Nem vagyok biztos benne, hogy miről beszélünk egynél több emberrel telefonon, de a konferenciahívások kényelmetlenül gyorsak lehetnek. Az emberek hátradőlnek, és várják, hogy mások beszéljenek (vagy egymás felett beszélnek), és gyakran nem világos, hogy a következő beszélgetéshez menjenek tovább. Fájdalmas csend telik el, és a csoport mindenkiének azon tűnődni kezd, hogy rossz első randin van-e.
Írásként egy telefonos társaság marketingcsapatánál mindig ilyen típusú hívásokat folytatok, és megtanultam néhány trükköt a zökkenőmentes futtatáshoz. Ha az a gondolat, hogy két személynél több hívást kezdeményez, akkor az ülésén gurulni tud, olvasson tovább, és utána ismételje meg: A konferenciahívásoknak nem kellnek kellemetlennek lenniük.
Kövesd a vezetőt
Persze, a konferencia-beszélgetés lényege, hogy konferencia legyen, de a dolgok úgy fognak futni, mint egy jól zsírtartott tartályhajó, ha az ülés kezdete előtt vezetőt választanak. Ez nem azt jelenti, hogy mások nem tudnak mérlegelni, de a vezető irányíthatja a beszélgetést, vagy odamenhet, ahol szükséges (azaz ha kínos csend következik az után, ha egy értékesítési fickó árat hoz fel).
Ha a vezetőt kinevezik, akkor küldjön egy listát a megválaszolandó kérdésekről. A hívás célja további információk megismerése a vásárlás előtt? Meg kell-e határozni a partnerség feltételeit? El kell készítenie egy rövid napirendet is, megjegyezve azokat a pontokat, ahol a csapat többi tagjának vezetnie kell a beszélgetést, és el kell osztania azt a hívás előtt, hogy mindenki tudja, mire számíthat. A nagyobb elvárások kevésbé kínos csendet jelentenek.
Szerezd meg a megfelelő rendszert (és tudja, hogyan kell használni)
Ezeknek a hívásoknak a kellemetlenségét a technikai hibák okozhatják („Sajnálom mindenkinek? Még mindig megpróbálom beállítani ezt a dolgot!”) Amy nem tudja, hogyan kell felhívni - segíthet valaki? - Charlie még mindig ott van, vagy leesett? ”)
Ezért fontos egy működő telefonrendszer, amely támogatja a konferenciahívásokat, és - ami még fontosabb - kipróbálhatja azt a találkozó előtt, hogy biztosan biztosan működjön. És nem kell egy Fortune 500 vállalatnál dolgoznia, hogy fejlett és könnyen használható tech-megoldása legyen a csapatának - még a kisvállalkozások és az induló vállalkozók is találnak olcsó VoIP és virtuális alközponti rendszereket, amelyek támogatják a konferenciákat.
Fontolja meg a videót
Minden alkalommal, amikor telefonkonferencia zajlik, szeretném, ha látom a többi ember arcát. Nem azért, mert szeretném megnézni őket (rendben, talán kicsit csinálok) -, hanem azért, mert inkább személyes találkozónak érzi magát. Ahelyett, hogy kitalálná, valakinek mosolyog, láthatja. Ahelyett, hogy azon tűnődne, hogy valakit elvonja-e, vagy csak gondolkodik, elolvashatja az arcát. Nemrégiben telefonkonferencián voltam valakivel, aki úgy hangzott, mintha otthon lenne a fehérneműjén, a Cheez-osok hegyének körül. Ő volt? Nem tudom - bárcsak lenne videóm.
Rengeteg videó megoldás létezik, amelyek széles körben használhatók, köztük a Google Hangouts, a Skype és a Join.me. Feltéve, hogy az ülésen résztvevők nincsenek otthon a fehérneműben, ez sokkal kevésbé kellemetlenné teheti a dolgokat.
Használja a nagy gyerek hangját
Nem tudom, miért, de az ilyen típusú hívások során az emberek gyakran a háttérbe merülnek, félnek kijutni és beszélni a fejükről. De ne félj felszólalni - konferenciahívásokra hívják meg, mert a véleményed értékelt! Valójában használja a nagy gyerek hangját, hangosan és magabiztosan beszélve, hogy mindenki halljon.
Még jobb, ha győződjön meg arról, hogy a hívásban résztvevők is részt vesznek. Ha valaki egy ideje nem mondott semmit, kérje meg, hogy mutasson be. Ez biztosítja, hogy mindenki meghallja a hangját (és valójában figyelmet fordítson a találkozóra).
Ha azt mondod, hogy kellemetlen, akkor kínos
Meggyőződésem, hogy a helyzetek csak kínosak, mert hagyjuk őket. Persze, néha a csend kényelmetlen, ám ezeknek nem kell grimaszolniuk minket. Menjen minden konferenciabeszélgetésbe nyitott gondolkodással, és vállaljon egy kellemetlen élményt! Ha nem akarja, hogy a hívás kellemetlen területre engedjen, akkor nem garantált.
Ennek oka van, hogy léteznek konferenciahívások - ezek eredményes módszer a csoport összekapcsolására akkor is, ha egyik tag Wisconsinban, a másik pedig Los Angelesben él. Ne csak a konferencia-hívásokra gondolj, mint szükséges gonoszokra, gondolj ők szórakoztató módon a távoli kollégák virtuális helyiségbe juttatására. Ha elkerüli a kellemetlenséget, a konferenciahívások szórakoztatóak lehetnek!
