Ha valaha is vezettek egy értekezletet, akkor valószínűleg azt is tapasztalta, hogy megpróbálja visszahúzni egy olyan ülést, amely gyorsan megfordult a kaotikus szempontból.
Lehet, hogy egy extra beszédes csoporttal foglalkozik - vagy azzal az emberrel, akinek úgy tűnik, egy négyéves figyelmét felöleli. Talán mindenkinek van egy nagyszerű ötlete, hogy megosszák - vagy talán végül meg is nevezték a királyi babát, és ez mindenkiről beszélhet.
Bármi is legyen az ok, az ülések spirálisan elkerülhetők az ellenőrzés alól. De ha Ön felelõs az összejövetelért, azt akarja, hogy a dolgok tetején jelenjen meg, és elkerülje, hogy mindenki pazarolja az idejét nem hatékony ülésekkel.
A csoport nyomon követése könnyebb mondani, mint megtenni, ám némi intelligens tervezéssel és néhány napos stratégiával sokkal koncentráltabb csapattalálkozók felé tarthat.
Kezdjen egy tervvel
Az ellenőrzés létrehozásának első lépése a napirend készítése. És egy jó, régimódi, tipizált napirendre gondolok, amelyet idő előtt el lehet küldeni a résztvevőknek (majd barátságos emlékeztetőként megjeleníthetik vagy átadhatják az ülésen). Túl nyilvánvalónak tűnik mindent leírni, de bízz bennem, ha néhány részlet papírra kerül, ez segít Önnek - és mindenki másnak - arra összpontosítani, hogy mi a találkozó valójában.
A terv összeállításakor gondoljon arra a végső célra, amelyet elérni szeretne a találkozón (pl. Egy ötletbörze, vagy el kell végeznie néhány kulcsfontosságú intézkedést?). Ezután hátráljon annak meghatározása érdekében, hogy mit kell megvitatni e cél elérése érdekében, milyen kérdésekre kell válaszolni, és milyen felelősségeket kell kiosztani. Ügyeljen arra, hogy ezeknek a laza végeknek szerepeljenek a napirendben, így mindenki tudja, mire számíthat, mielőtt megérkeznek.
Ezeken a napirendi pontokon kívül gondoljon azon emberekre is, akik részt vesznek. Hány ember lesz ott? Ismerik egymást? Melyek a személyiségeik? Mi jellemzi őket? Ez segít abban, hogy eldöntse, szükséges-e bármilyen extra időt beépíteni a munkamenet elejére. Például, ha tudod, hogy a találkozón résztvevők mielőtt elkezdenének, személyes beszélgetést akarnak venni, tervezzen néhány percet arra, hogy mindenki menjen ki a beszélgetésből a rendszeréből, mielőtt üzletet indít.
Megkönnyíti a fókuszt
Következő lépés egy olyan találkozóhely létrehozása, amely megakadályozza a figyelmetlen figyelmet és a megszakításokat. Kezdje a fizikai terekkel, ügyelve arra, hogy a helyiség legyen bezárva a külső zajtól és a beszélgetésektől, és mentes legyen a vizuális zavaró tényezőktől, például egy hurkolt videó képernyő vagy az asztalon lévő anyagok. És közvetlenül a találkozó kezdete előtt tegye le a telefonját, és csukja be a laptopját - ez egy finom jel mások számára, hogy ugyanezt kellene tenniük.
Ezután állítsa be a termelékenység színpadát. Győződjön meg arról, hogy a napirend rendelkezésre áll - akár nyomtatott példányokkal, akár húzza fel a képernyőre -, és mindenki üdvözlése közben mindenképpen üdvözölje a találkozó céljait (pl .: „Ma itt vagyunk, hogy véglegesítsük a részleteket az adománygyűjtő eseményre. ”). Ezenkívül ügyeljen arra, hogy emlékeztesse az embereket arra, mikor állítják össze az ülést. Egyszerűen mondva: „Tudom, hogy mindannyiunknak még sok tennivalója van, ezért próbáljuk meg ezt 30 perc alatt tartani”, emlékeztetni fogja az embereket, hogy ugyanúgy szeretnének hatékony találkozót, mint ők.
Több logisztikai megjegyzés esetén, ha további tárgyalási anyagokkal rendelkezik, akkor az ülés kezdete helyett adja át azokat, amint végigment. Hallottam, hogy mások azt állítják, hogy ez a megközelítés elvonja a figyelmet, de megtanultam, hogy az emberek többsége elolvassa és kikapcsolja a találkozókat, ha lehetősége van látni, mi jön létre.
Visszahozza a csoportot
Az egyértelmű napirend és a tiszta találkozóhely hosszú utat jelent a dolgok nyomon követésében, de függetlenül attól, hogy milyen gondosan tervezi meg az ülést, zavargások történhetnek. Itt jön a játék az átmenet művészetéhez. Mielőtt elmész egy találkozóra, győződjön meg arról, hogy van néhány udvarias, ám mégis hatékony módszer, amellyel átirányíthatja a beszélgetést oda, ahová szeretné. Itt van néhány kedvencem:
Tekerje fel
Csakúgy, mint egy jó esszé (igen, mindannyian emlékszünk rájuk), össze kell foglalnia a találkozót egy rövid összefoglalóval. Világosan közölje, mi történt, és minden ezt követő feladatot, következő lépést vagy felelősséget. Ennek nem kell részletesebbnek lennie - sőt, csak egy-két percig is elhúzódhat -, de segít meghajolni a találkozódat, hogy valami olyasmit mondjon: „Köszönjük mindenkinek. Nagy előrelépéseket tettünk az eseménylogisztika véglegesítésén. Emily felveszi a kapcsolatot az esemény koordinátorával ezekkel a részletekkel, és elküldöm egy e-mail listát mindenkinek a végső feladatairól. "
Nézzünk szembe a tényekkel, ha egy csomó embert teszünk egy kis helyiségbe, nehéz lehet az irányítás létrehozása és fenntartása. A következő találkozón egy tervvel, napirenddel és néhány kulcsfontosságú vonallal léphet fel, hogy mindenki visszatérjen a pályára, mindezt megváltoztathatja.
Mondd el nekünk! Hogyan tudja irányítani az üléseit?
