Mint mindeddig valószínűleg mindenki tudja, hatalmas e-mail geek vagyok. Akár tudni akarja, hogyan tudja megszervezni a beérkező levelek mappáját, törölje azt a hétvégén, vagy egy teljes tavaszi takarítást végezzen, én vagyok az ön gazemberek. De van egy dolog, amelyről még nem beszéltünk: Hogyan kell kezelni az egyes e-maileket, amikor beérkeznek.
Itt van a gombóc. A beérkező levelek mappájának ellenőrzésének legjobb módja az, ha döntenek arról, hogy mit tegyen az egyes e-mailekkel, amikor először látja az e-mailt, ahelyett, hogy csak rápillantana, és megígéri, hogy később foglalkozik vele. Ennek két előnye van: Gondoskodik arról, hogy a beérkező levelek magukban nem váljanak rendetlen rendetlenségbe, és időt takarít meg, mivel nem kell egyszerre ugyanazt az e-mailt megnéznie.
Nehéznek hangzik, de nem - csak néhány tervezést és néhány egyszerű kérdést igényel. Kezdjük el.
Válasszon egy időt
Először: hacsak a munkája nem követeli meg az e-mailek azonnali reagálását, azt javaslom, hogy minden új leveledet napi néhány alkalommal vegye át. Ez az idő minden nap eltérő lehet, csak szándékosnak kell lennie: Például ma 9-10-ig félreteszem a postaládám átlépését, majd 4-5-től ismét megnézem. Közben megkeresem a fontos e-maileket, de a többieket figyelmen kívül hagyom.
Tudom, hogy ezt nehéz megtenni (és igen, tudtam, hogy egy GIF-re kattintasz!), De ha betartja ezt az ütemezést, rájön, hogy a beérkező levelek áttekintése sokkal kevésbé felel meg. Nem is beszélve, hogy nagy darabjai vannak időre, hogy valóban eljusson a valódi munkához.
Kérdezd meg magadtól ezt
A következő lépés a beérkező levelek áttekintése, az egyes e-mailek egyenkénti elolvasása, és az egyes üzenetekre feltett magadnak a kérdés gyors listájának felvitele:
1. Kell-e kapnom ezt az e-mailt?
Tudom, hogy úgy hangzik, mint egy törött lemez, de ezt minden alkalommal fel kell kérdezned magadtól. Ez egy jó emlékeztető a leiratkozáshoz, a kiszűréshez és a magának a nem szükséges listákból és hírlevelekből eltávolításához. Az e-mailek csökkentése mindig nyereség a könyvemben.
2. Erre egyáltalán kell válaszolni?
Meglepő módon a válasz nem mindig igen. Ha ez egy információs e-mail vagy egy csoportos e-mail, amely nem igényli a válaszadást, olvassa el, vegye figyelembe minden hasznos információt, majd archiválja vagy tárolja.
3. Vajon a megfelelő ember vagyok-e ezzel foglalkozni, vagy el kellene adnom?
Hasonlóképpen, ne felejtsd el, hogy nem kell viselnie a mindent, amit tőled kértek. Tudod, hogy mire gondolok: Azok a számok, amelyeket addig húztál, amíg fel nem vették junior elemzőt, de ahelyett, hogy a főnöke folyamatosan kér téged, az utazási ütemezés, amelynek valójában egy másik osztályon kellene átmennie, a számok ropogtak, amelyeket felkérnek annak ellenére, hogy nem szerepel a munkaköri leírásban. Adja át ezeket a perifériás feladatokat a megfelelő személynek, és nemcsak a beérkező levelek mappáját törli, hanem több időt hagy a fő feladat elvégzésére.
4. Szükségem van-e információra valaki mástól a válaszadás érdekében?
Ha itt a válasz igen, kérdezze meg az adott személytől az információt most, hogy el tudja helyezni az e-mailt a lemezen. Érdemes válaszolnia, ha tudatja a feladót, hogy dolgozik rajta, és jegyezze fel, hogy néhány napon belül jelentkezzen be a várakozóval. Időközben küldje el az e-mailt, vagy használja a Boomerang felhasználásával, hogy a megfelelő időben visszakapja a postaládájába.
5. Most válaszolhatok-e az e-mailre - kevesebb, mint 5 perc alatt?
A legtöbb ember itt utazik fel. Nagyon sok e-mail nem igényel kiegészítő információt tőled vagy bárki mástól, és elég gyorsan megválaszolható. Ebben az esetben azonnal válaszoljon az e-mailre; ezzel megtakaríthatja az újraolvasás, a feldolgozás és a második alkalommal való gondolkodás idejét. Bónusz: Minél hamarabb válaszolsz egy e-mailre, annál elfogadhatóbb a szuper rövid válasz.
6. Sürgős?
A sürgősség sajnos a kezedben van, tehát ha az e-mail sürgős, döntse el, hogy most foglalkozik-e vele, vagy vigyázzon rá, amikor elkészült a beérkező levelek eltávolításával. Az utóbbi mellett foglalkozom, mivel egy kicsit megszakítja a lépésed, ha az egyes e-maileken néhány percet töltesz az egyetlen kérdésre.
Dolgozzon a többivel - az Ön feltételei szerint
Mi lesz a többivel? Ha az e-mailnek öt percnél hosszabb válaszra van szüksége, és nem sürgõs, döntse el, mikor lehet a legjobb alkalom az üzenet kezelésére.
Az e-maileket általában olyan levelekkel foglalkozom, amelyek hosszú írásbeli választ igényelnek a beérkező levelek végén. Vagy ha fárasztó napom van, akkor Boomerang-ra viszem őket egy olyan napra, amikor azt hiszem, hogy lesz több időm. Azoknak az üzeneteknek a számára, amelyek további munkát igényelnek (makett összeállítása, néhány Excel szám ropogtatása), ezeket a feladatokat felteszem a tennivalók listájára, és megtervezem az ütemezésembe egy nem e-mailes e-mail blokkra.
Pro tipp: Annak érdekében, hogy ez a folyamat még gyorsabban haladjon el, állítsa be e-mailjét úgy, hogy miután foglalkozott egy e-maillel, elküldte vagy törölte, egyenesen a beérkező levelek mappájába kerül, ahelyett, hogy vissza az e-mailek listája. (A Gmail esetében ezt megteheti a Google Labs automatikus előremutató opcióján keresztül.) Ez biztosítja, hogy az összes e-mail átküldésre kerül, ahelyett, hogy időt költene annak eldöntésekor, hogy melyik üzenetre kell odafigyelnie a következőre!
