Amikor Adrean Turner új könyvelői pozícióba kezdett, az elődjétől neki ruházott feladatok egy havi jelentés volt, amelynek összeállítása majdnem két hétbe telt. Az első néhány hónapban minden hónapban órákat töltött rajta, még akkor is, amikor egyéb feladatok halmozódtak az asztalán.
Aztán észrevette valamit. Senki - még a főnöke sem - sem adott visszajelzést a jelentésről. Kiderült, hogy nem nézték meg, nem is beszélve az általa szolgáltatott adatok mélyüléséről. Őszintén szólva: jobb dolgai voltak, mint amennyi időt tölteni és oly sok erőfeszítést tettek valamibe, amiben senki sem kapott semmit.
„Kerestem a hatékonyabb és eredményesebb módszereket” - mondja Turner, a Muse karrier edzője és a FIT for Success szerzője. Az egyik ilyen módszer az, hogy az ütemtervében teret hagyjon azokra a dolgokra, amelyek jobban hatottak.
Mindannyian haszonnal járhat, ha kicsit közelebbről megvizsgáljuk a feladatlistáinkban szereplő dolgokat és a napjaink óráit. A tavaszi takarítás, vagy az évszakos takarítás szellemében hét tipp található, amelyek segítenek abban, hogy kezelje az ütemezését.
1. Vedd össze és kövesse nyomon az idejét
Nem igazán tudja megtisztítani az ütemtervét, ha nem tudja, mi van benne - és ez magában foglalja az összes, a szó szerinti és a hivatalos naptárban szereplő dolgot, és az összes, ami nincs. „Mindig azt mondom, hogy ha jobban szeretne időt tölteni, akkor ki kell tudnia, hogyan töltötte idejét” - mondja Laura Vanderkam, az Off the Clock szerzője : Úgy érzi, kevésbé elfoglalt, miközben többet készít . "Az embereknek nagyon sok történetük van, amit elmondnak maguknak az idejükről" - tette hozzá, de ezek a történetek nem mindig pontosak.
Ezért azt javasolja, hogy nyomon kövesse óráit egy héten vagy akár néhány napon keresztül egy alkalmazás, egy táblázat vagy egy darab papír használatával. Miután objektíven megvizsgálta, hol megy az ideje, elkezdheti a válogatást és eldöntheti, hogy menjen tovább.
Vanderkam azt mondja, hogy csatornázhatja a Marie Kondo-t - Ez a jóga órák szerdánként örömöt keltenek? Mi a helyzet azzal a műsorral, amelyet megsértettél? - de csak egy ponthoz. Nevetséges dolog azt gondolni, hogy minden örömmel szikrázik. Lehet, hogy szereti a munkáját, de az ingázás nem fog örömet kelteni. Szereted gyermekeidet, de a pelenka cseréje nem fog örömet kelteni ”- mondja. Az ötlet az, hogy megkérdezzük: „Mi okozza a legnagyobb fájdalmat? És mi az, amit ténylegesen meg tudok csinálni? ”
Turner hasonló gyakorlatot végez azokkal az ügyfelekkel, akik karrierváltást akarnak elérni, vagy ezt elérni, de úgy érzik, hogy annyira elfoglaltak, hogy nincs idejük szentelni céljaiknak. Felszólítja őket, hogy két hét alatt fél órával tartsák az időnaplót. Gyakran rájönnek, hogy az az idő, amelyet a közösségi médián átgördülve vagy a Slackon lévő kedvenc TV-műsorukról beszélgetve töltöttek, néhány órát számíthat azzal, hogy valami sokkal termelékenyebb munkát töltöttünk el, vagy akár csak valamit, amit valóban élveznek.
2. Ismétlődő találkozók és feladatok tisztítása
Miután megtudta, mi van a naptárban, felteheti és meg kell kérdeznie, miért - mondja Heather Yurovsky, a Muse karrier edzője és a Shatter & Shine alapítója. - Mi a cél itt minden dolognak? Vagyunk ennek megvalósításában, vagy meg kell változtatni valamit? ”- magyarázza. "A kulcs nem fél attól, hogy megkérdezi, mi van a naptárában."
Kezdje az ismétlődő ülésekkel, amelyek nagyon könnyen felépíthetők és átvehetik a naptárodat, mivel - amint azt Vanderkam rámutat - „mindegyiknek nem kell igazolnia önmagát”.
Ha Ön egy ismétlődő találkozó kezdeményezője, Yurovsky arra ösztönzi Önt, hogy állítson havonta egyszer szünetet és kérdezze: “Ennek még van értelme? Befejezzük azt, amit kitűztünk? Az emberek elkötelezettek és járulnak hozzá? (Az a jele, hogy az ülésnek nem kell megtörténnie, hogy senki más nem beszél.) ”Ha ezekre a kérdésekre nem válaszolnak, fontolja meg az ülés lemondását, rövidebbé vagy ritkábbá tételét, vagy a releváns információk e-mailben történő továbbítását. .
