A Gettysburg-cím 271 szó hosszú volt.
Tegnap e-mailt kaptunk egy, a kávé és tea kiválasztására vonatkozó vállalati politika változásáról, amely 350 volt.
Tudom, hogy a kávé fontos. De ha Lincoln 271 szóban képes volt ékesszólóan elmondani egy megosztott nemzet számára az emberiség és az egyenlőség fontosságát, akkor szerintem képesnek kell lennünk arra, hogy munkával kapcsolatos e-maileket küldjünk, amelyek kissé rövidebbek.
Sokszor attól félünk, hogy röviden elküldjük az e-maileket, mert nem akarjuk, hogy hangzásuk jelentkezzen, vagy azért, mert úgy gondoljuk, hogy sok információt vagy iránymutatást kell adnunk, hogy át tudjuk állni. És ez tisztességes. De azt hiszem, mindannyian egyetértenek abban, hogy a kevesebb e-mail egyszerűbbé teszi a munkánkat. És azzal kezdődik, hogy mindegyiket kicsit rövidebbé tesszük.
Itt található egy gyors és egyszerű útmutató az e-mailek rövid és kedves tárolására (anélkül, hogy egy bunkónak hangzott volna).
Vágjuk le a bolyhát
Sok e-mailt kapok, amelyek kezdettel kezdődnek. És bár biztos, hogy kellemes, az időpocsékolás is lehet, különösen akkor, ha nem igazán ismerek téged, vagy ha 16:00 óráig találkozunk.
Más szavakkal: nem kell minden e-mailt elkezdenie, hogy elmondja az embereknek, hogy azt remélték, hogy jó hétvégéjük van. Hacsak nem igazán keresse meg valakivel a felzárkózást, tegyük fel, hogy mindenki reméljük, hogy mindenkinek jó hétvége volt, várakozással tekintünk a közelgő hétvégére, és általában jól teljesítünk. És akkor kezdje el az üzletet.
Vágj ki extra szavakat
Mindannyian különféle okokból időről időre extra szavakat adunk írásunkhoz. Ez az átmeneteket simábbá teszi. Lágyítja a kemény nyelvet. Néha okosabbá tesz minket.
Az e-mailben azonban nem az a feladat, hogy a világ legtökéletesebb levélét készítse, hanem a gyors és könnyű kommunikáció. Valójában kihívom Önt, hogy távolítson el minden szót vagy kifejezést, amelyek nem feltétlenül szükségesek.
Vegye ki a következő mondatot egy nemrégiben kapott üzenetből:
Ebben a pillanatban azt gondolom, hogy sok értelme lenne, ha mindannyiunknak átcsoportosítanánk a kérdést, és néhány kulcsfontosságú kérdést feltennénk két hét alatt tartott ülésen a vita megvitatására, amelyek segítenek közelebb kerülni egy olyan megoldás megtalálásához, amely minden fél számára működik.
Mi a lényeg itt? Nehéz megmondani oly sok további szóval. Az olyan kifejezés, mint például „ezen a pillanatban”, nem ad hozzá semmit, ezért nem kell belefoglalni. Miért nem írná újra így?
"Tegyük fel, hogy a következő ülés előtt 2-3 vitaponttal álljunk fel a kérdéssel kapcsolatban."
A szálat mindenki tudja, miről beszél, egyértelmű pont van a mondatban, és csak kb. 70% -kal csökkentette a szavak számát.
Legyen tömör, nem zavaró
Volt egy főnök, aki rövid, rejtélyes e-maileket küldött nekem, amelyeknek nincs értelme. 8 órakor kapok e-mailt, amelyben csak a következőket fogom mondani:
„Ma kezdené a Facebookot elsőként. -MJ”
Mit értett a fogantyúval? Mi a helyzet a Facebook kezeléssel? Az e-mailben több kérdést tettem fel, amelyekre válaszolniuk kellett. Noha az eredeti e-mail rövid volt, több e-mailt cserélünk és több időt pazarolunk, mintha először csak valamivel több információt adott volna hozzá. Ha még néhány szót hozzátett volna, mondjuk: „A Facebook felhasználói válaszaival elsősorban ma foglalkozzunk, mert sok panasz érkezett egyik napról a másikra”, elkerülhetjük volna a felesleges oda-vissza feladást.
Az, hogy ügyes vagy szavakkal, és rövid a végrehajtásában, nem csak azt jelenti, hogy rövid. Győződjön meg arról, hogy továbbra is érti az üzenetet.
Összefoglalva
Mielőtt elküldne egy e-mailt, szánjon további 30 másodpercet, és olvassa el újra. Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Van egy világos, könnyen érthető pont erre az e-mailre?
- Van valami, amit ki tudok venni, ami nem ad hozzá a lényeghez?
- Lehet egyszerűsíteni valamit?
Minél jobban kiképezi magát az írás áttekintésére, annál inkább látni fogja, hogy vannak fejlesztési területek. És ami még fontosabb, annál inkább elkezdi ezeket a változtatásokat automatikusan elvégezni a jövőbeli e-mailekben.
Végső tipp: Helyezze el e-mailjeit egy szószámlálóba, hogy megnézze, hány szó van átlagosan egy e-mailben - ez sokkoló lehet. Kövesse nyomon a haladást, és nézze meg, milyen alacsony szintre tudsz menni.
