E-mail: Megtalálja az utat életünk minden sarkába. Személyes e-mail. Munkahelyi e-mail. Iskolai e-mail. Második személyes e-mail (spam). Az üzleti világ a legelterjedtebb e-mail vezérlő, napi több mint 108 milliárd e-mailt generál.
Mivel az e-mail dominálja a beszélgetéseket az élet minden területén - különösen a szakmai életében -, minden nap sok kérést fog küldeni. A felkéréstől, hogy valaki a számvitelnél készítsen jelentést az Ön számára, és hogy valaki mást könyveljen el a grafikai tervezéssel, hogy segítsen formázni egy javaslatot, valószínűleg sok e-mailt küld, amelyben szívességet kér.
De ha a kérése nem személyesen történik, akkor a címzettnek túlságosan egyszerűnek tűnik figyelmen kívül hagyni az üzenetet, amíg az el nem tűnik a beérkező levelek feladása feledéiből - vagy ami még rosszabb, teljesen törli azt.
Tehát, ha szívességre van szüksége, hogyan írhat egy e-mailt, amelyre választ kap? A rövid válasz: óvatosan. Íme néhány mutató, amely segít elkészíteni egy üzenetet, amely valóban felhívja az olvasó figyelmét - és a szükséges választ.
Használja a Tárgy sort az Ön előnye érdekében
Az első dolgok először: A tárgysor oka van. Használja, hogy egyértelműen tájékoztassa a címzettet arról, hogy miért éppen újabb e-mailt adott hozzá a postafiókjához, és rögtön megmutatja annak esélyét, hogy valóban megnyitja.
A homályos tárgysor (például „Kérdés feltevése”) nem segítőkész és bosszantó lehet, és nem akarja, hogy valaki bosszantó állapotban nyissa meg e-mailjét, amikor valamire szüksége van. Ehelyett tartsa tiszteletben a címzett idejét, és tudassa vele külön, miért küldte el a kommunikációt. Például: „Szüksége van áttekintésre: A programbrosúra kiigazításai.”
Segítségre van szüksége egy nagyszerű tárgysor megírásához? Nézze meg ezeket a tippeket.
Üdvözölje olvasóját, mielőtt igényt állítana fel
Gyakran kapok olyan e-maileket a hallgatóktól, amelyek azonnal felkérnek egy kérést, kérdést vagy kérdést anélkül, hogy bele kellett volna mondaniauk: “Jó reggelt” vagy akár egyszerűen: “Szia.” (Remélhetőleg) nem rohannának be valaki irodájába, és elkezdenének rohanni. igényeket, ezért ne tegye ezt e-mailben sem.
Nem kell elindulnod egy hosszú örömteli sorozatba, de nem fáj, hogy valami személyes elemet dobj, mielőtt elindítanád kérését: “Szia Randi! Milyen volt a 10K a hétvégén? Szombaton gondoltam rád és jó hangokat küldtem az utadra. ”Vagy:„ Jó reggelt, Jacob. Milyen volt a hétvégéd? Nagyszerű kertészeti időjárás volt - remélem, sikerült kiaknázni a legtöbbet! ”
Ezek az üdvözletök rövidek és egyszerűek, ám a kedvezményezettek iránti érdeklődés kedvező szintjét mutatják. Emlékszel arra, amit korábban mondtam arról, hogy nem akarja, hogy az olvasó bosszantjon az e-mail megnyitásakor? Nehéz bosszankodni valakivel, aki megjegyzést fűz, vagy kérdést tesz fel neked fontos dolgokkal kapcsolatban. A címzett végül is olyan ember, akinek érzései és érdekei vannak az irodán kívül. Időnként a legjobb módja annak, hogy valakivel kapcsolatba lépjünk, és valamit a fedélzetre vigyük.
Emlékezz arra, amit megtanultál az angol osztályban
Ha a kérése sürgős, akkor kísértésnek tűnhet, ha sietve elküld egy e-mailt szöveges rövidítésekkel, sietve írt mondatokkal és ramboláló bekezdésekkel, amelyek nem tartalmaznak értelmes írásjeleket. Ha ebben az állapotban találja magát, álljon meg. Vegyünk egy mély lélegzetet. Segítség kérésekor az utolsó dolog, amit meg akarsz tenni, az megnehezíti valakinek a megértését. Ha a címzett nem érti az Ön e-mailjét, akkor csak megsértette annak esélyét, hogy megkapja a szükséges segítséget.
