A találkozók drágák. Nem azért, mert az embereket nyilvánvalóan felhívják a részvételre, hanem azért, mert az emberek idejét használják; az az idő, amelyet sok más, jövedelemtermelő dolog elvégzésére fordíthatnának. Valójában egy tanulmány megállapította, hogy a középszintű vezetők ismétlődő találkozója egy társaságnak évente 15 millió dollárt fizet.
15 millió dollár évente!
Nem is beszélve, hogy figyelembe kell vennie az előkészítési időt és a kontextusváltási időt is. Gloria Mark professzor, a kaliforniai egyetemi tanár, Irvine úgy találta, hogy átlagosan 25 perc alatt vesz igénybe egy munkavállaló, hogy megszakítás után visszatérjen eredeti feladatához.
Ezen statisztikák ismerete azt jelenti, hogy amikor vitatkozom arról, hogy meg kell-e hívni egy értekezletet, megkérdezem magamtól, mit ér (szó szerint). Ez a mindenki idejének legjobb felhasználása, ide számítva az enyém is? És nem olyan ritkán, a válasz „gyors”.
Szóval, mit kell tenni? Könnyen! Küldjön egyszerű, de kritikus e-mailt, hogy mindenki tájékozódjon és a pályán maradjon.
Mit kell belefoglalni
Három kulcsfontosságú dolog van, amelyeket át kell fednie:
- Logisztika : miért törölték a találkozót, és ha ismétlődő találkozó, akkor mire számíthat a következő alkalommal
- Művelet : minden kritikus művelet befejeződött vagy függőben lévő elem
- Információ : a csoport bármely frissítése vagy általános FYI
Megjegyzés: Ne essen bele a csapdaba, amikor az akcióegységeket és a logisztikát utolsóként helyezi el. Ha a legfontosabb információkat magasabbra helyezi, akkor azt láthatja, amikor a kollégák megfosztják e-mailüket. Ó, és egy bónusz tipp az Ön számára: Tedd félkövérre az emberek neveit, ha bármit meg kell tenniük annak érdekében, hogy megháromszorozódjanak.
E-mail minta Hogyan lehet a találkozót e-mailbe konvertálni
- Érdeklődjön öt ügyfélnél, hogy véleményt kapjon a tervekről - Maria
- Küldje el a végleges marketing terv ütemezését jóváhagyás céljából - Jason
- Marketing példány zárva
- Az ügyfél kiválasztása befejeződött
- Költségvetési kérés elküldve a pénzügyi csapatnak
- Az indítás dátuma megerősítve (november 14-én!)
Ez egyszerűnek tűnhet, de az értekezletre fordított e-mail hozzáadás a szakmai trükkökhez nagyszerű módja annak, hogy növeljék a csapat figyelmét és termelékenységét. Ha tiszteletben tartja mások idejét, és mindig gondoskodik arról, hogy a következő lépések világosak legyenek, akkor a körülötted lévők valószínűleg ugyanezt teszik. És ki nem szeret egy órát vissza, hogy egy fárasztó napon munkát végezzen?
