Leslie, a nonprofit szervezet ügyvezetõ igazgatója újból meg akarja adni a brosúrát a szervezetnek a veszélyeztetett fiatalok iskolában maradását elõsegítõ programjáról, és Emma, az irodavezetõ felelõssé tette.
Emma órákat töltött a képek, színek és betűtípusok frissítésével. Büszke volt a merészebb, ragyogóbb feltalálására, izgatottan mutatta be a főnökének.
Amikor azonban megtette, egyértelműen probléma merült fel. - Ó - figyelte meg Leslie az új brosúrából. - Nagyon jól néz ki. De miért mindig ugyanaz a példány?
Döbbenten Emma nem tudta elhinni a fülét. Soha nem gondolt a másolat felülvizsgálatára. És Leslie soha nem javasolta. Hogyan lehet két olyan embernek, aki egy egyszerű dologról beszél, ilyen eltérő értelmezéseket?
Leslie és Emma megtapasztalta a klasszikus kérdést, amelyet George Bernard Shaw halhatatlanná tett: „A kommunikáció egyetlen legnagyobb problémája az illúzió, hogy megtörtént.”
A munkahelyen lesznek olyan emberek, akik, mint Leslie, akik nem nagyon képesek elképzeléseiket átadni neked. És ha nem, akadályokat hozhat létre. Ez elküldheti téves kommunikációs végpontjává. Idő pazarlás, rettegett átdolgozás és a teljes hibás tüzet okozhatja, ha kolléga vagy főnök nem kommunikálja azt, amit hatékonyan vagy eredményesen akar.
Egész nap kívánhatja, hogy ezek az emberek tisztábban kommunikáljanak. De ez valószínűleg nem az Ön stratégiája. Kívánás helyett próbálja ki a következő három technikát, hogy világosabb és hatékonyabb kommunikációt kapjon másoktól.
1. Amikor megbízást vállal
Emma azt hitte, hogy hallja, amit a főnöke akar. Végül is ugyanabban a szobában álltak egymással beszélgetve. De a valóságban Leslie utasításai a brosúra újratervezéséhez homályosak és hiányosak.
Nagyszerű stratégia mások tömörebbé és konkrétabbá tételéhez az, hogy kérdéseket tegyen fel, amelyek világossá tesznek.
Így szólhatott ez Emmától: "Leslie, amikor azt mondod, hogy" újratervezd a brosúrát ", tudnál többet mondani rólam, hogy mit gondolsz és mi az elvárásod?"
Emma elég gyorsan megtudta volna, hogy ő és főnöke egyedülálló ötletekkel rendelkezik a végtermékről. Aztán további kérdéseket tehet tovább, és mindent megkérdezhet a grafikától és a színsémától az első tervezet határidejéig.
A kérdések a titkos fegyver a munkahelyen. Ha kétségei vannak, kérjen másoktól, hogy magyarázzák elvárásaikat. Kérdezze meg, amíg nem biztos benne, hogy érti. Meg fog lepődni, hogy ez miként korszerűsíti mindent.
2. Amikor találkozón vagy
Voltál már valaha olyan találkozón, amely rossz nevet adott az üléseknek? Láttam olyan vezetőket, akik látszólag egyértelmű cél vagy kívánt eredmény nélkül rohannak. Ráadásul a vezető úgy hangzik, mintha hangosan dolgozza fel gondolatait, inkább, mint elősegíti a csoportos beszélgetést. Senki sem biztos abban, hogy mit kell komolyan venni mint ötletet, és mit figyelmen kívül hagyni. És mindenki gondolkodik az íróasztalukon belüli halom munkáról. Egy idő után a csapat elfelejti, mi értelme volt még a beszélgetésnek, és szellemileg eltölti a helyiségeket, lemondott telefonjaikról történő e-mailek ellenőrzésére.
Ha egy nehézkes ülésen vesz részt, nehéz hely lehet egy főnököt vagy kollégát felkérni, hogy hatékonyabban beszéljen. De megteheti, és nem kell, hogy rajta legyen. Egyszerűen szakítson meg egy szünetet, és kérjen magyarázatot.
- Bob, észreveszek néhány összehúzott szemöldökét a szobában. Úgy tűnik, hogy néhányan nem követnek téged ebben a témában. Tudna visszavonni minket néhány lépéssel és felülvizsgálni a legfontosabb pontokat? Biztos akarok lenni abban, hogy tudjuk, mire van szüksége tőlünk. ”
Valószínű, hogy egyetértési nyilatkozatot fog kapni, mások pedig felvetik a zavart. Megkapja a szükséges információt, és így lesz a kollégái is, akik kétségtelenül később köszönöm a beszédet.
3. Amikor e-mailen dolgozik
A legtöbb munkahelyi kommunikáció, nem meglepő módon, e-mailben zajlik. Tehát, ha hosszú, zömök, nem célzott tome-et szerez Angela-tól, a projekt haverjától, sírni akar.
30 percbe telik, amíg átvágja a bekezdéseket, kitalálja, mit mond, meghatározza, hogy kell-e tennie valamit, majd kitalálja, hogyan reagáljon. Egy pillantással, és emlékszel, miért utálod megnyitni ennek a nőnek az e-mailjét. Fröccsenve a fejét a falnak döfheti.
Ehelyett gyakoroljon egyfajta, nem konfrontációs módon, amire szüksége van. Kérdezze meg Angelt, hogy nyitott-e e-mailek átdolgozására, hogy gyorsabban tudjon válaszolni. És ne feledje, ha azt akarja, hogy valaki másképp tegyen valamit, mondja el neki, hogy miért is jó neki.
Hé, Angela, észreveszem, hogy az e-mailjeid gyakran hosszúak és részletesek. Nagyszerű, hogy olyan sok információval szolgál, de amikor gyorsan keresek, nem mindig tudom megfejteni, mire és mikor van szüksége tőlem, és utálom a hiányzó határidőket vagy az utasítások téves értelmezését. Meg tudná tenni a fő pontot a tetejére, hogy gyorsabban tudjak válaszolni, vagy részletesebben kidolgozzam a témát? Például: „A cselekvésre péntekre 9 óráig van szükség | Az ACME Project emlékeztet arra, hogy azonnal szerepeltessem az ütemtervben. "
Valószínűleg azonnal elkezdi kapni egy magasabb színvonalú e-mailt Angeltól, és szívességet adott munkatársának azzal, hogy segít neki professzionálisabb kommunikációban. Vigyázz magadra a hátára.
Nagyszerű lenne, ha mindenki olyan módon kommunikálna, amely semmit sem hagy a képzelőerőre. A valóság az, hogy összetett, zajos munkahelyeken kommunikálunk, amelyek figyelmét elvonja és stressz veszi körül. Amikor fontos beszélgetések zajlanak, jó gyakorlat, hogy segítsen a körülötted lévőknek tömören kommunikálni, hogy kibontja a tőlük szükséges információkat. Lehet, hogy kissé kellemetlen, ha először próbálsz, de hosszú távon jobban és kényelmesebben fogod ezt megtenni. Bónusz, ez órányi stresszt és helytelenül irányított energiát takarít meg a folyamat során.
