Utolsó munkám során az egyik vezető csapattag híres volt e-mailek küldéséről a napi vagy éjszakai órákban. Nem volt szokatlan, hogy délután 11 órakor lefeküdtem, és egy üres postafiókkal ébredtem, kivéve egy, rendkívül rövid és egy pontba tartozó e-mailt. Annak ellenére, hogy soha nem szólt hozzám név szerint, és valójában ritkán tartalmazott bármilyen köszöntést a kérdése elõtt, valahogy soha nem sikerült durvanak vagy igényesnek hangzania.
A „köszönöm!” Mellett, bármit is válaszolva, mindig nevét x-lel írta alá. Most egy x, amint azt a szerelmi levélből kétségtelenül tudja, hogy az „xoxo” záródik, általában egy csókot jelent; a munkahelyi forgatókönyvben azonban ez egyszerűen egy barátságos gesztus, sokkal kevésbé formális, mint a „Legjobb” vagy a „Üdvözlet” lezárása.
Biztos lehet abban, hogy ez a jelenleg népszerű aláírás nem az egyetlen módja annak, hogy megmentse a rövid üzeneteket a durva hangzástól; Valójában legalább öt egyszerű mód van az e-mailek udvarias megőrzésére, függetlenül attól, hogy hány vagy kevés szót írsz. Nem akarja majd alkalmazni ezen öt ötletet minden alkalommal, és az általuk alkalmazott nagyban függ a közönségétől, valamint a közönséghez fűződő kapcsolatától és kényelmi szintjétől, ám ezek jó iránymutatások. Remélhetőleg sok energiát takarít meg Önnek, így sokkal fontosabb dolgokra összpontosíthat.
1. Használjon felkiáltójeleket
De nem túl sok. Nagyon kikapcsoltam, amikor minden egyes sor felkiáltójellel végződik. Nincsenek ugyanolyan erős érzéseitek mindaznál, amit mond. Még csak ne kezdje el, hogy kettőt vagy háromot belefoglaljak egy mondat vagy ötlet lezárására (ezeket megtakarítom a barátaimmal való szöveges üzenetküldéshez, és te is ezt kell tenned). Okosan válassza ki a nagy mennyiségű közbeszólásokat, és kérlek, gyakoroljon korlátozást.
Próbáld ezt:
A külső memóriámból küldtem.
Mielőtt bármit elküldene, mérlegelje meg, hogy kivel kommunikál, és gondoljon arra, hogyan lehet rövidre tartani, attól függően, hogy hol tart a beszélgetésben. Ne feledje: Ha oda-vissza megy, akkor általában elhagyhatja az üdvözletet és az aláírást.
Az egyik említésre méltó dolog az is, hogy fontos odafigyelni arra, amit válaszol. A rövid válaszok durva lehet, ha egyszerűen a „Jól hangzik!” Kérdésre válaszol. Ha kérdésre vagy valamilyen visszacsatolásra érdemes választ adni, akkor a fogadó számára ezt a két szót nehéz felismerni, akár felkiáltójellel, akár anélkül.
Alsó sor: Ismerje meg közönségét, és mindenképpen küldjön részletes bekezdéseket, ha a helyzet ezt megköveteli, de összpontosítson a sok olyan esetre, ahol a rövid is kedves lehet.
