Ez egy nem teljesen irreális helyzet: Képzelje el, hogy a beérkező levelek kezelése az utóbbi időben olyan sok időt és energiát igényelt, hogy úgy érzi, mintha csak így kellene lennie. Az online e-mail trükkök soha nem igazán vonatkoznak a helyzetére, mivel az írók nem értik meg konkrét munkájának bonyolult részleteit vagy a vele járó felelősséget.
Ha ez ismerősnek tűnik, akkor esély lehet, hogy aláírja, hogy az ellenőrzésen kívül eső e-maileket hogyan kapta meg. Valójában előfordulhat, hogy a postafiókja teljes bejáratási üzemmódban van, és hibáztatja magát, amikor egyáltalán elkerülheti a problémát. Olvassa el néhány olyan jelemet, amelyek szerint nem vagy egyedül a küzdelmeiben, és hogyan javíthatja őket!
Ne feledje: visszaveheti az irányítást.
1. Több e-mailt kap, mint amennyire képes válaszolni
Miért van az, hogy minden alkalommal, amikor egy üzenetre válaszol, tíz további felbukkan? A múltban órákat töltött egy időben, áttekintve és válaszolva, csak hogy lemaradjon a tennivalók listáján szereplő tényleges műveleti tételektől, és várja a figyelmét. Nincs egészséges egyensúly a naprakész állapot és az egész minden másra való hajlam között. Lehet, hogy a postaládájához fűződő kapcsolata egyszerűen nem olyan, mint régen.
Miért történik ez?
Az e-maileket úgy kezeli, mintha mindegyik azonos súlyú lenne. Lehet, hogy van egy első-be-ki-ki házirended, ahol válaszolsz arra, amire a leghosszabb ideig válaszoltál, és a mai napig dolgozol. Vagy talán van egy utolsó be-be, előbb-utóbbi politikája, ahol fentről indul és lefelé dolgozik.
Hogyan javítsunk ki
Itt az ideje, hogy sürgősen elindítsa az üzenetek rangsorolását. Tegye fel magadnak ezeket a kérdéseket minden alkalommal, amikor új érkezik:
- Ez sürgős?
- Vannak olyan emberek is, akik jobban fel vannak készülve kezelni?
- Szükséges-e válasz?
- Ez egy olyan válasz, amelyet gyakran adsz?
Ha nem sürgõs, mentse el késõbbre. Nem később TBD, hanem tényleges idő, amelyet minden nap beállít a beérkező levelek áttekintésére. Ha sürgõs, de nagyon sok olyan ember van, aki jobban felkészült a válaszadásra - adjon rá néhány percet, és nézze meg, van-e valamelyikük. Ha nincs szükség válaszra: Ne válaszoljon. És végül, ha gyakran válaszol, gondoljon egy olyan szolgáltatás használatára, mint a Konzervválaszok a Gmailben, vagy hozzon létre egy dokumentumot, amelyben minden sablonja egy helyen található.
2. Túl sok hírlevelet kap
Minden reggel tonna olvasatlan üzenettel ébred fel, beleértve legalább 30 különféle hírlevelet (címsorok törlése! Értékesítés! A környék legjobb éttermei! Ipari hírek!). Az ágyban fekszik, alig nyitott szemmel, és mindenkit közvetlenül a kukába dob. Mondja el magának , hogy ez a tapasztalat szükséges része . Ezekre feliratkoztam, és most ezt az árat kell fizetnem.
Miért történik ez?
Értem: A hírlevelek vonzóak. Olyan sok nagyszerű játék mellett küzd, hogy kiválassza azt, ami valójában értékes, és ami egyszerűen érdekes . Minden alkalommal, amikor talál egy új napi kivonatot vagy heti levelet, amely valóban hasznosnak tűnik, kérdezd meg magadtól, hogy biztosak-e benne, mielőtt átadnád az arany kulcsot a postafiókjába - és te is vagy. Tehát feliratkozol. De mielőtt megismerné, és még akkor is, ha nem akarja, hogy felhívja a figyelmet, az előfizetés gyorsan újabbá válik a kora reggeli törlés hosszú sorában.
Hogyan javítsunk ki
Megakadályozhatja ezt, ha szándékosan feliratkozik. Minden alkalommal, amikor feliratkozik egy új hírlevélre, adjon magának próbahét. Ha egy hét végén nem izgatottan nyitja meg (vagy még nem tette meg még), akkor leiratkozol. Nincs feltett kérdés. Tudom, hogy mit gondolsz: Kinek van ideje mindezt megtenni? Igen, olyan alkalmazásokkal, mint az Unroll.Me (hírlevelekhez) és a BoxBe (az emberek).
3. Gyakran elveszíti az e-mail szálakat, vagy teljesen elfelejti őket
Öt másik munkatárssal dolgozik egy közelgő projektnél, és valaki megkezdett egy szálat, hogy kitalálja a jövő hét találkozási idejét. Figyelembe véve az összes többi feladatot, amely a tányérján van, jól érzi magát, hogy ezt a kis ütemezési részletet későbbi irányba tolja - még jobb, ha a beszélgetés fejlettebb, és még több munkád van. Pár órával később megkeresi az üzeneteket, és eltűntek. Nem számít, milyen keresett kifejezéseket próbál.
Miért történik ez?
Két lehetőség: A beérkező levelek mappája túl zsúfolt vagy túl szervezett. Azokról az emberekről beszélek, akik vagy azonnal megszabadulnak a napsütésben lévő dolgoktól, vagy több ezer olvasatlan üzenetet tárolnak. Minden e-mailt, amelyet kap - főnökétől, szomszédjától, partnerétől és nagymamájától -, mind kiürítik az archívumba, vagy örökre a postaládájába ülnek.
Hogyan javítsunk ki
Ideje megtisztítani a postafiókot. Tegyen fél órát egy napra, és fordítson semmi másra, mint üzenetek rendezésére. A következőket teheti: mozgathatja a szálakat mappákba, használhat címkéket, megcímkézheti a későbbiekhez való visszatérést, megnézheti a Boomerangot, vagy kipróbálhatja a fantasztikus eszközök bármelyikét. Ne válasszon módszert csak azért, mert válasszon egyet, inkább válassza azt, amelyről tudhatja, hogy van értelme. Lehet, hogy kipróbálnia kell néhány rendszert, mielőtt megtalálná a tökéletes választást, de bízz bennem. Ennek elmulasztásával töltött néhány óra hosszú távon tonnát takarít meg.
Ha ezeknek a forgatókönyveknek valamelyikét ismerősnek hangzik, az rendben van. Normális érzés, hogy a postafiók szabályozza az életed. De ez nem azt jelenti, hogy feladnod kell. Ehelyett kezdje el kezelni a problémát, küldje el e-mailben, amíg vissza nem uralja az irányítást.
Van e-mail kezelési trükköd, amit meg kellene próbálnom, és nem volt benne? Küldj nekem @caroqliu és tudassa velem!
