Az utóbbi időben egyre több vállalkozással kapcsolatos telefonhívást folytattam, amelyek annak ellenére, hogy intelligens emberek voltak, rossz benyomást hagytak nekem. Persze, a hívások elég egyszerűnek tűnnek, de a technológiai hibáktól kezdve, amelyek elkerülhetők voltak a rossz időgazdálkodásig, valóban befolyásolhatja az ügyfelek és kollégák benyomásait rólad (a termelékenységről nem is beszélve).
Tehát, csakúgy, mint az íratlan szabályok az e-mailekre és a találkozókra, megfogadom az üzleti telefonhívásokra és a konferenciahívásokra vonatkozó irányelveket, amelyeket mindenkinek be kell tartania. Itt vannak a produktívabb (és kevésbé idegesítő) hívások örökre!
A hívás előtt állapodjon meg, hogy melyik személy hívja, és melyik telefonszámot. Az e-mailek küldése három perccel azután, hogy a hívásnak kezdődnie kellett volna: "hol hívhatlak?" pazarolja mindenki idejét.
Általában, ha valaki mást kér, akkor felajánlja, hogy felhívja őt. Ha valaki másnak segít, kérje meg az embert, hogy hívjon fel, hogy ne kelljen senkit üldöznie.
Ütemezze a hívást a szükséges időtartamra, és ne feledje, hogy ez lehet öt, 10 vagy 20 perc. Nem szabad kerekíteni a legközelebbi 30 perces lépésre.
Ha előre tudja, hogy késni fog egy hívást, értesítse e-mailen a másik személyt, és felajánlja, hogy felhívja őt, amikor készen áll.
Ha a felhívott személy nem veszi fel, ne hagyjon üzenetet első alkalommal. Próbálkozzon újra 1–2 perc múlva, és ha nem veszi fel, hagyjon üzenetet és e-mailt, jelezve, hogy felhívta, és mondja meg, hogy mennyi idő áll rendelkezésre. Utána ne hívjon újra, kivéve, ha sürgős.
Ha kétnél több ember beszél, állítsa be a tárcsázást előre. Rengeteg ingyenes szolgáltatás, például az UberConference, segít ebben.
Tartsa a hívást a lehető legkevesebb embernek, és győződjön meg arról, hogy mindenkinek ott van-e szüksége. Minél több ember van a vonalon, annál kevésbé figyel mindenki.
Győződjön meg arról, hogy csendes helyről, jó jelzéssel fogadja a hívást. A földvezetékek használata, amikor csak lehetséges, elkerüli a jelkibocsátást.
Ha zajos helyre kerül, azonnal értesítse az embereket, hogy néma lesz, hacsak nem beszélsz. Ez tiszteletteljes dolog.
Ha nem a rendszeresen használt telefonról hív, akkor ellenőrizze, hogy tudja-e működtetni. Ez különösen fontos ismeretlen irodai telefonrendszer használatakor.
Nem javaslom diák használatát valami megjelenítésére a hívás során, kivéve, ha demonstrációt készít, de ha van, ne küldje el őket e-mailben. Ehelyett használjon olyan képernyőmegosztó szolgáltatást, mint a GoToMeeting vagy a Screenleap, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az emberek nem lépnek át, nem lépnek előre, és nem hagyják figyelmen kívül.
Ha képernyőmegosztó szolgáltatást használ, győződjön meg arról, hogy a hívás megkezdése előtt működik-e, és hogy társainak telepítve van-e bármi, ami a hívás előtt szükséges lenne.
Ha első ízben találkozik emberekkel, vagy tényleg azt akarja, hogy az emberek figyeljenek, fontolja meg a videokonferencia lehetőségét.
Csakúgy, mint a találkozóknál, kezdje el időben. A stragglers várása csak ösztönzi őket.
Ha csatlakozik egy konferenciabeszélgetéshez, azonnal lépjen kapcsolatba velünk, így senki sem lep meg, hogy három percig hallgatta a véleményét, hogy egy-egy beszélgetésről beszélnek.
Ha valaki későn csatlakozik, ne vegye fel. Mindenki más idejét pazarolja. Bátorítsa ezt a személyt, hogy hívás után vegye fel valakivel, hogy megnézze, mi hiányzott.
A hívás első 120 másodpercében adja át az áttekintést arról, hogy ki vagy és miért hív, majd határozza meg napirendjét vagy célját. A hívásban részt vevő többi embernek azonnal tudnia kell, mit akar tőle.
Az egyes hívások első néhány percében nyugtázza, mennyi ideig kell mindenkinek beszélnie, hogy ennek megfelelően kezelje a beszélgetést.
Ha háromnél több ember van a vonalon, akkor a szervezőnek gyors névjegyzéket kell kezdeményeznie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki ott van, és röviden ismertesse őket, ha lehetséges.
Csak akkor járjon el az egyedi bevezetések körében, ha ez segít az üzleti vállalkozások munkájának megszerzésében, és ezt figyelembe veszi a napirenden. Ellenkező esetben sok időt fog pazarolni.
Hacsak a hívás nem arról szól, hogy megosztja a szakértelmét, akkor az idő több, mint 70% -án beszélhet. Ha sok ember játszik a vonalon, akkor ez a szám 25% -ra esik.
Tartsa rövid mondatokat, és rendszeresen tartson szünetet az ötletek között. Ez lehetővé teszi az emberek számára, hogy bejussanak vagy kérdéseket tegyenek fel.
Ha Ön a hívás szervezője, akkor a te feladata, hogy felhívja az embereket a részvételre, ha nem szólnak, és valaki más monopolizálja a beszélgetést.
Használja a némítás gombot stratégiailag. Ha a hívás 90% -át elnémítják, valószínűleg nem veszi figyelembe teljesen.
Ne legyél az a személy, aki ellenőrzi az e-maileket, és kérdeznie kell egy kérdés megismétlését. Ha úgy találja, hogy a legtöbb hívása során ellenőrzi az e-maileket, akkor vagy túl hosszúak, túl sok ember vesz részt, vagy nem kell velük lennie.
Öt perccel a hívás vége előtt figyelmeztessen mindenkit a csomagolásra, és kérdezze meg, van-e kérdése. Ne hagyja, hogy az átfutjon, ha csak lehetséges - ez tiszteletlen más emberek idejére.
A hívás folytatásakor kövesse nyomon a következő lépéseket, és emlékeztetőként küldje el őket e-mailben.
Mondd el nekünk! Mi a kedvenc telefonhívási szabályod? Bármi, amit hiányzott?
