Van egy különleges fajta kikapcsolódás, ami azt jelenti, hogy egy találkozón még kevésbé biztos abban, hogy úgy érzi, mi volt a lényege, mint amikor belépett (ebben az esetben lehet, hogy valakinek szüksége van erre az útmutatóra a hatékony találkozók lebonyolításához, a találkozó napirendsablonjához vagy a cikkhez) felvázolja, mikor kellene ténylegesen átültetnie ezt a találkozót).
Még ha a dolgok nem is annyira szélsőségesek - talán ösztönző és magával ragadó beszélgetést folytattak -, akkor még mindig csalódás, ha úgy tűnik, hogy semmi sem jön ki belőle. De van egy egyszerű megoldás: a találkozó utáni e-mail.
„Az átfogó cél az, hogy mindenkit ugyanazon elvárásoknak feleljen meg. Tehát ugyanazon az oldalon ugyanazon az oldalon dolgozik egy csapat, amely hatékonyan és eredményesen tartja a dolgokat, és csökkenti a frusztrációt is ”- mondja Heather Yurovsky, a Muse karrier edzője és a Shatter & Shine alapítója. "Senkinek nem tetszik az érzése, hogy olyan ülésen ültek, ahol jó lendület volt, és utána semmi sem történik."
Olvassa el mindent, amit tudnia kell a tökéletes ülés utáni e-mail küldéséről - így soha nem lesz felelős az előrehaladás megakadályozásáról, bárhol is volt a tárgyalása.
Ki küldje el az ülés utáni e-mailt?
Oké, talán máris gondolkodsz egy követő e-mailen. De honnan tudja, hogy te vagy az, akinek el kell küldened?
Gyakran nyilvánvaló. Ha megszervezte az ülést, elkészítette a napirendet, és lebonyolította a dolgot, akkor valószínű, hogy Ön az, aki bezárja a ciklust egy ülés utáni misszióval.
"Általában a találkozó végén egyértelmű, ki a felelős, de néha nem, főleg ha ez egy új projekt, amelynek technikailag még senki sem birtokolja" - mondja Yurovsky. "Csak azt szeretné megbizonyosodni, hogy nem azért jön el, mintha másokat parancsolt volna, és hogy valóban a megfelelő személy jön, akit az emberek meghallgatnak, és tiszteletben tartják a tulajdonjogot és a határidőt."
Ha ez egy többértelmû helyzet, gondoljon arra, hogy van-e értelme Önnek lépést tenni a feladat elõtt. „A találkozó végén, ha nem teljesen világos, ki felelős érte, és úgy érzi, készen áll arra, hogy ezt az e-mailt később elküldje, akkor emelje fel a kezét és mondja:„ Hé, örömmel küldöm az ülés utáni e-mailt, hacsak nincs senki. egyébként úgy érzi, hogy helyesebb tőlük származni ”- mondja Jurovszkij. - Tehát önként jelentkezik. Nem hív fel senkit, hogy tegye rá, hanem lehetőséget ad más embereknek, hogy mondják: „Ó, nem, azt hiszem, hogy Joe-nak kell lennie.”
Kiket kellene bevonni?
Amint a „from” mező rendeződött, itt az ideje, hogy gondolkozzon a „to” és a „cc” mezőkre. Győződjön meg róla, hogy elküldi a jegyzetét a találkozó összes résztvevőjének, beleértve azokat is, akik szerepeltek a meghívólistában, de talán nem tudtak részt venni. Ezután gondoljon arra, hogy van-e bárki, akiről rájött, hogy részt kellett volna vennie a találkozón, valamint más érdekelt feleknek, akiknek cselekedniük kell vagy láthatósággal rendelkeznek a témában. Végül, ha idősebb kollégákkal foglalkozik, akkor fontolja meg az asszisztensek másolását.
Mikor kellene kimennie?
