Néhány évvel ezelőtt bementem egy vezetői pozícióba, ahol először voltam felelős egy hat éves csapat irányításáért. A kezemben lévő MBA-vel és a Myers-Briggs-típusom alapos elemzésével azt gondoltam, hogy szellő lenne megszervezni és motiválni azokat az embereket, akikkel dolgoztam.
De bár ezek az eszközök hasznosnak bizonyultak, nem készítették el teljesen a menedzser egyik legnehezebb részéhez: éves teljesítményértékelések készítéséhez. Kiderült, hogy a vezetők annyira rettegnek őket, mint az alkalmazottak! Ennek ellenére a természetes vonakodás ellenére az áttekintés a munka elkerülhetetlen (és fontos) része, és kritikus része a csapat növekedésének. Tehát, ha szupersztár menedzser akar lenni, itt az ideje, hogy minél jobb véleményt kapjon az értékelésekről.
Ebben a szellemben íme az indulás módja.
Az alapok
Lehet, hogy a kísértés összegyűjti a legfontosabb visszajelzéseket az alkalmazottak számára a felülvizsgálat előtti héten, de valószínűleg már tudja, hogy nem kellene. A folyamatot egy éven át tartó tevékenységként kell kezelnie, és alaposan előre kell gondolni. A tervezés segít átfogóbb visszajelzések küldésében, és amikor a felülvizsgálati szezon körbemegy, nem lesz meglepetés sem önnek, sem alkalmazottainak - és erre kell törekednie.
Kezdje azzal, hogy meghatározza a legjobb évszakot a vélemények elkészítéséhez. Tudja meg, hogy szervezete rendelkezik-e a preferált ütemtervvel vagy folyamattal (a legtöbb nagyvállalat ezt megteszi), és fontolja meg, mikor zajlik a költségvetési folyamat, vagy mikor lehetősége van bónuszokat nyújtani. Ha rugalmas, akkor elkerülheti a nagy mennyiségű munkaidőszakot, mivel az előkészítés és a visszajelzés folyamata igényes és intenzív lehet, és senki sem akarja áttekintéseket készíteni a forgalmas időszakban.
Ezután készítse el ennek megfelelően az éves ütemtervet, és kommunikálja az időzítést alkalmazottaival. A véleményről - a tartalomtól az időzítésig - semmi soha nem lenne meglepetés.
Most, az egyszerűség kedvéért, mondjuk, hogy a felülvizsgálati szezon az év végén, decemberben lesz. Így néz ki az éves ütemterv:
Január (az év kezdete)
Állítsa be a célokat és elvárásokat
Az év elején találkozzon az alkalmazottakkal, hogy megosszák az éves célokat és a csapat elvárásait. Ezután külön-külön találkozzon velük, hogy megcélozza saját teljesítménycélokat. Ez nemcsak azt biztosítja, hogy mindenki tisztában legyen az év várakozásaival, hanem egyértelmű vázlatot is ad neked, amelyet követni kell minden alkalommal, amikor megbeszélik a teljesítményt az elkövetkező hónapokban.
A célok kitűzésének legjobb módja a SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults-oriented, T ime-kötött) keretrendszer használata. (Szüksége van alapozóra? Itt tájékozódjon az alapokról.) És ne feledje, hogy bár a céloknak az egyes személyek szerepére kell vonatkozniuk, azokat egyértelműen össze kell hangolni a szervezeti célokkal is, hogy az alkalmazottak láthassák, hogyan teljesítményeik befolyásolják az egész csapatot.
Az ülések után írja be a vállalat céljait és az egyes alkalmazottak céljait, és tegye őket egy e-mailbe. Munkavállalói nagyra értékelni fogják, hogy tudják, hogy ugyanabból a példányból dolgoznak, mint te, és egyértelmű útitervet készítenek majd egész évben.
