- Távolítson el minden papírtól.
Projektmenedzserként dolgoztam a New York-i polgármesteri hivatalban, és ezt a feladatot kaptam elvégezni. A több százezer alkalmazottal, több ezer papír alapú folyamattal és az új technológiára vonatkozó korlátozott költségvetéssel bíró bürokrácia során felkérték minket, hogy dolgozzon ki szinte mindent digitalizáló tervet.
Ijesztő projekt volt, ha valaha is láttam volna. Valójában ez lehetetlen volt, tekintettel a korlátokra, amelyekben dolgoztam. De nem tudtam felemelni a kezem és nem mondani. Volt egy munkám, és valahol kellett kezdenem.
A Project Paper Elimination nem volt feltétlen siker. Valójában ez közelebb került a képesítés nélküli kudarchoz. Ha ma belép egy New York-i irodába, akkor biztosan megtalálja az íróasztalokon, a beérkező levelekben és a kimenő fiókokban felhalmozott papírt és az újrahasznosító tálcákat.
Ennek ellenére a projekt többet tanított nekem arról, hogy hogyan kell elindítani egy hatalmas feladatot, mint bármilyen sikert, ami valaha volt. Így tanultam meghozni valamit, ami látszólag legyőzhetetlen, és harapós méretű darabokban kezelni.
1. Vedd össze a nagy képet
New York City tucatnyi osztálya van, mindegyiknek tucat részlege van, amelyek mindegyikének megvan a saját belső folyamata. Van olyan papír, amely már létezik a szekrényekben és a dobozokban, valamint olyan papír, amelyet még létre kell hozni, amikor az ügyfelek és az alkalmazottak kitöltik az űrlapokat és az alkalmazásokat. Lehetetlen számomra, hogy tudjam, hol kezdjem, mielőtt összefoglaltam az összes papírkészítési folyamatot. Melyek generálták a legtöbb papírt? Melyik kölcsönözte magát a digitalizálásnak, és melyiknek volt bonyolító tényezője, például a pénz átvételének szükségessége? Melyik lenne a legnagyobb ütés a legalacsonyabb dollárért?
Szilárd hetet töltöttem, hogy minden osztályt felvegyék, hogy megismerjem a törekvések körét. A kezdeti értékelés elvégzése segít meghatározni a hatókörét, valamint azt, hogy mi tartozik rajta és kívül. Segíthet abban, hogy kommunikáljon a felsőbb tagokkal a feladat szélességéről, és visszajelzést kaphasson arról, hogy mi a legfontosabb. És segít navigálni az utat a logikai kiindulási ponthoz.
2. Keressen egy példát a sikerre egy kisebb skálán
A Project Paper Elimination esetében az Egészségügyi Minisztérium nemrégiben egy papírcsökkentési projektet indított, amelyet egy irodai lépés ösztönözött. Nem akarták magukkal vinni az összes papírnyilvántartást, ha nem kellett volna, de nem tudták, melyiket vigyék, és melyiket hagyják hátra. Így megvalósítottak egy többlépcsős projektet: Határozza meg, hogy melyeket jogilag meg kell őrizni, megsemmisíti azt, ami nem, és olvassa be azokat, amelyekhez nem volt szükség nyomtatott példányra. Bevezették a technológiát és a személyzetet, hogy ez megvalósuljon, és az eredményeket megmutathatták.
Az egyik méret nem mindig felel meg mindennek, és új szempontok merülnek fel, amikor egy adott projekt méretét növelik. A siker példája azonban nemcsak bevált módszereket kínál ugyanazon cél elérésére, amelyet elérni kíván, hanem lehetővé teszi, hogy megtanulja mások kudarcait. Ez olyan modellt szolgáltat, amelyet kiindulási pontként használhat. Lehet, hogy módosítania, kibővítenie vagy adaptálnia kell a saját céljainak való megfeleléshez, de könnyebb reagálni valamire, mint egy teljesen üres vászonról indítani.
