Munkát kapott? Az egyik tartalmaz egy számítógépet, egy internetkapcsolatot és egy íróasztalot?
Akkor valószínűleg írsz egy regény értékű e-mailt ebben az évben - miközben napi mintegy 100 e-mailt foglalkoztat.
Azt hiszem, mind egyet tudunk érteni: az e-mailek túlterhelése eléri a lázadót. (És nem jó láz, mint diszkó vagy cowbell. Rossz láz. Mint a tífusz.)
Mint a legtöbb embernek, rengeteg időt töltöttem azzal, hogy elgondolkodjam az e-mailek rendezésében, az e-mailek rangsorolásában és az e-mailek gyorsabb reagálásában. De az utóbbi időben fontolóra vettem egy érdekesebb kérdést: Hogyan tudok „kiképezni” az embereket (természetesen szelíden és szeretettel), hogy kevesebb e-mailt küldjenek nekem?
Íme három kedvenc technikám.
Forradalmi fogalmak? Nem igazán. Egészséges, ésszerű emlékeztetők? Azt hiszem. És ha egyetért, remélem, hogy e-mailt küld nekem, és mindent elmond nekem. (Csak vicceltem. Teljesen.)
1. Ne válaszoljon azonnal az e-mailekre (vagy egyáltalán)
Ez ellentmondásosnak tűnhet, de ha tényleg belemélyedsz, sok „sürgős e-mail” hajlamos önmaga megoldására.
Példa erre: Naponta egyszer egy őrült e-mailt kapok egy kedves ügyféltől, kollégától vagy ügyféltől, aki így szól:
„Alex! Segítség! Megpróbálom csinálni _________, de nem emlékszem, mit mondtál nekem _________ kapcsán. Újra emlékeztethetsz?
Az idő kb. 90% -a, ha vártam egy-két órát, és semmit sem csinálok, ugyanaz a személy írja vissza és azt mondja:
„Alex! Hurrá! Kitaláltam. Az én hibám. Nem fontos!"
Ha úgy dönt, hogy nem válaszol azonnal, „kiképezi” az embereket, hogy önbizalmasabbak legyenek - miközben ésszerű, reális elvárásokat keltenek arra vonatkozóan, hogy milyen gyorsan tud válaszolni.
Természetesen itt használja a józan észt. Ha ügyfélszolgálati pozícióban dolgozik - és munkája kulcsfontosságú eleme az, hogy haladéktalanul reagáljon azokra az emberekre, akiknek segítségre van szükségük - akkor nyilvánvalóan a „akinek szükségem van a segítségemre” definíciója más lesz, mint valaki másé.
De nem számít, milyen típusú munkája van, kipróbálhatja ezt a következő lépést.
2. Hozzon létre egy automatikus választ, amely hasznos válaszokat ad a gyakran ismételt kérdésekre
Készítsen egy listát a GYIK-ról, amelyekről az emberek napról napra e-mailt küldnek. Ezután ragadja meg a válaszokat egy automatikus válaszadóba, amely pontosan megadja az embereknek, amire szükségük van.
Nagyon hatékony, és ismét egy finom üzenetet küld, hogy értékeli azokat az embereket, akik hajlandóak segíteni önmagukban.
Íme egy egyszerű példa:
Halihó!
Nagyon köszönöm az írást.
Ha ezeket a szavakat olvassa, ez azt jelenti, hogy térdig érzem magam egy nagy, izgalmas projektben, és több órán keresztül nem fogom ellenőrizni az e-mailemet.
De az e-mail varázsának köszönhetően még mindig segíthetek téged!
Ha e-mailt küld egy találkozó beállítására:
Kérjük, itt használja az online ütemező eszközemet. Ez a legjobb módszer az idő lezárására.
Ha e-mailt küld az állapotfrissítés eléréséhez a Project XYZ-en:
Kérjük, nézd meg a legfrissebb ütemtervet itt.
Ha rendkívül időérzékeny kérdése van:
Kérjük, csengetjen a cellámnál a ### - ### - #### címen. Vagy sétáljon a harmadik emeleten az íróasztalomhoz. Körül leszek.
3. Válasz nyilatkozatokkal, és ne több kérdéssel
Ha e-mailjeit nyitott kérdésekre zárja le, például:
- Szerinted mennyi ideig kellene ebédelnünk?
"Emlékszel, hogyan kellett frissíteni a weboldalt, vagy segítségre van szüksége?"
- Szerinted hogyan kellene tovább mennünk?
Kérdéseivel csak több e-mailt generál, még több kérdéssel, folyamatos gondolkodás és figyelmed igénylésével.
Tehát a nyílt kérdés helyett próbáljon egyértelmű nyilatkozattal befejezni az e-maileket, például:
- Ebédelünk 12: 30-kor. Találkozunk a Luna kávézóban. ”
„Ha készen áll a weboldal frissítésére, itt található egy WordPress oktatóprogram és egy link a cég márkaneveire vonatkozó irányelveinkhez. Itt vagyok, ha további segítségre van szüksége. ”
- Csatlakozzunk újra egy héten belül. Hétfőn 10 órakor felhívlak.
Ha az Ön által javasolt javaslat nem működik a címzettek számára, nos, tudatják velük! De legtöbbször hálásak lesznek a pontosságáért. Megszünteti számukra a mentális lábmunkát - nem is beszélve egy hosszú sor felesleges hátráltatásáról.
Összefoglalva?
Ha azt szeretné, hogy az embereket kiképezze, hogy kevesebb (és jobb) e-mailt küldjen neked: Modellje meg a viselkedést, amelyet látni szeretne a világon.
Ha szokása, hogy e-mailen küld barátoknak és kollégáknak tanácsot, és kérjen tanácsot olyan dolgokról, amelyek valószínűleg csak a Google, akkor mások valószínűleg ugyanezt fogják tenni veled.
Ha hosszú, remegő, puzzle-esque e-maileket írsz, akkor ugyanolyan rejtélyes válaszokat kap.
Ám ha átgondolt és tömör, akkor mindenkinek a körében megemeli a sávot - pontosan megtanítja másoknak, hogyan kell kezelni.
Tehát légy világos és következetes tanár. A beérkező levelek (és a psziché) köszönöm.
