Az e-mailek világában a legcsekélyebb változás is rendkívül fantasztikusvá változtathatja az Ön üzenetét. Írásának csak egy ragasztással való eltérése jelentheti a különbséget egy fontos kapcsolat között, amely megnyomja a kuka ikont, vagy pedig a “Válasz” gombra kattint.
Mint valaki, aki egy teljesen virtuális szervezetet működtet, több mint 120 alkalmazottal, nem csupán a félelmetes e-mailek - és teljesen aluljárók - tisztességes részét láttam, és észrevettem, hogy sokszor az üzenet professzionalizmusa (vagy hiánya ennek alapján) dönti el, hogy segítsek-e a feladónak vagy sem.
Tehát ezek a apró változtatások miért teszik az e-maileket professzionálisabbá (és ennélfogva sokkal valószínűbbé, hogy megkapják azt, amit akar)? Itt kilenc kulcsfontosságú dolgot kell szem előtt tartani.
1. rendelkezzen célzott tárgysorral
Nem számít, ki e-mailt küld, soha ne hagyja üresen vagy homályosan a tárgysorozatot (én rád nézek, „kérdés” vagy „fontos üzenet”). A trükk az, hogy a lehető legmeghatározóbb legyen, de a vonal négy-kilenc szó körül is tartandó. Kevesebb több, de elengedhetetlen valami előbbinél - ez arra készteti az olvasót, hogy rákattint az Ön e-mailjére, és segít később megtalálni a beérkező levelek mappájában.
A tárgysor is remek hely lehet annak tisztázására, hogy mi a következő lépés. Próbáljon meg hozzáadni (Keddenként keddenként), ha van határidő, (Nem sürgős), ha nincs időérzékeny, vagy (Nincs válaszra szükség), ha FYI e-mail, amelyre nincs szüksége válaszra.
2. Írja vissza e-mail címét
Valószínűleg tudja, hogy minden e-mailnek fel kell hívnia a cselekvést. Függetlenül attól, hogy egy meghatározott időre visszaigazolást küld Önnek, vagy megbeszélést szervez -, megkönnyíti az olvasó számára, hogy megtudja, mit kell tennie a következő lépésben.
De sokan ezt az üzenet utolsó mondatába ragasztják. Ehelyett, hogy könnyebben megrajzolhassa e-mailjeit, tegye az első mondatba a konkrét kérést, majd az alábbiakban adjon hozzá minden szükséges információt a biztonsági másolat készítéséhez.
3. Adjon összefüggést
A cselekvésre ösztönzése során feltétlenül tartalmazzon valamilyen mondatot, amely meghatározza az e-mail környezetét („Ez a jelentés, amelyet a legutóbbi találkozón tárgyaltunk” vagy „Ez a múlt hétfőn megrendezett eseményünk”).
4. Használjon térközöket
Ez határozottan úgy tűnik, mintha nem gondolkodnánk, de valójában nem ritka, ha e-maileket kapunk, különféle szünetekkel vagy új gondolatokkal. Semmi sem zavaróbb, mint egy olyan e-mail fogadása, amely olyan szövegfalaknak tűnik, ahol az író még csak nem is zavarta a mondatok apróbb, kezelhetőbb bekezdésekké bontását. Könnyítse meg az olvasót: Adjon meg e-mailnek elejét, (rövid) középső részét és végét.
5. Ragadjon meg egyetlen betűtípust
A neon Comic Sans e-mailben történő használata nem tesz emlékezetessé, csak furcsa lesz. Más szavakkal, mindig tartsa meg az alapértelmezett e-mail betűtípust és színt. Ezenkívül ne használjon több betűtípust az e-mailben. Ez gyakran véletlenül történik, amikor az emberek más webhelyről másolnak és illesztenek információkat, mivel az e-mail kliensek, például a Gmail, nem szüntetik meg a formázást. Ennek elkerülése érdekében nyomja meg a „shift + parancs + v” -t, ahelyett, hogy csak a „parancs + v” -t váltja ki, mivel a szöveg megegyezik az e-mail formátumával.
6. Félkövér vagy aláhúzott - de csak akkor, ha valóban szüksége van rá
Ha e-mailje egynél több nagyon fontos kérdést vagy kérdést tartalmaz, használjon félkövér vagy aláhúzott szöveget, hogy kiemelje üzenetének ezen részeit. Vigyázzon, ha a betűtípus-formázással a fedélzeten túllépünk - elvégre nem akarja az összes dőlt, félkövér és aláhúzott e-mailt.
7. Mindent lekérdezni
Mindenki tudja ellenőrizni az e-mailek helyesírási és nyelvtani hibáit, de ellenőrizte-e a dátumok, az események címe, a határidők és a nevek helyesírását? Az én esetemben mindig kissé bosszantom, amikor az emberek ezt az extra „l” -t a „Lily” betűbe helyezik, hogy „Lilly” legyen.
8. Tartsa aláírását egyszerűen
Jó, ha van egy aláírása, amely nem csupán a neved, de az e-mail felének nem szabad elfoglalnia. Hagyja ki az esetleges hosszú idézeteket, bekezdéseket az élettörténetről, folytassa a részletekkel, és megkapja az ötletet. Csak a neve, a jelenlegi pozíció és a kapcsolatfelvétel egy vagy két módja (például egy e-mail cím és a Twitter kezelése hiperhivatkozásokkal) rengeteg.
Egy másik megjegyzés: láttam, hogy egy meglepően sok szakember vallásos idézeteket helyez el az e-mail aláírásaik végére, és erre határozottan gondolni kell. Ne felejtse el, hogy valószínűleg nem ismeri az e-mailen küldött emberek többségének hitrendszereit, és nem akarja, hogy valaki elbocsátásra kerüljön, mert valami teljesen az ön kezében van.
9. Használja a BCC-t, ha szükséges
Ahelyett, hogy valakit, aki már nem vesz részt a beszélgetésben, egy szálon tartsa, vigye az embert a BCC-hez (és ügyeljen arra, hogy tudassa vele, amikor megteszi!). Az e-mail elején egy egyszerű „Mozgás a BCC-hez” elegendőnek kell lennie annak biztosításához, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen.
Nagyszerű e-mailek küldése a kis árnyalatok elsajátításáról szól, amelyeket az olvasó nem észrevesz, de tudatalattilag értékelni fog. Felfegyverkezve ezzel a listával, egy lépéssel közelebb állsz ahhoz, hogy a beérkezett üzenetek mestere legyen.
