Valaha úgy érzi, hogy egy fekete lyukba kiabál, amikor e-mailt küld, vagy hangpostát hagy valakinek? Kihúzza a kérését az univerzumba - majd keresztezett ujjaival ült az asztalán, reménykedve időbeni válaszra.
A PR-világban végzett munkámnak köszönhetően mindent láttam, amikor a megválaszolatlan üzenetekről van szó. Vezettem a levelezést a vezérigazgatói ügyfelekkel (más néven az állandóan elfoglalt ügyfelekkel), ügyfeleim ügyfeleinek ügyvezetőivel és jogi csapataival (más néven azokkal, akik azt gondolják, hogy nem vagyok fontos), valamint a médiával (más néven azokkal, akik nem PR-emberekkel akar foglalkozni). Az út során sokat tanultam arról, hogyan kaphatunk válaszokat, amikor szüksége van rájuk.
Nem számít a késés oka, itt van néhány tipp a lefoglaltak (és igen, idegesítő) lassú válaszadók figyelmének felhívására.
Hozza létre a kapcsolatot
Mindenekelőtt, amikor kapcsolatba lép egy másik személlyel, meg kell adnia neki okot, hogy segítsen.
Először kerülje el azokat a hibákat, amelyek azonnal lekapcsolják a vevőt. Jó példa a nevének helytelen betűzésére: tudom, hogy ez alapvető, de nem tudom megmondani, hány e-mailt kapok Ashelyre vagy Ashleighre - és amikor megteszem, azonnal bosszantom magam, és kevésbé valószínű, hogy gyorsan válaszolok. Próbálkozzon úgy is, hogy ne úgy hangzzon, mint egy értékesítési hangmagasság (például: “Szeretnék veled beszélni …”) - senki sem akar ezzel foglalkozni.
Ehelyett ragadja meg kapcsolattartójának figyelmét azáltal, hogy mindent releváns rá mutat. Szeretek mindent elmondani az „ön” kifejezéssel - például ahelyett, hogy azt mondaná, hogy „kérem, hogy nézze át ezeket az űrlapokat”, mondja: „Az ügyfelednek jóváhagyásra van szüksége ezekre az űrlapokra.” Ez egy egyszerű, de hatékony trükk.
Arra is fellebbezhet az emberek számára, ha személyiségükre vagy forró gombokra játszik. Például, ha valaki kicsi az ego, akkor valószínűleg a legjobban reagál annak elismerésére, hogy mennyire fontos (pl. „Tudom, hogy fontos az Ön ideje, ezért azt javaslom, hogy indítsunk egy 10 perces beszélgetést, hogy megvitassuk az esettanulmány. ”).
Megkönnyíti a gyors válaszolást
Még ha kapcsolattartója is szeretne segíteni, az elfoglalt személyeknek nem lesz idejük egy e-mailen keresztül gyomlálni, vagy egy hosszú, remegő hangpostát hallgatni. Tehát ügyeljen arra, hogy korszerűsítse üzenetét, és megkönnyítse számára a gyors reagálást a következő taktika használatával.
Van egy informatív tárgysor
Használja a tárgysorát, hogy azonnal jelezze igényét, és segítse a vevőt a kérés fontossági sorrendjében. Olyan dolgokkal kezdve, mint a „Felülvizsgálathoz”, „Visszajelzést igényel” vagy „Kérjük, válaszoljon keddenként”, ez egy gyors módja annak, hogy elvárásait kristálytisztavá tegyék a get-go programból.
Egyenesen a lényeg
Ne töltsön sok időt üzenetében nem releváns információkkal vagy apróságokkal. Légy udvarias egy gyors „Remélem, hogy ma reggel jól kezelsz téged”, majd merüljön el a bevezető bevezetésében és a vevő tartalmának okában. Ne felejtsd el ezt is egyszerűen tartani (pl. „Az X ügyfelünk és én együtt dolgozunk az Y-n, és értesítést kaptam arról, hogy Ön a legjobb kapcsolat a Z-vel”).
