Mindig kuncogok, amikor az igazán befolyásos emberek megemlítenek valami olyasmit, mint: „Ó, naponta több mint 600 e-mailt kapok”, mert ez annyira félelmetesnek hangzik, még egy alázatos dicsőségért is. De mi lehet még szomorúbb? Nem olyan jó az esélye, hogy e-mailjeit egy ilyen személy látja és válaszoljon erre.
Van néhány egyszerű szabály, amelyeket követhet, hogy növelje annak valószínűségét, hogy nemcsak elolvassa az e-maileket, hanem választ kap. Függetlenül attól, hogy e-mailt küld e-mailben egy magas szintű végrehajtónak vagy fontos szakmai kapcsolattartónak - kövesse ezeket a szabályokat.
Ügyeljen a napszakra
Az e-mail nagyszerű, mert úgy érzi, hogy nem tolakodó módja annak, hogy valakit megszerezzen. A gondolat folytatódik: „Nem számít, ha elküldi az e-mailt, akkor megkapják, amikor van egy szabad pillanatuk.” De ez nem igazán működik. Valójában mindannyian rendelkeznek e-mail használati szokásokkal, ahol bizonyos csúcsidőben megnézünk és válaszolunk az e-mailekre. És az üzenet eljuttatása a postafiókba, amikor valaki aktívan e-mailt küld, azt jelenti, hogy jobban tudsz látni.
Általában a vezetők hajlamosak az e-maileket kora reggel vagy késő este ellenőrizni, mivel a nap nagy részében elfoglaltak a találkozók, tehát ez egy jó hely a kezdéshez. Ha egy hét elteltével nem kap választ, akkor próbálkozzon újra az e-maillel, de egészen más napszakban.
Légy rövid
Ne kezdje el az e-mailt hosszú megosztással, hogy ki vagy, hol találta meg valaki e-mail címét, vagy az életed. Csak egyenesen hozzá. Az újságírásban az a koncepció áll, hogy a történet minden lényeges elemét a ledbe helyezik, nem pedig eltemetik őket az ötödik bekezdésbe. Csináld ugyanezt itt.
És szó szerint, tartsa az e-mailt a lehető legkevesebb szónál. Egy igazán hosszú e-mailt annyira gyorsan beolvasunk, hogy gyakorlatilag nincs esély arra, hogy az e-mail küldés valódi oka meglátásra kerül. Ezen a feljegyzésen:
Legyen tisztában azzal, amit kér
Mindig e-maileket kapok, amikor befejezem az olvasást, és azt mondom magamnak: „Fogalmam sincs, hogy mit akar ez a személy.” Alapvető fontosságú, hogy az olvasónak kitűzzen egy célt vagy kívánt tevékenységet, mert ha valaki nem tudja, mit akar, valószínűleg nem fog válaszolni. Szóval mi a cél? Szeretné, hogy valaki találkozzon veled? Szeretné, hogy kapcsolatba lépjen valakivel? Vagy csak azt akarja, hogy rákattintson egy linkre, hogy többet tudjon meg valamiről? Ügyeljen arra, hogy kifejezetten említse meg, hogy mi lenne a művelet végrehajtása. És győződjön meg arról, hogy a lehető legaranyosabb.
Legyen róla
Az elfoglalt embernek nincs ideje elolvasni arról, hogy mit csinál a vállalata, milyen az álláskeresés, vagy amire valójában szüksége van vállalkozásához. Ahelyett, hogy sok szót szentelne magának, szóljon a másikról. Mit tehetsz, hogy segítsen neki? Miért lesz kedvező vagy könnyű a válaszadás számukra? Ritkán válaszolok egy olyan e-mailre, ahol egy személy két bekezdést beszél arról, hogy a vállalata miként csinál kínzó részleteket. De ha valaki gyorsan meg tudja mondani, hogyan fogja megkönnyíteni az életem, akkor hajlandó vagyok többet megtudni.
Tárgy vonalak kérdése
Olyan sok időt töltünk az e-maileinkbe, hogy gyakran elfelejtjük a tárgy sort. De a személyes e-mailek tárgyi sorai ugyanolyan fontosak, mint a marketing e-mailek esetében (amelyekben lelkiismeretesen megszállhatatlanná teszünk minden sokat, és lázasan teszteljük a különböző lehetőségeket, hogy megtudjuk, mi működik a legjobban).
Könnyű lefutni, vagy figyelmen kívül hagyni az általános tárgysorokat, tehát itt van néhány, amit teljesen elkerülhetek:
- Bevezetés
- Üdvözlet Elliott-tól
- Nyomon követése
- Nagyszerű találkozás
Miért? Mert általános, és bárkitől származhat. Nem fogsz kitűnni. Ehelyett próbáljon ki valami ilyesmit:
- Kézfogtunk a tegnapi Smith Charity rendezvényen
- Bevezetés az 1. és a 2. személy csatlakoztatásához
- Ma valószínűleg nem fog elolvasni egy ilyen e-mailt
Lehet, hogy egy kicsit a falon kívül vannak, de valószínűleg különböznek mindenttől, amely a személy beérkező leveleiben található.
A rossz hír az, hogy amikor fontos kapcsolattartóval kell kapcsolatba lépni, akkor mindent helyesen tehet, és még mindig nem kap választ. De hé, ha valaki napi néhány száz e-mailt olvas, előfordulhat, hogy nem mindig kapja meg a tiedét. Ne vegye a csendet elutasításnak - ehelyett olvassa el a tippeket, hogyan kell kellemesen kitartónak lenni és rajta maradni. Idővel ezeknek a szabályoknak a betartása növeli annak esélyét, hogy válaszoljon az e-mailek nagyobb százalékára.
