Megszállott vagyok azzal, hogy a lehető legtermékenyebbek vagyok az emberiség számára, függetlenül attól, hogy jobb határidőket állít be, vagy megtalálom-e a leghatékonyabb módot napjaim ütemezésére.
De a postafiókom még mindig óriási idő volt. És a kicker: sokszor ugyanazokat az e-maileket küldtem újra és újra.
Ekkor kezdtem el alkalmazni a válaszokat. Ha nem ismeri őket, mentheti a készített választ, majd ahelyett, hogy folyamatosan újraírja, kattintson rá, és beillesztheti e-mailbe, ezzel időt és energiát takaríthat meg.
Még nem adták el? Öt általános, időtakarékos sablont írtam az induláshoz, amelyek meggyőzik Önt, hogy ennek értelme van. (De először be kell állítania. Ha Gmail felhasználó vagy, itt talál utasításokat. És ha Outlook felhasználó, akkor „Gyors alkatrészek” elnevezésű, és láthatja őket itt.)
1. A válaszadás elhalasztása
Időnként gyors választ küldhet. Más esetekben azonban a válaszadásra extra gondolkodás vagy lábmunka szükséges. Mivel időközben nem akarja figyelmen kívül hagyni a személyt, küldje el ezt, hogy tudatja velük, hogy válaszol, amikor csak tud. Ez így néz ki:
2. A helyzet megszüntetése
Tudod, hogy az egyik legrosszabb dolog, amit megtehetsz, ha a feszültségek nagyok, az, hogy elmondja valakinek, hogy érzi magát e-mailben. Ahelyett, hogy kockáztatná, ha erõs érzelmek vannak, használjon egy elõre létrehozott sablont, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munkahelynek megfelelõ hangot használja-e. Ez így néz ki:
3. Az utasítások megosztása
Folyamatosan azt mondja az embereknek, hogyan kell navigálni az Ön webhelyén vagy használni az adatbázisát? Ahelyett, hogy újra és újra beírná az utasításokat, írja be egyszer, és nem kell aggódnia, hogy hiányzik a lépés, amikor stresszbe kerül vagy túl elfoglalt (vagy egész héten át megismétli a munkát). Ez így néz ki:
4. Az alacsony prioritással bíró munka lökése
Túl sok volt a tányéron? Tartsa e-mailjét tömör és őszinte, miközben alternatívákat kínál. Próbáld ezt:
5. Melléklet küldése
A „Kérjük, csatolja a csatolmányt…” az egyik leggyakoribb e-mail válasznak kell lennie, ezért ez tökéletes jelölt lehet a konzervált válasz sablonjára. (Csak győződjön meg róla, hogy ténylegesen csatolja-e a fájlt, mielőtt rákattint a „Küldés!” Gombra.) Próbáld ezt:
Az e-mail válaszok mentése segít a beérkező levelek és az idő kezelésére. Így írhatja őket, amikor fejfájásban érzi magát és világosan gondolkodik, és kényelmesen alkalmazhatja arra a stresszes, időigényes napra.
Végül, ne felejtse el, hogy csak azért, mert megmentettek, még nem jelenti azt, hogy kőbe vannak állítva. Nyugodtan változtassa meg őket, ha szükséges, így azok valóban segítenek majd az Ön számára a továbblépésben.
