Néhány héttel ezelőtt írtam az e-mailek íratlan szabályairól, és azt kaptam, hogy hány ember találta hasznosnak. Kiderült, hogy nagyon sok szabály létezik, amelyek mindannyian profitálhatnak a papírra jutásból!
Ezt szem előtt tartva, készítek még néhány ilyen listát, kezdve a második legnagyobb irodai fájdalom ponttal: az ülésekkel. Olvassa el a sikeres találkozó lebonyolításának kötelező szabályait, és a kollégák mindenütt köszönöm.
Ütemezése előtt győződjön meg arról, hogy valóban szüksége van egy találkozóra. Megoldható-e ez 10 perc alatt telefonon vagy e-mailben?
Minden ülésnek céljának kell lennie: Vagy döntést kell hoznia, vagy együtt kell végrehajtania egy akciót. A frissítés szinte mindig e-mailben történhet.
Ne ütemezzen több időt, amennyire szüksége van. A legtöbb ülést egy teljes órára tervezik, amikor 20 perc, 30 perc vagy 45 perc lehet - legfeljebb .
Indítsa el időben. Ne várjon a stragglers-re - ez csak ösztönzi őket.
Vége időben. Mondván: „Tudom, hogy mindannyiunknak még sok tennivalója van, ezért próbáljuk meg ezt 30 perc alatt tartani”, emlékeztetni fogja az embereket, hogy ugyanúgy szeretnének hatékony találkozót, mint ők.
Csak azokat az embereket hívja meg, akiknek feltétlenül ott kell lenniük. Minél több ember vesz részt a találkozón, annál kevesebb lesz az.
Minden ülésnek rendelkeznie kell valakivel, akit egyértelműen előre jelöltek ki idő előtt a rendezés irányítására. Ha nem te vagy, nevezj meg mást (és győződj meg róla, hogy ez a személy tudja, hogy ő felelős).
Pár perc alatt süssük a chit-chat-et az ülés elején. Emberek vagyunk, nem robotok, és a munkatársakkal való kapcsolatépítés elősegíti az üzleti zökkenőmentes működést.
Ha azt szeretné, hogy az emberek elolvassanak valamit idő előtt, akkor jó, ha legalább három órával elküldi azt, és az előző nap jobb. 20 perccel korábban elküldeni felesleges.
Foglalja le a tárgyalóterületet idő előtt, vagy 10 perccel adja meg magát a találkozó előtt, hogy kitalálja. A folyosók vándorolása mindenki vontatásával pazarolja az idejét.
Állítson össze napirendet, és ossza meg azt az ülés elején, hogy mindenki nyomon maradjon.
Ha azt akarja, hogy az emberek figyeljenek, ne adjon nekik több leosztást a találkozó elején. Elkezdenek átjutni rajtuk, és figyelmen kívül hagyják őket.
A találkozó során ne ellenőrizze telefonját vagy e-mailjét. Mindenki elmondhatja, mit csinál, és ugyanazt fogja csinálni.
Kövesse nyomon a következő lépéseket, amint az ülés folytatódik. A cselekvési elemeket emlékeztetőként kell elküldeni az ülés után.
Értéktelen egy akcióelem anélkül, hogy valaki hozzá lett rendelve. A legtöbb esetben határidőre is szükség van.
Ha valaki túl sokat beszél, vágja le (szépen). Hasonlóképpen, ha valaki túl keveset beszél, próbáld bevonni őt.
Ha a beszélgetés tárgytalanná válik, akkor az szintén elfogadható és szükséges, hogy visszatekerje belőle. Egy egyszerű, "Tegyük fel az időt, hogy később megbeszéljük, ha ez hasznos, mivel még csak 10 perc van hátra", tökéletesen működik.
Ha az ülés több mint egy órát vesz igénybe, ütemezze be a szünetek idejét, és előre tájékoztassa a résztvevőket róluk. Ha tudod, hogy 45 perc alatt ellenőrizhetik e-maileiket, elősegíti a figyelmet.
Figyelje a testbeszédet. Könnyedén megtudhatja, ha az emberek unatkoznak, kikapcsolódnak, vagy úgy érzik, hogy az idejük pazarolódik, mindaddig, amíg rá keresse.
Ha szükséges, rendeljen hozzá egy jegyzetelőt, hogy összpontosítson az ülés lebonyolítására.
Rendszeresen értékelje, hogy szükség van-e ismétlődő találkozókra a naptárban, és ha igen, ha a formátum, a hossz és a résztvevők hozzájárulnak azok eredményességéhez. Ha nem? Cserélj!
