Végül! az e-mail 23 íratlan szabálya

Csak addig, amíg nem segítettem egyetemi bátyámnak a beérkező levelek becsapódását, és elmagyaráztam ennek a mindenütt jelenlévő kommunikációs módszernek az árnyalatait, rájöttem, hogy az e-mailek hány íratlan szabálya alakult ki az évek során.

Némelyikük elég nyilvánvaló, de megismételni érdemes (mert még mindig látom, hogy az emberek időről időre eltörik őket). És mások nem azonnal intuitívak, de ha egyetemesen követnénk, akkor mindannyian jobban segíthetnénk az e-mailek küldésében és az e-mailek megválaszolásában.

Szóval, írásba foglalom őket. Olvassa el a listát, és ismételje meg magam után: „Ünnepélyesen esküszöm, hogy örökké követem az e-mailek szabályait.”

A tárgysorának mindig leírónak kell lennie. Az „Intro” nem elég leíró. „Bevezetés: Alex (A Muse) // Jennifer (XYZ Co)” jobb.
Tartsa az e-maileket a lehető legrövidebb ideig; időt takarít meg, és ami még fontosabb, tiszteletben tartja a címzett idejét.
Minél gyorsabban válaszolsz, annál rövidebb a válasz.
Mindig tartalmazzon egy sor összefüggést, ha a címzett nem várja ezt az e-mailt. Ez ugyanolyan releváns az első e-maileknél („Itt találkoztunk”), mint az e-mailek esetén olyan személyeknek, akikkel rendszeresen dolgozunk („Ez az e-mail arról a projekt következő szakaszáról szól, amelyen együtt dolgozunk”).
Helyezze először a „kérdezés” vagy a „művelet elemeit” az e-mailbe, ne utoljára, és tegye egyértelművé. A címzettnek azonnal tisztában kell lennie azzal, mit akar.
Ha van határidő, mondja meg. Ha a kérés nem sürgős, mondja meg.
Ha nincs szüksége válaszra, és egy e-mail csak FYI, mondja meg.
Tegyen fel kérdéseket a lehető legpontosabban. „Mit gondolsz a javaslatról?” Nem jó kérdés. „Folytatnánk-e az eladót 20 000 dolláros javaslattal pénteken?” Jobb.
Használjon golyókat vagy számozott listákat, ha lehetséges. Ezeket könnyebben lehet soványítani, mint a szövegblokkokat.
Ha valami nagyon fontos, merészítse meg.
Ne használjon túl merész emaileket.
Használjon olvasható betűkészleteket. A Comic Sans nem olvasható betűtípus.
Ha valaki mástól kérést kap, de nem tud azonnal válaszolni, válaszoljon, ha tudatja vele, mikor érkezik hozzá. Ezzel megtakaríthatja a bejelentkezési e-maileket, és segíthet a másik személynek a tervezésében.
Mindig ellenőrizze a munka elvégzéséhez szükséges minimális számú embert. Minél több ember van az e-mail láncban, annál kevésbé érzi magát a felelősségvállalás a válaszért.
Csak akkor használja a „Válasz mindenkinek” lehetőséget, ha igazán szükséges. Senki sem szereti azt a személyt, aki eltömíti az egész osztály beérkező leveleit.
Ha valaki e-mail szálon van, amelyre már nem kell bekapcsolódnia, vigye a személyt a BCC-be a következő válaszában, és mondja el az e-mail első sorában. („Sam, köszönöm, hogy bemutattad Maryt és engem - BCC-be költözök, és innen elviszem.”)
Mindig végezzen kettős opt-in intro módot. Ha nem, az emberek félni fognak hallani rólad.
Ne gépelje el az egyik témát egy másik téma megvitatása céljából. Ehelyett indítson el egy új e-mail szálat, a megfelelő tárgysorral és a címzettekkel.
Ne rakd fel. Senkinek nincs szüksége 20. „Ez számomra is jól néz ki!” E-mailre.
Ha üzleti célokra e-mailt küld, akkor a láblécbe tegye elérhetőségi adatait és címét. Minél egyszerűbb, annál jobb.
Ha nagyon elfoglalt emailt küld e-mailben, teljesen elfogadható és némileg várható, hogy egy vagy két hét múlva egy kezdeti e-mailt küld vissza neki. A legtöbb elfoglalt embernek legalább egyet igényel. Ne végezzen háromnál többet.
Nem elfogadható, ha egy e-mailt 48 órán belül nyomon követnek, kivéve ha ez valóban sürgős. Sokan az e-maileket a levelezés egyik formájának tekintik, és egyszerűen magasabb prioritással bírnak, mint ha azonnal válaszolnak.
Ha dühös e-mailt kap, vagy szeretne küldeni, várjon rá. Ha sürgõs, hívja fel inkább a telefont.