Még ha nem is te vagy a felelős, akkor is cselekedhetsz, ahogy Turner ezt a havi jelentést tette. És ha úgy dönt, hogy megoldásokat javasol, nem pedig csupán kérdéseket tesz fel, vagy pedig problémákat vet fel - mondja Turner, ez „úgy néz ki, hogy úgy néz ki, mintha befektettek volna a munkájába.” Ha valaki másnak találkozik, kérjen napirendet, és ha van bármi, amit el kell olvasnod, vagy fel kell készülniük a megvitatásra. Csak emlékeztetheti a szervezőt, hogy kérdezze meg azokat a találkozókat, amelyek mindig is ott voltak.
3. Rendezze a dolgokat fontosság és sürgősség szerint
Ha nyomon követi az idejét, de nehezen teheti körbe a fejét, hogy mi maradjon és mi kell mennie, Turner javasolja az időkezelési mátrix használatát, amelyet Stephen Covey klasszikus üzleti könyvében mutatnak be. . Az ötlet az, hogy a tevékenységeket fontosság és sürgősség szerint rendezzük, és négy kvadráns egyikébe soroljuk:
- I. negyedév: Fontos, hogy a sürgős olyan dolgok legyenek, mint a válságok, az utolsó pillanatban tartott találkozók a fontos határidőkre
- II. Negyedév: Fontos, nem sürgős magában foglalja például a stratégiai tervezést és a hosszú távú célok kitűzését
- III. Negyedév: Nem fontos, a sürgős olyan e-maileket, telefonhívásokat, értekezleteket és eseményeket foglal magában , amelyekben szerepel
- IV. Negyedév: Nem fontos, nem sürgős magában foglalja az olyanokat, mint agyatlanul görgetés a közösségi médián keresztül, a túlzott tévénézés, amelyben nem igazán érdekel
"Akkor tényleg meg kell határoznia, hogy mit kell több tennie, és kevesebbet kell tennie annak érdekében, hogy a lehető legtermékenyebb legyen" - mondja. Meglepő lehet például, hogy napi tevékenységeinek többsége a III. És a IV. Negyedben esik, tehát a cél az lehet, hogy csökkentse azokat, hogy teret hagyjanak az I. és II.
4. Minimalizálja vagy kiszervezze
Bizonyos esetekben nem (szépen) mondhatja el, hogy egy adott eseményt hozzáad a naptárhoz vagy a feladathoz a listához. Más dolgoknak csak meg kell történnie. De ez nem jelenti azt, hogy nem tudja, hogy azok kevesebb időt vegyenek igénybe, vagy azt , hogy meg kell tennie őket.
Van-e munkahelyi feladat, amelyet delegálhat vagy kiszervezhet? Mint menedzser, azonnal megvalósítható egy feladat átadása az egyik közvetlen jelentésének. De még ha nem is vagy felügyeleti helyzetben, gondoljon azon apróbb lehetőségekre, amelyekkel megteheted ugyanezt. Időt tölt az adatbázis vagy rendszer manuális frissítésével? Lehetséges partner lenni egy mérnökkel egy automatizáltabb folyamat megtalálása érdekében? Vagy elcserélheti ezt az unalmas irodai házimunkát, hogy senki sem elakad, ha ezt minden alkalommal elvégzi?
Ha nem tudja bizonyos feladatokat átengedni másoknak nagykereskedelemben, próbálja meg minimalizálni az ehhez szükséges időt és energiát. Visszatérve Turner példájához, a főnökével együttműködve újította fel a jelentési folyamatot, így gyors havi pillanatfelvételeket küldött, és csak negyedévente készített egy mélyebb jelentést. Ez időt vett igénybe a nő számára, miközben a főnökéhez és kollégáihoz megismerte a szükséges betekintést. Bármi legyen is, az érzi, hogy belekapaszkodik az ütemtervbe, nézd meg, hogyan lehet kevesebbet csinálni.
5. Hozzon létre blokkokat
Könnyű elnézni és visszatérni, hogy naptárát különféle találkozók és kötelezettségek tárolják. Akár Ön, akár kollégák dobnak minden egyes darabot oda, az önnek csak a lecsökkent idő és a remény rejlik a tányéron levő legnagyobb feladatok elvégzésében. Az ütemterv megtisztításának részét képezi olyan stratégiák megtalálása, amelyek megakadályozzák, hogy újra összepiszkálódjon - ugyanúgy, mintha fizikai teret rendezne.
