nem nyer semmilyen brownie-pontot - csak eltömődik fel a postaládájába, és figyelmen kívül hagyva, hogy a csapata hogyan kezeli az alkalmi leveleket. Vagy ha kollégája alkalmi módon kezdett veled kommunikálni (anélkül, hogy névvel fordult volna hozzá vagy hivatalos aláírást tartalmazna), akkor fogadja el ezt a jelét, hogy természetben reagáljon.
2. Kapcsolja be (attól függően, hogy kivel beszél)
Nem számít, hogy az utolsó főnöke világossá tette-e, hogy az informális hangzás elfogadása elfogadhatatlan; már nem dolgozol érte. Figyelembe véve azonban egy óvatos szó, csak azért, mert elérte azt a pontot, ahol a "legjobb" -ot elveszi a menedzserrel, nem azt jelenti, hogy teljes mértékben törölnie kellene a szót a szókincséből. Ha rendszeresen beszél valakivel, akivel még soha nem találkoztál, és a kapcsolatok formálisabbak, mint nem, ne habozzon annyira gyorsan, hogy aláírja anélkül, hogy megfelelő zárást tartalmazna, különösen, ha a kerítésen áll, hogy miként járhat tovább. Az óvatosság hibája mindig helyes tanács.
Tudd ezt: A váltás nem csak a különböző emberekre vonatkozik. Még akkor is, ha hivatalosan egy emberrel folytatódik a levelezés, akkor bemehet a téma húsába, amikor egy elemet egy hosszú e-mailes szálon tárgyal, ahelyett, hogy bármilyen üdvözlettel vagy aláírással zavart volna.
3. Fontolja meg az időzítést
Ha egy hétig nyaralni megy, és visszatér az irodába, és felteszi a kérdést egy olyan főnökével, akivel még nem beszélt vagy látott, mióta elmentél, valószínűleg a legjobb, ha ezt az első e-mailt egy olyan örömmel veszi kezdeni, mint például „Jó reggelt”, „Remélem, hogy jól jöttél”, vagy ha a menedzser volt a nyaralása alatt, „Üdvözöljük vissza” - még akkor is, ha Ön és a felettese általában kihagyják az üdvözletet vagy a kis beszélgetést. A határidők megszűnése a külső ügyfelekkel vagy gyártókkal folytatott csere során is fontos. Ha hetente egyszer vagy csak havonta néhányszor tartózkodik a kapcsolattartásban, akkor célszerű lehet, ha a bevezető bevezetés és a megfelelő záró aláírás után egy idő elteltével elindítja az eredeti üzenetet.
A havi kapcsolattartó részleg az osztály egyik vezető tagjával szintén megkövetelheti, hogy konzervatívabb módon hajtson az írás felé. Ha ez az első üzenet pár nap alatt jelentős oda-vissza eredményeket eredményez, akkor valószínűleg jó a formális tényező csökkentése, különösen, ha a másik fél ezt megtette.
Végül meg kell határoznia a kimenő üzenetek hangját és szerkezetét. Egy dolgot el tudok mondani neked, én személyesen soha nem találtam problémásnak, ha valakivel, akivel rendszeresen beszélek, úgy dönt, hogy elhagyja a szokásos nyitást és bezárást; Valójában kissé megkönnyebbülésnek tartom, hogy elmondhatjuk azt, amit online kijöttünk. Az e-mailekhez való hozzáférés gyakran csak egy pontnak felel meg - és az én zavarom az, hogy tudod, mikor kell megszabadulni a alaki követelményektől.
