Szép nyári péntek reggel van, és máris korai távozásra képes az irodából. Ezután ellenőrizze a beérkező levelek mappáját, és összehúzódik. Talán esküszöm. Itt van - piros üzenet címe, a felkiáltójel sürgõsséget jelöl. A tengerparti napsütötte péntek boldog órájának álma elolvad, amikor elolvassa azt a kérést, amelyre ma délután 4 órakor van szükség.
Mindannyian ott voltunk. A rettegett tűzharc - irodai zsargon a nem tervezett, váratlan, nagy energiájú behatoláshoz a békés pénteken. Mert nézzünk szembe a tényekkel: a tűzoltások soha nem fordulnak elő időben, igaz?
Ezek a sürgős helyzetek nemcsak a péntek délutáni korai távozási terveket veszik figyelembe, hanem a teendők többi részét is darabolják. Hirtelen az egész napot egy tűzoltógépen töltötted, míg a többi feladatod az út mentén esett le. Hogyan tudod együtt tartani és a pályán maradni, amikor ezek a bombák lecsökkentik a termelékenységet?
Nem számít, hol dolgozik, ezek a vészhelyzetek kétségkívül a munka életének részét képezik. Használja ezeket a tippeket, hogy új szemlélettel közelítsen hozzájuk, így hatékonyabban mozoghat rajta, és gyorsabban gyógyulhat - és ideális esetben elkerülheti őket a jövőben.
Pontosítsa a Feladatot
Nincs semmi rosszabb, mint egy tűzoltó fúró feladatának áttörése, majd azt mondják: "Nem pontosan ezt akartam."
Ha gyorsan halad, gyakran elfelejti feltenni azokat a kérdéseket, amelyek egyértelmű szándékot adnak arra, amit el kell szállítania. És ha a menedzser pánikba esik, akkor előfordulhat, hogy ő sem 100% -ban egyértelmű. Jó kérdések feltevése - például az alábbiak szerint - sok időt takaríthat meg mindkettőre:
-
Mi a probléma, amelyet megpróbálunk megoldani? Ez segít tisztázni, hogy mi lehet a végső eredmény. Mielőtt belemerülne, győződjön meg arról, hogy munkája a jelenlegi kérdés megoldására irányul.
-
Milyen pontos teljesítést kell biztosítani? Elvárják, hogy készítsen diákat, táblázatokat, narratívákat vagy valami mást?
-
Mi okozza annak szükségességét, hogy 16:00 óráig teljesítsék? A főnöke esetleg 16:00 óráig szeretné látni - annak ellenére, hogy a következő hét közepéig nem érkezik meg -, így van ideje megváltoztatni. Ebben az esetben egy ablakot nyithat az idővonal újratárgyalására.
-
Milyen más lehetőségeink vannak? Talán már elvégezték azt a munkát, amelyet meg lehet újítani és frissíteni, ahelyett, hogy valamit a semmiből készítenek.
-
Milyen további információkra van szükségünk ennek végrehajtásához? Miután felhívta a figyelmet egy sürgõs feladatra, gondolkodjon azon, ki mást kell majd behúznia, majd készenléti állapotba állítsa őket. Hívja fel Megan-et a számvitelért fejjel felfelé, hogy számokra lesz szüksége, vagy hívja Dorinda-ot az ügyfélszolgálatban, hogy tudassa vele, hogy meg kell ragadnia a legfrissebb felmérési adatokat.
- Mennyibe kerül annak a költsége, ha mindenkit áthelyezünk erre a tűzoltóra? Mondja el valakinek, mi fog ebből a lemeztől lebonyolódni ezen fejlesztés miatt. Ez segít meghatározni, hogy a tűzoltó gyakorlatnak valóban a prioritása kell lennie, vagy ha egy másik projektnek meg kell tartania a figyelmét.
Újra tárgyalja az idővonalat
Egyszer dolgoztam egy olyan menedzsernél, aki eltökélt szándéka volt, hogy túlszállítson a vezetőknek. Ha három napja lenne valami bekapcsolására, azt követeli, hogy mindent dobjunk el, és néhány órán belül megcsináljuk. Noha ez a gyors fordulat egyszerűen a magasabb szintű vállalkozók lenyűgözésére irányul, sajnos mindenki számára a tűzoltást jelenti.