Március, június és szeptember (3 havonta vagy havonta)
Tartsa a Touch-Base találkozókat
A vezetők gyakran pánikba veszik az emberek teljesítményének áttekintésekor történő összefoglalását és megjegyzéseit, ám az igazság az, hogy az éves találkozón nem tudsz új információt szolgáltatni. Inkább követnie kell alkalmazottai céljait, és egész évben visszajelzést kell adnia számukra. Függetlenül attól, hogy havonta vagy negyedévente jelentkezik-e, előzetesen ütemezze ezeket a találkozókat az év elején, hogy ne kerüljenek a hátsó égőbe.
Minden ülés előtt készítsen egy rövid napirendet. Felül kell vizsgálnia a munkavállaló éves céljait, meg kell vitatnia az általad vázolt elvárásokat, és meg kell vizsgálnia a felmerülő kérdéseket vagy további feladatokat. Ha vannak negyedéves mutatók vagy hosszú távú projektfrissítések, amelyeket felül kell vizsgálni, akkor itt az ideje.
Azt is időt fog tölteni, hogy mindenkinek informális visszajelzést adjon teljesítményéről, ideértve a dicséretet is, ha esedékes, és foglalkozzon a folyamatban lévő vagy potenciális problémákkal. (Igen, ez a nehéz rész.) Az egyik dolog, amire hasznosnak találtam, az, hogy megjegyzéseket készítsen egy viselkedés tekintetében, amelyet valakinek el kell kezdenie , le kell állítania vagy folytatnia kell : Talán azt szeretné, ha egy alkalmazott elkezdené cc-t küldeni neked e-mailekben más menedzserek, hagyja abba a hosszú ebédszünetet, vagy folytatja a projektek beindítását a határidő előtt. Legyen ez egy beszélgetés, és kérje meg minden alkalmazottat, hogy ossza meg saját gondolatait és kérdéseit.
A találkozók mindegyike után készítsen jegyzeteket magadnak arról, amit megbeszéltek. Bízz bennem - amikor az év vége tekercsed, örülök, hogy rendelkeznek ezekkel a feljegyzésekkel, amelyek segítenek az év összefoglalásában, és emlékszik arra, amit az emberekkel tárgyalt az első pár negyedévben.
Október / november (két hónappal a felülvizsgálat előtt)
Kérje meg alkalmazottait, hogy készüljenek fel
Néhány hónappal a tényleges áttekintés előtt ütemezze az egyes csapattagokkal való hivatalos találkozók időpontját. Ezen a ponton fel kell kérnie őket, hogy kezdjék el összeállítani az éves eredményeiket. Induljon el minden olyan hivatalos űrlaplal, amelyet vállalata szeretne használni, vagy hozzon létre saját, és kérje meg minden alkalmazottat, hogy készítsen összefoglalót a legfontosabb munkaköri felelősségeiről, a jelenlegi projekt munkáról, valamint a célok és eredmények összefoglalásáról.
Hasznos lehet az is, ha minden alkalmazott írásbeli önértékelést készít. Ez nem csak a munkavállalók számára érzi magát úgy, mintha beleszólhatna a folyamatba, hanem kihívást jelent számukra, hogy őszintén mutassák be saját magatartásukat, ami hasznos, ha teljesítményükről beszélünk. A legjobb önértékelések 6-10 nyitott kérdést tartalmaznak, mint például: Milyen eredményekkel büszkén vagytok ebben az évben? Hol elmaradt a csapat vagy önmaga elvárásainak és céljainak? Melyek a növekedési területek és hogyan kezeli őket? Vannak olyan dolgok, amelyeket a menedzser megtehet az előrelépés és a siker további támogatása érdekében?