Például egy megfelelő vessző nélküli rambolgó bekezdés arra kényszeríti az olvasót, hogy olvassa el és olvassa újra a szakaszokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy érti-e azt, amit kommunikálni próbál. Ez extra időt vesz igénybe, és rendkívül frusztráló lehet - két dolog, amelyet el kell kerülni. A javítás egyszerű: Írjon teljes mondatot. Bontja a hosszú bekezdéseket kisebb bekezdésekre. Használjon vesszőt megfelelő módon.
És egy utolsó írásjelek: Ha hajlamosak mondatokat egy felkiáltójel-karakterlánccal befejezni, kérjük, hagyja abba. Kivéve, ha bejelenti, hogy csapata csak bajillion dolláros megállapodást nyert, a mondatához nem szükséges felkiáltójel-sor.
Ne írj regényt
Igen, e-mailben történő kérés küldésekor finomságot kell végrehajtania, üdvözlettel, teljes mondatokkal és megfelelő írásjelekkel. De teljesen lehetséges ezeket a dolgokat elvégezni, és kérését néhány mondat helyett csupán néhány mondatban megteheti.
Egyes karrier szakértők szerint az e-maileknek legfeljebb öt mondatot kell tartalmazniuk. Még egy olyan eszköz is segít, amely korlátozhatja az e-maileket a választott mondatszámmal.
A kérés bonyolultságától függően nem mindig lesz képes ragaszkodni az ötmondatos javaslathoz, de el kell írnia az első vázlatot, majd fontolóra kell vennie, hogy kivághat-e bármilyen anyagot az olvasás megkönnyítése érdekében. Ezután vessünk egy pillantást a végtermékre, és kérdezzük meg magadtól, hogy a kérés egyértelmű-e, vagy telefonon vagy személyesen válaszolná-e hatékonyabban.
Például:
Lát? Csiszolt, de a lényeg. Ahelyett, hogy bekezdéseket írt volna arról, miért lett Randi az ideális jelölt, a szerző világos és tömör magyarázatot adott arról, mit akar, majd követeli egy további tárgyalási kérést.
Ne küldje el az e-mailt
Tudom - csak egy teljes oszlopot olvastat a hatékony „ask” e-mailben történő kidolgozásáról, és most azt mondom, hogy ne nyomja meg a send. Mi a helyzet?
Az e-mail beírása nem volt pazarlás. A kérés gépelése és szerkesztése néha elősegítheti az üzenet átgondolását, hogy tisztában legyen azzal, hogy mit szeretne kérdezni, hogyan támogatja kérését, és hogyan reagálhat a kérésből felmerülő kérdésekre vagy aggályokra. Ez értékes gyakorlat lehet, hogy felkészítse a személyes kérdezésre.
Néhány kérés e-mailben teljesen megfelelő. Ha azonban fontos kérése van, és közvetlen hozzáféréssel rendelkezik ahhoz a személyhez, aki segíthet, kérdezd meg magadtól, hogy a személyes beszélgetés előnyösebb lenne-e, mint az elektronikus kérés. Nincs e-mailben összefüggés, hangszín, arckifejezés vagy érzelem. Időnként, ülve egy embertől, és hagyva, hogy meglátja az őszinteségét, érzéseidet, mosolyát vagy félelmét - tudod, azok a dolgok, amelyek az emberré tesznek - sokkal jobban eladhatja az üzenetét, mint a leginkább elgondolkodva kidolgozott (de nem emberiség) e-mail.
A feljegyzés szerint nem vagyok anti-technológiai. Nagyon sok e-mailt írok, és túl sok időt töltenek a nyulak üldözésével a Twitter segítségével. De ha valóban szükségem van egy személy beszerzésére vagy segítségére, úgy gondolom, hogy megtehetek erőfeszítéseket, hogy felvegyem a telefont, vagy elmenjek az irodájába, hogy elmagyarázzam, mit akarok, és miért gondolom, hogy ez a személy tud segíteni.
Tartsa kérését tömör és pontosan, és csiszolt állapotban - akár elektronikusan, akár személyesen -, így sokkal nagyobb esélye van arra, hogy megkapja a szükséges segítséget.