Ha úgy érzi, hogy ez történhet, beszéljen a főnökével. Nézze meg, meg lehet-e újratárgyalni az idővonalat, hogy ez nem a teljes termelékenység-csökkenés, hanem azért történik-e még úgy, hogy rokonságúvá váljon. Ha akár csak egy további 24 órát is vásárolhat, ez a fúrót még jobban elviselhetővé teszi, miközben továbbra is ad időt az eredetileg tervezett munkájához.
Ne lőjön a tökéletesség érdekében, ha az „első lépés” megteszi
Korai karrierem során a tűzoltó gyakorlatok gyilkos voltak, mert megszorítottam a munkát, hogy tökéletes legyen. Aztán - miután néhány fordulót eltöltöttem a javításnak - rájöttem, hogy a tűzoltások gyakran csak „első lépést” vagy durva kezdeti huzatot igényelnek.
Mielőtt elkezdené a tűzgyakorlatokon végzett munkát, ellenőrizze, hogy hol fog végződni a munka, ha elkészült vele. Ha ez nem egy ügyvezető vagy ügyfél (még), akkor nem szabad megszállni, hogy megpróbálja tökéletesíteni. A tűzoltó gyakorlatok gyakran lehetővé teszik az első áthaladást valami olyannál, amelyet később felül lehet vizsgálni és tökéletesíteni.
Gyorsan gyógyul
A tűzoltó gyakorlatok elhagyhatják a dolgát attól, amit éppen dolgozott, még akkor is, ha készen áll a vészhelyzet kezelésére. A gyors visszatéréshez mindig tartson kéznél egy látható és valós idejű tennivalók listáját. Attól függően, hogy miként működik a legjobban, és milyen típusú táblagépet vagy okostelefont használ, nézzen meg olyan alkalmazásokat, mint a todoist, a Google Keep, az Any.do, a Wunderlist vagy a HabitRPG, hogy nyomon tudja követni a kiemelkedő feladatokat.
A tűzoltókkal való foglalkozás során mozgassa az elemeket felfelé vagy lefelé a listán, attól függően, hogy mit kell még tennie. Ez segít abban, hogy produktívnak érezze magát annak ellenére, hogy időt veszít.
Az is hasznos, ha van néhány kipróbált és igaz termelékenységi csapda a hátsó zsebében, hogy gyors lendületet kapjon. Például, ha a Pomodoro módszert használja, beállít egy időzítőt 25 percre, majd kötegeli az összes (alapvető) e-mailhez kapcsolódó feladatot. Ugyanezt tegye telefonhívások esetén, majd ugyanazt a felkészülést a jövő héten tartandó találkozókra. Hasonló feladatok összegyűjtésével és felszántásával visszanyeri az érzelmét, hogy a tűzharcok ellenére is megteszik a dolgokat.
Végezzen utóellenőrzést
Miután a figurális füst megszűnt, amíg mindenki emléke friss, beszélgessen a csapatával arról, hogy mi történt és miért. Van-e a csapatnak vakok? A rossz tervezés vált mindenki vészhelyzetévé? Valamit el lehetett volna kerülni?
A jövőben a tűzoltások elkerülése érdekében a csapatodnak valósulnia kell meg arról, hogy mi történt, és kitalálnia, hogy mit tehet annak megakadályozása érdekében, hogy a jövőben megtörténjen.
Beszélgetés a főnökével
Ha az irodájában következetes tűzoltó gyakorlatok vannak, ideje másfajta beszélgetést folytatni. Fontolja meg a főnökét, hogy vizsgálja meg a mintát, és megnézze, mit tehet a frekvencia csökkentése érdekében.
Legyen tényszerű és közvetlen: „Carmen, az elmúlt három hétben hét tűzoltónk volt, amelyek a csapat kiemelte a prioritásokat. Ennek eredményeként az ABC projekttel kapcsolatos eredményeink csúsztak, és ez nem tűnik jól nekünk vagy neked. Mit tehetünk azért, hogy csökkentsük ezt a függőséget a sürgősségi fordulópontoktól, és e munka egy részét beépítsük a szokásos tervünkbe? "
Ha rámutat az ezen gyakorlatok gyakoriságára és költségére, akkor képes lesz új szintű tudatosság létrehozására. És ha elindít egy helyreállítási stratégiát, akkor nem fogja érezni, hogy egész nap azzal töltötte volna a hangsúlyt, hogy mi nem történt meg.