November (hat hét áttekintés előtt)
Készítsd el magad menedzserként
Időközben a hónapok áttelte előtt töltse el a véleményeket és eredményeket az egyes alkalmazottakra vonatkozóan. Kezdje el összegyűjteni mind a munkavállalói teljesítmény mennyiségi mutatóit, mint például az értékesítési jelentéseket, a hívás-nyilvántartásokat és a határidő-jelentéseket, mind a minőségi intézkedéseket, amelyek magukban foglalhatják az ügyfelek és az ügyfelek visszajelzéseit vagy az Ön személyes megfigyelését. Húzza ki azokat a jegyzeteket, amelyeket az év folyamán vett fel az érintőképernyős ülésein is.
Az egyik leggyakoribb eszköz a 360 fokos áttekintés, amely a munkavállalói önértékelésen és a szakértői véleményen, valamint a felsőbbrendű és alárendelt visszajelzésen alapul. Nagyon egyszerű verziót találhat a HowsMyWork.com weboldalon, vagy egy szélesebb verziót az Inc.com oldalon. Ne habozzon, igazítsa ezeket a sablonokat saját igényeinek kielégítésére.
Az eredmények áttekintésekor kérdezd meg magadtól a következőt: Megfelel-e ez a személy céljainak, elvárásainak és a vállalat sikermutatóinak? Ha nem, miért - és meg tudja változtatni ezt? Ha igen, van-e jutalom, elismerés vagy nagyobb projekt, amelyet hozzárendelhetsz a csillagszereplők megerősítéséhez? Itt jönnek bónuszok!
December (1 hónap a felülvizsgálat előtt)
Készítse el a dokumentációt
Miután elvégezte az összes kutatást, itt az ideje, hogy összeállítsa az egyes alkalmazottak önértékelését, minden külső visszajelzését és minden releváns adatot - használja ezt az információt az értékelő űrlapok elkészítéséhez, a visszajelzést magyarázó írásbeli levelekhez és a személyes beszélgetési pontokhoz. szembeszélgetés.
Először találja ki a használni kívánt formátumot vagy struktúrát. Van némi rugalmassága itt, de válasszon egy olyan struktúrát, amely átfogónak érzi magát, és segít az alkalmazottainak követni. Például felépítheti az áttekintést a közösen kitűzött célok körül, egyrészt egymással beszélgetve, vagy a munkavállaló nagyobb projektjei köré, projektenként elindítva és a releváns célok megvitatásakor.
Ezután, függetlenül attól, hogy milyen formátumban dönt, meg szeretné határozni mind az megerősítés és bátorítás területeit, mind az aggodalomra okot adó területeket (vagy azokat a területeket, amelyekben az alkalmazottak tovább növekedhetnek). Válasszon mindegyik kategóriához 2-3 fő területet, amelyekre összpontosít, hogy a beszélgetés érdekes, mégis összpontosított legyen. Fejlesszen ki olyan beszélt pontokat, amelyeket az összegyűjtött adatok támogatnak, majd minden egyes ponthoz mellékelje a jövőbeli elvárásainak összegzését és a célhoz kapcsolódó cselekvési elemeket. (A munkavállalók - különösen a jól teljesítő alkalmazottak - utálják az áttekintést, amikor úgy érzik, hogy semmi sem jutottak belőle, vagy ha nem tudják, mi a teendője. Tehát még azokon a területeken is, ahol valaki jól működik, gondolni kell a következő lépésekről és a jövőbeni vagy „nyújtási” célokról.)
Mindezekkel az erőforrásokkal együtt készen áll arra, hogy értelmes beszélgetést folytasson a csapat minden tagjával.
December vége
Tartsa meg a személyes áttekintő értekezletet
Itt az ideje, hogy üljön le az alkalmazottakkal a hivatalos áttekintésre. Ez a folyamat legnagyobb kihívást jelentő része, ám ez is a legfontosabb. Tehát maradjon velünk sorozatunk következő részén, ahol megtanulja, hogyan kell lefolytatni a felülvizsgálatot - ideértve a betekintést a különféle személyiségtípusok kezelésébe és a visszajelzések hatékony igénybevételébe.