Chelsea Williams, a Muse karrier edzője és tehetség-tanácsadója azt javasolja, hogy blokkolja az időt a naptárában, ha nem lesz képes válaszolni e-mailekre vagy telefonhívásokra, vagy részt venni az üléseken. Használhatja magasabb szintű stratégiai vagy fókuszált projektidőre (gondoljon a II. Kvadráns tevékenységekre). Mivel ez már le van foglalva és látható a naptárában, megakadályozza, hogy más dolgok felhalmozódjanak, és rávegyék a szükséges időt. "Te teremt egy teret" - mondja. És ha ezeket a blokkokat ismétlődik, tette hozzá, akkor ezek a heti ritmus természetes részévé válnak.
„Hatalmas rajongó vagyok az időgátlásnak” - mondja Yurovsky, aki azt is javasolja, hogy e stratégiával előre jelezzék és kezeljék az egyéb igényeket. Ha például úgy találja, hogy aggodalommal és szorongással hagyja el az irodát, azt javasolja, hogy zárja le a nap utolsó 30 vagy 45 percét. Elkerülheti, hogy egy ülés után kifutjon az ajtón, és esélyt ad magának, hogy zökkenőmentesebben végezzen lefolyást. "Bárhol is blokkolja az időt, frissülni kezd."
6. Ne felejtse el az állásidőt
Az időgazdálkodás nem csak annyit jelent, hogy az emberi tevékenységekbe annyi munkát szorítson be az ütemtervébe, vagy teljesen törölje azt, így teljesen semmit sem tehet. Arról is szól, hogy helyet kell adni a nem munkához tartozó dolgoknak, amelyeket szeretsz, és azokat, amelyek lehetővé teszik az újratöltést.
"Szeretne tudatosan választani a leállást" - mondja Vanderkam. „Gondolj bele, mi az, ami valóban megújítja?” Lehet, hogy a természet, a testmozgás, a barátok, a művészet, a sütés vagy bármi más, amit élvezel, megtölti metaforikus elemeit. Vanderkam számára az olvasás az egyik ilyen dolog. "Sokkal jobban sikerült megbizonyosodnom arról, hogy jó könyveim vannak az olvasáshoz" - mondja, mert "ha van egy jó könyvem, ezt olvasom, mint alapértelmezett állásidet.", (mint sokan) a tudatlan szociális média tekercs áldozatává válik.
Nem az, hogy szükségszerűen kell leállítania a leállást a naptárába (vagy, erm, kattintson rá, és írja be) - bár ha ez az, amit jobban szeretsz, menj oda! Ne feledje, hogy ennek az egyenlet szándékos részének kell lennie. "Hajlamosak vagyunk kitölteni a nyitott teret, mert összehasonlítjuk azt a dolgot, amelyet megkérünk, vagy arra gondolunk, hogy semmit sem teszünk" - mondja Vanderkam. - Ez nem a megfelelő összehasonlítás. Össze lehet hasonlítva az összes többi dologgal, amit csinálhat. ”
7. Tegyen úgy, mintha jelen lesz
Ha három hét elteltével csütörtökről beszél, könnyű azt gondolni: „Ó, biztos vagyok abban, hogy jól hangzik!”, És felugrik a naptárába anélkül, hogy figyelembe veszi, hogy ugyanaz érzi majd magát három hét szerdán. mínusz egy nap múlva.
De „amikor a jövőben valamire gondol, kérdezd meg magadtól, hogy holnap megtennéd” - mondja Vanderkam. „Tudod, mennyi energiád van most, és feltételezi, hogy holnap hasonló lesz. Ez lehetővé teszi, hogy kicsit megfontoltabban legyél. ”Röviden: ha nem lenne szívesen megtenni ma vagy holnap, akkor valószínűleg nem fog izgatni, hogy ezt három hónappal később megteszi, tehát ennek megfelelően hozza meg döntéseit. Mert „végül a jövő holnap lesz”.
Ennek ellenére Vanderkam figyelmeztet arra, hogy nem szokott megszokni a régóta tartott terveket az utolsó pillanatban. "Ha elkötelezte magát valami cselekedet mellett, és ha olyan emberekkel tartózkodik, amelyeket értékel, akkor ezt valószínűleg tanulási élményként kezelje" - mondja. "Emlékeztesse magára, hogy ez nem jó érzés, és hogyan lehet ezt elkerülni a jövőben?"
Más szavakkal: az ütemterv tisztítása nem mindig a már létező dolgok eltávolításáról szól - valószínűleg a szakmai vagy személyes kapcsolatok károsodásának kockázatával. Arról szól, hogy megkapja a kezedben az ügyet, és folyamatosan rendezi.
Gondoljon az ütemezett takarításra hosszú távú célként. „Arra ösztönzem az embereket, hogy merészkedjenek” - mondja Vanderkam. Ha kicsit bátor és sokkal szándékos, kevesebbet fogsz csinálni azon, ami nem tetszik, és inkább abban, amit csinálsz.