Adjon megbízási határidőket
Annak megakadályozása érdekében, hogy az e-maileket vagy a hangpostájukat az „amikor odaérem” halomba tegyék, kérdezzen konkrét kérdéseket vagy adjon meg cselekvési elemeket, és adjon meg egy ütemtervet arra, mikor szeretné a választ megválaszolni. Bizonyos projektekkel és ügyfelekkel sikert arattam a következő kijelentéssel: „Kérjük, küldjön visszajelzést péntekig. Abban az időben frissítem és elküldöm ezt a dokumentumot a csapat többi tagjának felülvizsgálatra. ”Ez egy jó módszer arra, hogy azt sugalljuk:„ Ha nem érkezik hozzá időben, elvesztette a véleményét az ügyben. .”
Adjon ajánlást
Ha választ keres egy kérdésre vagy megoldást egy kérdésre, mindig adjon meg néhány különféle lehetőséget és az ajánlását. Így az a személy, akivel kapcsolatba lép, kevésbé gondolkodik rajta, és gyorsan válaszolhat: „Igen, az ajánlása jó” vagy „Menjünk az 1. opcióval”.
Kövesse ügyesen
Tehát megkönnyítette a címzett válaszolását, és még mindig nem kap választ. Most mi? Itt az ideje a nyomon követéshez. Rendkívül nehéz lehet egyensúlyba hozni a segítőkész és bosszantó ebben a szakaszban, de a megfelelő kommunikációs vonalon történő követésével lehetséges.
A kezdeti e-mail után adja meg a gyors követést, amely a határidőnek megfelelően értelmező. Ennek az e-mailnek tartalmaznia kell az eredeti e-mailt, egy rövid mondattal a tetején, amely emlékezteti az elérhetőséget az eredeti kérésre és a határidőre. Ezenkívül feltétlenül helyezze vissza a szükséges anyagokat.
Egy második e-mail, és továbbra sem kap választ? Telefonhívás ideje. (Várjon legalább 24 órát a követő e-mail elküldése után, kivéve ha feltétlenül szükség van valamire hamarabb.) Röviden szóljon arról, hogy felveszi-e a személyt telefonra, vagy elhagy egy hangpostát. Emlékeztesse őt az eredeti e-mailre, hogy ki vagy, és mire van szüksége.
Függetlenül attól, hogy hogyan követi nyomon, mindig hagyja el, amikor a következő lépés a kezedben van: „Holnap ismét követlek” vagy „Ha a nap végére nem válaszolok rólad, akkor a csapat többi részének visszajelzéseinek beépítése és az ügyfélnek történő küldés. ”
És ügyeljen arra, hogy nyomon kövesse a személyekkel való kapcsolatfelvétel minden kísérletét - azokra való hivatkozás segíthet jelezni sürgősségét, és hasznosnak bizonyulhat, ha kénytelenek vagyonmásolatot készíteni, hogy segítsen.
Húzza ki a nagy fegyvereket
Ezzel kapcsolatban, ha többször is megpróbálta kapcsolatba lépni valakivel kudarc nélkül, próbáljon meg másokat másolni a kéréseire. Válaszoljon az eredeti e-mailre (ismét), írjon be egy „Csak jelentkezni akartam az alábbi e-mailen. Volt egy esélyed arra, hogy…? ”És másolja a főnökét, az ügyfelet, vagy bárki másot, aki szerintetek ösztönzi őt. Nem ez a kedvenc dolgom, és kissé irritálhatja a vevőt, de minden bizonnyal csipetnyi választ fog kapni neked.
Az utolsó lehetőség egy másik kapcsolattartó keresése, amely megválaszolja a kérdést, vagy ráveszi az eredeti vevőt a válaszadásra. Ez lehet egy belső kapcsolat, akivel jó kapcsolat áll fenn, vagy valaki, aki nagyobb hatalommal rendelkezik. Figyelem: Amikor ilyen helyzetbe lép, soha nem akarja hibáztatni az eredeti kapcsolatot. Ehelyett csak úgy kell bekeretezni, hogy „meg kell szereznem ezt a mozgó ASAP-ot - tudsz segíteni?”
Ki tudta, hogy egy e-mail vagy hangposta ilyen bonyolult lehet? Nem számít, hogy melyik iparágban dolgozik, a másokkal való levelezés szinte mindig szükségszerűség, és sajnos a lassú bukók mindig léteznek. De ezekkel a tippekkel Önnek képesnek kell lennie arra, hogy időben (vagy legalábbis valamikor) megkapja a szükséges válaszokat. Most szállj ki, és válaszokat kapj!
