Menedzserként az egyik legfontosabb erőforrás egy ügyvezető vagy adminisztratív asszisztens. Ő képes rendben tartani irodáját, az ütemtervét, és elvégezni a mindennapi feladatait a tányérján.
De hatékonyságának sok köze van hozzád - mennyire jól képzi, megosztja vele elvárásait, és visszajelzést ad. Gondolkodni és tervezni kell egy olyan környezet megteremtésének megteremtését, amelyben az asszisztens jól tudja elvégezni a munkáját (különösen azok számára, akik szoktak mindent csinálni!)
Tehát, függetlenül attól, hogy újonnan kezeli-e a menedzsmentet, vagy nem, itt van néhány jó emlékeztető arra, hogyan lehet a legtöbbet felhasználni ebből az értékes erőforrásból.
1. Fegyverkezz neki a sikerért
Az adminisztratív asszisztens azért van ott, hogy megkönnyítse az életét, de ezt csak akkor tudja megtenni, ha nem tudja, pontosan miként segíthet. A kezdeményezéstől kezdve győződjön meg arról, hogy elegendő időt, képzést és erőforrásokat adott neki, hogy kitűnjön. Adjon útmutatást arról, hogy mire van szüksége, és mikor van szüksége, valamint konkrét példákkal arra, amit keres. Ez különösen igaz akkor, ha az asszisztens új, de elismerjük, hogy még ha veterán is, érdemes lehet, ha a dolgokat másképp csinálják, mint az utolsó főnöke. Az egyértelműség és az alapok biztosítása mindkettőt felveti a hatékonyság és a siker érdekében.
2. Hozz létre bizalmi kapcsolatot
Tervezze meg rendszeresen találkozni az asszisztenssel, hogy megvitassák az aktuális projekteket és az állapotfrissítéseket. Ha megismeri, mi történik a társaság más szintein, segít megérteni, hogy munkája hogyan illeszkedik a nagyobb képbe. És amikor jobban értékelni fogja, amit csinál, képes lesz további módszereket meghatározni, amelyek segítenek a célok elérésében.
3. Adjon (és vegyen) visszajelzést
Ha asszisztense olyan dolgot végez, amely nem felel meg az elvárásainak, ne csak csalódjon - mutassa meg, hogy mekkora volt elégedetlensége, és javaslatokat tegyen arra vonatkozóan, hogyan kell a jövőben másképp kezelni.
Ugyanakkor ami ugyanolyan fontos, nyitott a visszajelzéseire. A társaság szempontjából más hely, tehát ha megismerheti gondolatait és javaslatait, akkor értékes betekintést nyújthat. Ráadásul előfordulhat, hogy rossz szokásai vannak, amelyeket nem ismer fel - például ellentmondásos szóbeli és írásbeli utasításokat ad, vagy ha nem ad elegendő értesítést, ha nagy konferenciatermet kíván foglalni -, amelyet módosíthat, hogy mindkét életed sokkal könnyebbé váljon.
4. Mutassa meg háláját
Egy nagyszerű asszisztens megkönnyíti a munkaterhelést, és jól néz ki, ezért legyen nagylelkű dicsérettel, amikor esedékes. A munkatársak találkozója vagy irodai rendezvény remek alkalom, hogy nyilvánosan megmutassák elismerését, de soha ne hagyja ki a lehetőséget, hogy háláját egy egyszerű, szóbeli „nagyszerű munkával” mutassa ki. Ön is kezelheti őt alkalmi cappuccinoval vagy párával. mozijegyek. A jó munkáltató tudja, hogy a boldog alkalmazottak sokkal könnyebbé teszik főnökeik életét!
5. Tartsa profi
Hacsak nem fogalmazták meg az állásbeszélgetés során, bármi, amit adminisztratív asszisztenstől kér, közvetlenül kapcsolódik a vállalati küldetéshez. Miközben az ügyfélnek kávét ajánlani, vagy az ebédtől visszatérve irodai kellékeket kell felvennie, ez nem tipikus kérés, a teendők, például a következő fogorvosi rendelés lefoglalása vagy a közelgő olvasmány megrendelése a könyvklubba, a te felelősségük, nem az övé . Azt bérelték fel, hogy segítsen a professzionális világban - tehát tartsa így.
Ne feledje, hogy minél jobban segíti az asszisztens jól elvégzendő munkáját, annál könnyebb lesz neki segíteni. Legyen a legjobb menedzser, aki lehet, és mindkettőt felveszi a sikerre.