3. Azonosítsa az alacsony lógású gyümölcsöt
Igen, az „alacsonyan lógó gyümölcs” minden bizonnyal szerepel a túlzottan használt irodai zsargon listáján, szóval hívjuk, mi az: a könnyű cucc. A legkevesebb költségekkel járó és a legkevesebb időt igénylő dolgok. A Project Paper Elimination esetében ez olyan dolgokat jelentett, mint az elavult papírmunkától való megszabadulás, az egyszerű online űrlapok létrehozása és a nyilvántartások megsemmisítése a lejárati idejük előtt.
Néhány oka van annak, hogy a könnyű dolgokkal kezdjük. Először is, ad néhány bevágást az övén. Ez az előrehaladás érzése, bármennyire is minimális, fontos pszichológiai győzelem. Ez lendületet, üzemanyagot ad a még kihívásokkal teli munka elvégzéséhez. Másodszor, lehetővé teszi, hogy bemutassa az elért haladást a projekt érdekelt felei számára, és hitet teremtsen abban, hogy képes lesz a jövőbeni munkafázisokra teljesíteni.
4. Helyezze el a legnagyobb akadályokat
Még ha el is jelöli a kis sikereket, fontos átvállalni ezt a lehetetlenül fenyegető kihívást, és konkrét akadályokba kell áttörni. Annak elnevezése nélkül sokkal nehezebb stratégiákat kidolgozni, hogy legyőzzük őket. A papírtalanítás világában az egyik akadály az online űrlapba bevitt adatok rögzítésének bonyolultsága, a másik az elektronikus aláírásokra vonatkozó jogi követelmények betartása volt.
Ezen akadályok felvitele felfedezéshez vezethet, hogy az észlelt akadály nem olyan nagy kihívás, mint amire eredetileg feltételeztél. Alternatív megoldásként jelenthet egy olyan jelentős akadályt, amelyet korábban kismértékűnek gondolt. Ha tudod, mi az akadály már korán, akkor megakadályozhatja, hogy a redőnyök bekerüljenek, ha térdmélyedben van. Segíthet abban is, hogy sorolja fel az erőforrásokat, amelyekre szükségük lesz azok kezeléséhez, legyen szó politikai támogatásról, finanszírozásról vagy szakértői útmutatásokról.
5. A munka fokozatos megszüntetése
Lao Tzu, a kínai filozófus híresen kijelentette: „Az ezer mérföldes utazás egyetlen lépéssel kezdődik.” Az is igaz, hogy az ezer mérföldes utazás négy kisebb, 250 mérföldes vagy 10 mérföldes utazást tartalmaz. A félelmetes projektet kezelhető szakaszokra bontva ez sokkal kevésbé félelmetes lesz. És ez reális átmeneti mérföldköveket ad az első lépés és az elvégzett lépés közötti célzáshoz.
A papír alapú folyamatok digitalizálásakor a New York City kormányában számos lehetőség nyílt a munka fokozatos megszüntetésére. Az egyik megközelítés egy bizonyos számú részleg egyidejű kezelése volt. Egy másik lépés volt az, hogy meghatározzuk, melyik papírt lehet eltávolítani, folytatni kell a digitalizálási technológia bevezetésével, végül pedig a személyzet képzésével és az új technológia hirdetésével az ügyfelek számára. A túl nagy mennyiségű munka fokozatos lemondásának logikusabb módja a munka jellegétől függően változhat, de mindig érdemes foglalkozni azzal, mielőtt túl mélyre mész.
6. Állítsa be az elvárásokat
Bármit is csinál, ne ígérje túl sokat arra, amit nem biztos abban, hogy képes lesz meghozni. Kérdezd meg, mire van szüksége annak megvalósításához. És ha nem tudja megszerezni - legyen szó emberekről, pénzről vagy technológiáról -, akkor magyarázza meg az idővonalát befolyásoló lehetőségeket. Időnként egy ügyvezető valamit kér, anélkül, hogy megértette volna az elvégzendő munkát, de miután összehozta az értékelését és azonosította az akadályokat, képes közölni ezt az árnyalatot.
A fejrázás és a másik irányba való futás általános és néha indokolt reakció a leginkább elárasztó projektekre. De garantált, hogy sehova sem jut. Még a legfélelmetesebb feladat is a megfelelő kilátásokkal, az elvégzendő munka alapos megértésével, valamint a reális és elérhető mérföldkövekkel egészíthető ki, amelyekkel útba léphet.