"A legjobb, ha az emlékeztetőt a lehető legközelebb küldjük ki az ülésről" - mondja Jurovszkij. „Ha a találkozó a nap végén van, és azt akarja várni, amíg az első dolog másnap reggel nem lesz, akkor az rendben van, de minél közelebb állsz a találkozóhoz, annál több lendület jön létre, és nem kezd leesni az emberek cölöpjei. ”
Más szavakkal, fontolja meg a találkozó kiterjesztésének recapját és küldje el, amíg a vita még mindig friss a fejedben és mindenki másnál. Ha előre tudja, hogy Ön fogja foglalkozni ezzel a kérdéssel, akkor akár előre is tervezhet, ha közvetlenül az ülés után blokkolja a naptárban az idejét, hogy ennek megtörténjen.
Mit kell tartalmaznia?
"Az e-mail célja, hogy mindenki ugyanarra az oldalra jusson" - mondja Kristina Leonardi a Muse karrier edzője. De mi pontosan megy bele, hogy ez megtörténjen, „a találkozó jellegétől és a szándékától függ, mi a cél?” Mondja Leonardi.
„Ha volt valamelyik kérdés vagy kihívás, amelyen foglalkoztak, és a találkozó megoldotta ezt a kérdést vagy kihívást, ez olyan lehet, mint köszönöm és önálló gratuláció” - magyarázza. Vagy „tisztázhatja a szerepeket és az irányt egy adott projektben, vagy az azt követő cselekvési lépéseket, amelyeket meg kell tenni, és ki állítja őket.”
Általános útmutatásként gondoljon az alábbiak végrehajtására:
- Köszönet az embereknek az idejükért és erőfeszítéseikért
- Az ülés során tárgyalt vagy megvitatott kulcsfontosságú kérdések összefoglalása
- A cselekvési elemek és a tulajdonosok vázlata, valamint a következő lépések határideje
- Releváns források és dokumentumok csatolása vagy összekapcsolása
- Az emberek felkérése, hogy tegyen fel kérdéseket vagy találkozzon újra
Leonardi sürgeti, hogy tartsa rövid és kedvesnek. De az e-mail terjedelme is függ a találkozótól. Ha kijön egy szokásos havi csapattalálkozótól vagy egy viszonylag gyors és rutinszerű projektfrissítési találkozótól, akkor e-mailje ennek hosszúságát tükrözheti. Ha két órás testületi ülés vagy mély merülés stratégiai ülés után nyomkövetési feljegyzést küld, az kicsit másképp fog kinézni. Ugyanez vonatkozik a hangodra.
„Mindig udvariasnak kell lenni, még ha gyors e-mailt is küldünk” - mondja Yurovsky. „Nemcsak a szervezet hangját, hanem magát az értekezletet is be szeretné írni.” Röviden: ne összegezzen egy rendkívüli formális hangon egy alkalmi találkozót a csapattársakkal, és ne küldjön összefoglalót a a vezetőknek úgy hangzik, mintha boldog órákon beszélgetnél a barátaiddal.
Ahogyan Jurovszkij mondja, „a közönség ismerete nagy változást jelent”.
Van sablon, amelyet használhatok?
Eddig minden jól hangzik? Hűvös, most már valószínűleg készen állsz arra, hogy odamenj. Itt van egy sablon, amelyet részben vagy egészben használhat, az adott helyzettől függően.
- - befejeződik:
- - befejeződik:
- - befejeződik:
- - befejeződik:
Mi a helyzet egy példával?
Így néz ki ez a gyakorlatban:
- Világosságra és további képzésre van szükség az új termék eladása körül, hogy sikeresek lehessünk a harmadik negyedévben, valamint néhány új, belső és külső felhasználásra szánt kiegészítő anyaggal
- Mivel a taktika megosztása ebben a találkozóban nagyon hasznosnak bizonyult, kipróbáljuk kéthetente zavarral a trükköket és tippeket gyakrabban átadni.
- Az edzés felállítása és lebonyolítása - Jackie június 20-ig teljesíti
- Készítsen egy lapot belső használatra - a Rob június 25-ig kész
- Frissítse a bemutató anyagokat külső használatra - a Jorge június 30-ig kész
- Állítsa be az ismétlődő zűrzavarokat - a Quinn július 1-ig fejeződik be
